CIRCULAR 26 2004
(noviembre 5)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| Para: | TODOS LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE LA DEFENSORIA DEL PUEBLO |
| De: | Secretarío General |
| Asunto: | ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION |
| FECHA: | 05 NOV 2004 |
Con el fin de velar por la conservación, integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y de conformidad con la Ley 594 de 2000, la Resolución número 514 del 2003 “Por la cual se adopta el módulo de formación en aplicación de la Tabla de Retención Documental y en el manejo de archivos de gestión y se establecen otras disposiciones” y la Resolución 1602 del 7 de julio de 1995 "Manual de funciones y requisitos mínimos por cargo de la planta de personal de la Defensoría del Pueblo”, me permito reiterar lo siguiente:
1. Para la Organización del archivo de gestión es obligatorio la aplicación de la Tabla de Retención Documental y los procedimientos de archivo, los cuales han sido socializados desde su adopción en el año 2000, mediante Resolución No. 364.
2. Teniendo en cuenta que la función archivística son las actividades relacionadas con la totalidad del que hacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente, esta labor deberá ser realizada por los Ayudantes de Oficina, Auxiliares Administrativos y Secretarios en cumplimiento de sus funciones; en consecuencia, está rotundamente prohibido descargar estas actividades y la responsabilidad en los estudiantes que hacen sus prácticas en la entidad.
3. Sea esta la oportunidad para recordar que es responsabilidad de todos los servidores públicos y jefes de dependencias la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones y I que los jefes de las dependencias deberán establecer los controles para velar y verificar el adecuado manejo y administración de sus archivos.
4. El no cumplimiento de lo anterior será tenido como falta contra el patrimonio documental, so pena de incurrir en las sanciones establecidas por la ley.
Cordialmente,
DARIO MEJIA VILLEGAS
Secretario General
