MEMORANDO 10162 DE 2018
(mayo 11)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Bogotá D.C,
| Para: | Servidores(as) Públicos(as) convocados(as) a función Defensorial en jornada electoral. Nivel Central y Regional Bogotá |
| De: | Gustavo Eduardo González Carreño, Defensor del Pueblo Regional Bogotá. |
| Referencia: | Jornada laboral en proceso electoral presidencial (1ra y 2da vuelta). |
Respetados(as) Servidores(as) Públicos(as), reciban un cordial saludo:
Atendiendo la directriz proferida por el señor Defensor del Pueblo mediante Memorando 10-22 de 11 de mayo de 2018 y en cumplimiento de las competencias legales y constitucionales de la Defensoría del Pueblo, específicamente las señaladas en los artículos 118 y 282 de la Constitución Política, relacionados con el ejercicio de funciones de Órgano de Control del Ministerio Público; así mismo, de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 2821 de 2013 “Por el cual se crea y reglamenta la Comisión para la Coordinación y Seguimiento de los Procesos Electorales”, me permito informarles que la Defensoría del Pueblo participará dentro del proceso electoral que se realizará el 27 de mayo del 2018, para las votaciones a la Presidencia de la República y el 17 de junio de 2018, en caso de presentarse segunda vuelta.
De esta manera, a continuación se informa sobre el protocolo y las acciones establecidas para garantizar una efectiva intervención defensorial durante el proceso electoral referido en cada una de sus fases, a saber: (i) Fase previa a la jornada electoral; (ii) Fase de ejecución de la jornada electoral; y (iii) Fase posterior a la jornada.
(i) FASE PREVIA A LA JORNADA ELECTORAL.
Esta fase comprende la planeación, diseño, formulación de estrategias y acciones para garantizar el despliegue y cobertura de los servidores(as) públicos(as) en las localidades de Bogotá que cubrirá la Defensoría del Pueblo. En este sentido, se contempla un cronograma con 5 etapas que se publica a continuación.
CRONOGRAMA FASE PREVIA AL PROCESO ELECTORAL DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| No | ETAPA | LUGAR DE DESARROLLO | FECHA | RESPONSABLE | ESTADO |
1 | ASIGNACIÓN DE COBERTURA A LOCALIDADES DEFENSORÍA DEL PUEBLO | PERSONERÍA DE BOGOTÁ | 16 DE FEBRERO DE 2018 | REGIONAL BOGOTÁ Y DNATQ | REALIZADA |
2 | CONVOCATORIA A SERVIDORES(AS) PÚBLICOS(AS) | CORREO ELECTRÓNICO - PALOMA MENSAJERA | 11 DE MAYO DE 2018 | REGIONAL BOGOTÁ | REALIZADA |
3 | UBICACIÓN DE SERVIDORES PÚBLICOS DE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO EN PUESTOS DE VOTACIÓN | DEFENSORÍA DEL PUEBLO | 16 DE MAYO DE 2018 | REGIONAL BOGOTÁ | PENDIENTE |
4 | INDUCCIÓN ELECTORAL | AUDITORIO PRINCIPAL SEDE CENTRO | POR ESTABLECER | REG. BOGOTÁ- DNATQ | PENDIENTE |
5 | ENTREGA DE FORMULARIOS E-12 PARA VOTAR EN PUESTO DE VOTACIÓN ASIGNADO COMO MINISTERIO PÚBLICO. | POR ESTABLECER | POR ESTABLECER | REGIONAL BOGOTÁ | PENDIENTE |
Etapa 1. Localidades bajo la cobertura de la Defensoría del Pueblo:
Las localidades asignadas a la Defensoría del Pueblo y sobre las cuales se deberá distribuir el personal son:
- Tunjuelito (Localidad # 6)
- Engativá (Localidad # 10)
- Candelaria (Localidad #17)
- Rafael Uribe (Localidad # 18)
- Ciudad Bolívar (Localidad # 19)
Así mismo, se realizará cobertura en los siguientes puntos especiales:
- Corferias.
