CIRCULAR 7 DE 2022
(febrero 25)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| De: | Secretario General |
| Para: | Servidores Públicos a nivel nacional |
| Asunto: | Dias de vacancia de semana santa 2022. |
De acuerdo a lo establecido en el literal a) del artículo 107 del Decreto 1660 de 1978, se han establecido como días de vacancia los días hábiles de Semana Santa para el Ministerio Público, es decir para el caso del año 2022, corresponde a los días lunes 11, martes 12 y miércoles 13 de abril.
En atención a lo anterior, en aras de garantizar la continuidad en la prestación del servicio y cumplimiento de términos en los diferentes procesos establecidos, se ha determinado que para los días hábiles de vacancia de Semana Santa 2022, se dispondrá de un grupo de servidores públicos por cada dependencia (según la necesidad del servicio evidenciada por el superior jerárquico), con el fin de cubrir las necesidades de la operación durante los días de vacancia, considerando los siguientes criterios:
1. Cada Jefe de dependencia determinará si al interior de la misma existe una necesidad de servicio que no deba suspenderse durante los días de vacancia de Semana Santa. En caso afirmativo, determinará luego de una valoración minuciosa de dicha necesidad, el número de servidores que requiere para su funcionamiento durante este periodo de vacancia, sin que en ningún momento se supere los cuatro (4) funcionarios.
De considerar que no existe necesidad del servicio, es claro que no procede el desarrollo de actividades misionales, ni administrativas durante estos días.
2. Basados en la valoración de cada jefe de dependencia, se determinarán turnos de trabajo únicamente para las áreas que realmente requieran contar con la asistencia de servidores públicos para la atención de necesidades del servicio. Lo anterior con el fin de generar únicamente los compensatorios que se ameriten.
3. Contar con un cronograma de trabajo claro, previamente establecido por el jefe inmediato.
4. El jefe inmediato deberá considerar con la antelación requerida, la necesidad o no de realizar una preparación o inducción adicional, de los servidores que queden designados para el turno de trabajo, de los temas y requerimientos que se puedan llegar a presentar para atención durante los días de vacancia mencionados.
5. Cada Jefe de dependencia deberá reportar a la Subdirección de Gestión del Talento Humano, con copia a la Subdirección Administrativa, a más tardar el 31 de marzo de 2022, la necesidad, o no, de establecer turnos de trabajo para los días de vacancia mencionados, y adjuntar la planilla correspondiente con la relación de los servidores públicos asignados para trabajar durante los días de vacancia.
6. Es de gran relevancia tener al día las bandejas de ORFEO, y visión WEB, así como los requerimientos presentados en los diferentes sistemas, a fin de evitar posibles incumplimientos en la atención oportuna de requerimientos, recordando que es deber de todo jefe de dependencia el seguimiento oportuno al cumplimiento de los términos de respuesta de las PQRSDF.
7. La Secretaria General a través del Grupo del Transparencia y Servicio al Ciudadano, generará un reporte con corte al del 31 de marzo de 2022, con el fin de identificar aquellas dependencias que tengan 10 o más radicados con términos vencidos. Dicho reporte permitirá identificar aquellas Dependencias que deberán designar un equipo de trabajo destinado para adelantar el plan de contingencia correspondiente, que permita, no solo resolver de fondo y, en términos de calidad y congruencia, aquellas peticiones que ya se encuentran vencidas, sino que adelantaran el plan de intervención correspondiente que impida la generación de nuevos vencimientos durante el periodo, mitigando así el impacto que pueda tener el incremento de radicados durante la vacancia de Semana Santa.
8. La Subdirección Administrativa se encargará de gestionar los permisos de ingreso a las sedes de los servidores públicos que hayan sido debidamente reportados por el Jefe de la Dependencia, de acuerdo con lo establecido en el ítem anterior.
9. Las dependencias que deban establecer turnos de operación para garantizar la prestación del servicio, deben considerar en primera instancia a aquellos servidores públicos que se ofrezcan voluntariamente a realizarlos.
10. Aquellos funcionarios que se encuentren disponibles para laborar durante los días de vacancia, tienen la responsabilidad de dar cumplimiento a la Circular No. 50 del 2021, “PAUTAS PARA LA ATENCIÓN OPORTUNA DE LAS LINEAS Y EXTENSIONES TELEFONICAS”, en el evento de ingresar alguna llamada a las extensiones asignadas a la dependencia, garantizando una orientación básica al ciudadano.
11. Durante los días hábiles de la semana santa se prestará el servicio de radicación de correspondencia presencial en el horario habitual en todas las sedes a nivel nacional, incluidos los canales tradicionales, por lo que se deberá efectuar la radicación habitual en ventanilla, al igual que el recibo de la paquetería allegada a las mismas a través del proveedor 472. La distribución de los radicados recibidos por la página web de igual manera se realizará diariamente.
12. Los servidores públicos que laboren los días de vacancia de Semana Santa, según la relación remitida oportunamente por el Jefe de la dependencia, les será reconocidos los respectivos compensatorios, de conformidad con el procedimiento establecido en la Resolución No. 550 de 2014, modificada por la Resolución No. 1328 de 2015.
Los reportes de turnos que se notifiquen a la Subdirección de Gestión del Talento Humano, con posterioridad a la fecha establecida (31 de marzo), no serán tenidos en cuenta, ya que deben adelantarse todas las gestiones correspondientes para la programación del esquema de trabajo para los días hábiles de Semana Santa, por tanto, no serán validados para una eventual solicitud de compensatorio.
Cordialmente,
ALTUS ALEJANDRO BAQUERO RUEDA
Secretario General