- Cárceles (Distrital, Modelo, Picota y Buen Pastor)
- Puestos de Mando Unificado (Policía, Alcaldía Mayor y Procuraduría)
Etapa 2. Convocatoria a Servidores(as) Públicos(as):
Los servidores(as) públicos(as) que desarrollen actividades en marco de la jornada electoral, se les concederá el compensatorio al que haya lugar, de conformidad con lo previsto en la Resolución 1328 de 2015 y 224 de 2018.
Los servidores públicos que hayan sido designados como jurados de votación, deberán desempeñar dicha función, por tal motivo, no podrán participar en la jornada laboral con la Defensoría del Pueblo.
Considerando los lugares de Bogotá donde la Defensoría del Pueblo realizará cobertura, se aprobó un total de 400 servidores públicos para laborar durante el certamen electoral. El proceso de designación del personal se dividirá en 2 procedimientos: Procedimiento principal y Procedimiento residual.
- Procedimiento Principal: Se convocará a los servidores(as) públicos(as) para que a través de su inscripción en un formulario Online, manifiesten la intención de participar en la jornada electoral, para tal efecto, se tendrán en cuenta las siguientes reglas:
- Si para el 27 de mayo de 2018 el servidor(a) público(a) se encuentra en periodo de vacaciones, no se aceptará la inscripción. Por lo cual, en caso de presentar dicha situación administrativa absténgase de registrarse.
- La inscripción se realizará en el link https://goo.gl/forms/o1qgellfLjEEY6V12 que estará habilitado desde las 6:00 horas del 15 de mayo y hasta las 14:00 horas del 16 de mayo de 2018.
- Quien realice la inscripción no podrá desistir de su participación y deberá asumir el lugar designado.
- La designación de los puestos de trabajo se realizará teniendo en cuenta el orden de inscripción.
- No podrán inscribirse quienes hayan sido designados como jurados de votación.
- En caso de no alcanzar 400 servidores(as) inscritos(as) para esta labor, se procederá a aplicar el procedimiento residual.
Procedimiento Residual: Se aplicará el siguiente procedimiento de no alcanzar 400 inscritos mediante el procedimiento principal.
- La Regional Bogotá reportará a la Subdirección de Gestión del Talento Humano la cifra de servidores(as) públicos(as) faltantes para completar los 400 inscritos.
- La Subdirección de Gestión del Talento Humano designará de manera aleatoria el personal faltante para completar la cobertura total.
- Se notificará la designación correspondiente a las personas seleccionadas el 16 de mayo de 2018.
- Se recibirán solicitudes de exclusión en el correo anmunoz@defensoria.gov.co hasta el 17 de mayo de 2018, solo se resolverán favorablemente las que se encuentren debidamente soportadas y acreditadas ante la Subdirección de Gestión del Talento Humano.
Etapa 3. Ubicación del personal en puestos de votación:
Definidos los 400 servidores(as) públicos(as) que laborarán en la jornada electoral, se realizará la asignación de estos a los puestos de votación. En todo caso, la distribución del personal se realizará bajo criterios de proximidad al lugar de residencia de acuerdo al orden de inscripción. Posteriormente, se notificará por correo electrónico y por intranet el listado de ubicación del personal.
Es importante señalar que se debe dar cobertura a todos los puestos bajo la responsabilidad de la Defensoría del Pueblo y el personal deberá asistir al puesto designado.
El 17 de mayo de 2018 se notificará en los correos institucionales la información de los puestos designados para laborar en la jornada electoral. Etapa 4. Inducción electoral:
Etapa 4. Inducción electoral:
Con el objeto de precisar el alcance de la gestión defensorial en los comicios, así como explicar los formatos a diligenciar en la jornada de elecciones, se realizará una jornada de inducción electoral a los(as) servidores(as) seleccionados(as) para participar en la jornada electoral. Al respecto, se remitirá correo electrónico con el lugar y la hora de la celebración de esta jornada que tiene carácter obligatorio.
De igual manera, se remitirá por correo electrónico la presentación con las instrucciones generales para la atención a la jornada laboral y los formatos que deben ser impresos y diligenciados el día a laborar.
Etapa 5. Inscripción para votar en el puesto de trabajo asignado.
Los(as) Servidores(as) Públicos(as) convocados(as) a trabajar en la jornada electoral, sin importar el sitio a nivel nacional donde se encuentra inscrita su cédula para ejercer el derecho al voto, podrán hacerlo en el lugar donde se encuentren asignados para la prestación del servicio. Lo anterior, siempre y cuando estén registrados en el censo electoral, para tal efecto, serán convocados en la entidad para diligenciar el formulario E-12 en el lugar y horario dispuesto por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
(ii) FASE DE EJECUCIÓN DE LA JORNADA ELECTORAL.
Los(as) servidores(as) públicos(as) deberán presentarse en los lugares asignados portando carné y chaqueta o chaleco institucional, que los identifique plenamente como personal vinculado a la Defensoría del Pueblo, quienes no tengan asignada chaqueta o chaleco deberán portar camisa o camiseta blanca y mantener en todo momento el carné visible.
Para efectos de la organización del despliegue defensorial, se dividió el área de cobertura de la Defensoría del Pueblo en once (11) Grupos, cada uno contará con un coordinador quien será el responsable de recepcionar las novedades presentadas en cada puesto de votación. A continuación se presenta la distribución de los grupos:
PROCESO ELECTORAL
DISTRIBUCIÓN POR GRUPOS DE COBERTURA
| No | GRUPO | UBICACIÓN | # PUESTOS |
| 1 | GRUPO 1: TUNJUELITO A | 50% LOCALIDAD DE TUNJUELITO | 8 |
| 2 | GRUPO 2: TUNJUELITO B | 50% LOCALIDAD DE TUNJUELITO | 9 |
| 3 | GRUPO 3: ENGATIVÁ A | UNA QUINTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE ENGATIVÁ | 12 |
| 4 | GRUPO 4: ENGATIVÁ B | UNA QUINTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE ENGATIVÁ | 12 |
| 5 | GRUPO 5: ENGATIVÁ C | UNA QUINTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE ENGATIVÁ | 12 |
| 6 | GRUPO 6: ENGATIVÁ D | UNA QUINTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE ENGATIVÁ | 11 |
| 7 | GRUPO 7: ENGATIVÁ E | UNA QUINTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE ENGATIVÁ | 11 |
| 8 | GRUPO 8: CANDELARIA A | 50% LOCALIDAD CANDELARIA | 2 |
| 9 | GRUPO 9: CANDELARIA B | 50% LOCALIDAD CANDELARIA | 3 |
| 10 | GRUPO 10: RAFAEL URIBE A | UNA CUARTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE RAFAEL URIBE | 10 |
| 11 | GRUPO 11: RAFAEL URIBE B | UNA CUARTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE RAFAEL URIBE | 10 |
12 | GRUPO 12: RAFAEL URIBE C | UNA CUARTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE RAFAEL URIBE | 10 |
| 13 | GRUPO 13: RAFAEL URIBE D | UNA CUARTA PARTE DE LA LOCALIDAD DE RAFAEL URIBE | 11 |
| 14 | GRUPO 14: CIUDAD BOLÍVAR A | 15 % DE LA LOCALIDAD DE CIUDAD BOLÍVAR | 7 |
| 15 | GRUPO 15: CIUDAD BOLÍVAR B | 15 % DE LA LOCALIDAD DE CIUDAD BOLÍVAR | 8 |
| 16 | GRUPO 16: CÁRCELES | E.C. MODELO PICOTA DISTRITAL BUEN PASTOR | 4 |
| 17 | GRUPO 17: CORFERIAS | MESAS DE LA 120 A LA 180 | 0,5 |
| 18 | GRUPO 18: CORFERIAS | MESAS DE LA 181 A LA 240 | 0,5 |
| TOTAL | 141 | ||
De manera general, se deben tener en cuenta las siguientes indicaciones durante la jornada electoral:
1. Inicio y cierre de jornada.
De acuerdo con la apertura y cierre de las urnas en la jornada electoral, los(as) servidores(as) designados(as) para ejercer el control electoral en los puestos de votación deberán presentarse en sus puntos, a las 7:00 a.m., para verificar que los jurados inicien actividades oportunamente y que la jornada pueda comenzar a las 8:00 a.m.; permanecerán en el puesto cumpliendo sus labores hasta el cierre de la jornada.
2. Presencia permanente en los puntos de atención (mesa de justicia).
Todo puesto de votación dispone de una mesa de justicia para que los ciudadanos puedan acercarse a instaurar sus solicitudes y quejas, por lo cual, debe garantizarse la presencia permanente y continua de la Defensoría del Pueblo, para tal efecto, los(as) servidores(as) públicos(as) de cada punto deberán coordinar su horario de almuerzo para garantizar la prestación del servicio.
3. Funciones y formatos a diligenciar.
Las recomendaciones generales a tener en cuenta son:
Se deberá informar al coordinador de grupo sobre los hechos relevantes o dificultades que se presenten. De igual manera, deberán recibir las solicitudes (se debe diligenciar el correspondiente formato de recepción de solicitudes) que surjan en desarrollo del proceso; en este caso, se debe atender al ciudadano y recepcionar la petición.
Adicionalmente, es importante presentar dos reportes de la actividad realizada al coordinador respectivo, el primero a las 11:00 am y el segundo a las 4:00 pm; quienes a su vez remitirán la información recibida a la Defensoría del Pueblo Regional Bogotá al correo electrónico anmunoz@defensoria.gov.co para consolidación y posterior remisión de información a la Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas.
Las responsabilidades y funciones de los(as) servidores(as) del Ministerio Público asignados a los puestos de votación serán las siguientes:
- Verificar que todas las autoridades asistan puntualmente a los sitios de votación asignados.
- Constatar que todos los documentos electorales (Kit Electoral) lleguen completos a los sitios y en las condiciones previstas, y en el evento en que se presente alguna anormalidad, lo informarán a los funcionarios delegados de la Registraduría.
- Verificar que los seis (6) jurados se presenten en cada mesa de votación, antes de las ocho (8) a.m., y que quienes se encuentren presentes sean los ciudadanos que han sido nombrados para el desempeño de esta función.
- Verificar que los remplazos que se produzcan, se realicen con los jurados remanentes.
- Verificar que las urnas sean examinadas antes de dar inicio a la jornada electoral y constatar que se hallen completamente vacías, se cierren y sellen con el autoadhesivo correspondiente.
- Constatar que el paquete contentivo de las tarjetas electorales no sea abierto antes de las 8 a.m., momento en el cual deberá darse inicio a las votaciones.
- Comprobar que en cada mesa de votación permanezcan siempre, cuando menos, dos de los seis integrantes del jurado de votación.
- Constatar que los jurados de votación diligencien adecuadamente los documentos electorales.
- Permanecer pendientes de cualquier maniobra fraudulenta que atente contra la transparencia del proceso electoral y dispondrán lo necesario para evitar que se consuman esas irregularidades, requiriendo el apoyo de la Fuerza Pública para el logro de este propósito, si fuere necesario.
- Mantenerse vigilantes para que no se presente la indebida intervención por parte de los servidores públicos, de conformidad con lo establecido en las normas constitucionales y legales y en las resoluciones y directivas de la Procuraduría General de la Nación. Además, pondrán en conocimiento de las autoridades competentes ese tipo de hechos anómalos, con el fin de evitar su consumación o de obtener la judicialización de los responsables.
- Verificar la asistencia de los jurados de votación por lo menos dos veces al día.
- Verificar que las autoridades adopten las medidas pertinentes para que se garantice el ejercicio del derecho al sufragio por parte de todos los ciudadanos.
- Constatar que durante toda la jornada electoral los jurados de votación realicen adecuadamente el proceso de identificación del votante, de conformidad con el procedimiento establecido por el artículo 114 del Código Electoral Colombiano; hagan entrega de las tarjetas electorales debidamente firmadas y no permitan el acompañamiento del votante al cubículo, salvo que se trate de personas que padezcan limitaciones y dolencias físicas que les impidan valerse por sí mismos o personas mayores de 80 años o quienes padezcan problemas avanzados de visión; entreguen las tarjetas en sistema Braille a los invidentes; tomen las medidas de seguridad para impedir que se sustraigan tarjetas sin marcar o se introduzcan elementos distintos a las tarjetas electorales en las urnas.
- Constatar que a las cuatro de la tarde (4:00 p.m.) se cierren las mesas de votación y en consecuencia, la posibilidad de sufragar.
- Verificar que las autoridades garanticen la presencia de los testigos electorales en las condiciones señaladas por la ley.
- Estar atentos para que una vez cerradas las votaciones, la primera actividad que realicen los jurados antes de abrir las urnas, sea destruir y depositar las tarjetas inservibles y sobrantes en el sobre plástico destinado para ello y hagan lo propio con los certificados electorales sobrantes.
- Estar atentos a que las nuevas tecnologías utilizadas por la Registraduría Nacional del Estado Civil para plena identificación en las entradas de los puestos de votación, no ocasionen congestión que retrase de manera grave el proceso de votación a los ciudadanos (largas filas). Evento en el cual se solicitará al funcionario de la Organización Electoral se tomen las medidas correctivas pertinentes.
Para la verificación de los asuntos anteriormente señalados, se deberán diligenciar los siguientes formatos el día de la jornada laboral:
1. Formato de Control de Puesto de Votación. Es de carácter obligatorio, debe ser diligenciado individualmente por cada Servidor(a) Público(a), resume la verificación de situaciones encontradas en durante la jornada en el rango de mesas asignadas para el control. Se sugiere llevar 1 impresión por cada Servidor Público.
2. Formato de Recepción Único de Peticiones. Se debe diligenciar para los casos en los cuales los ciudadanos deseen instaurar una petición a la Defensoría del Pueblo. Es necesario diligenciar completamente la información requerida por el formato. Se sugiere llevar 4 impresiones por cada Servidor(a) Público(a).
Finalmente, es obligatoria la participación en la jornada de inducción electoral, con el fin aclarar dudas y lograr un excelente desempeño en este proceso.
(iii) FASE POSTERIOR A LA JORNADA ELECTORAL.
1. Entrega de informes finales y cumplido de la jornada laboral.
Durante la jornada laboral se diligenciarán de manera física los formatos señalados anteriormente, estos deberán transcribirse a la plataforma electrónica de registro de cada formulario a más tardar el 28 de mayo de 2018. Una vez realizada esta actividad, se expedirá el cumplido de la jornada laboral y será notificado la Subdirección de Talento Humano para la aprobación y autorización del compensatorio de cada Servidor(a) Público(a).
Para el registro en la plataforma electrónica de los formularios, se disponen los siguientes Link:
a) Formato de Control de Puesto de Votación:
https://goo.gl/forms/TQM38ZXvPIX2QPFD3
b) Formato de Recepción Único de Peticiones:
https://goo.gl/forms/XWWUSiv3UTZnOhEf1.
Los Servidores(as) Públicos(as) que no registren la información en la plataforma electrónica de cada formulario, no les será expedido el cumplido de la jornada laboral y hasta tanto realicen dicha actividad, no se les autorizará el disfrute del compensatorio correspondiente.
Los formatos físicos deberán ser entregados a los coordinadores de grupo, quienes consolidarán un informe y radicarán la documentación en la Regional Bogotá.
2. Reconocimiento de compensatorios.
Los servidores públicos que desarrollen actividades en marco de la jornada electoral y realicen el procedimiento anteriormente señalado, se les concederá el compensatorio al que haya lugar, de conformidad con lo previsto en la Resolución No. 1328 de 2015 y 224 de 2018.
Cualquier duda o inquietud con gusto será atendida en la Defensoría del Pueblo Regional Bogotá o al correo anmunoz@defensoria.gov.co.
Agradezco a todos(as) los(as) servidores(as) públicos(as) su compromiso institucional en esta jornada democrática.
Cordialmente,
GUSTAVO EDUARDO GONZÁLEZ CARREÑO
Defensor del Pueblo Regional Bogotá
