MEMORANDO 20210030200141043 DE 2021
(noviembre 30)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| Para: | Servidores públicos del nivel central-regional Bogotá |
| De: | Hugo Prada Lozada, director nacional de atención y tramite de quejas (F.A) |
| Referencia: | Jornada laboral elección consejos municipales y locales de juventud. |
Respetados(as) Servidores(as) Públicos(as), reciban un cordial saludo
La Defensoría del Pueblo viene haciendo seguimiento a los procesos electorales, en cumplimiento de sus competencias legales y constitucionales, específicamente las señaladas en los artículos 118 y 282 de la Constitución Política, relacionados con el ejercicio de funciones de Órgano de Control del Ministerio Público Y en concordancia con la Ley 24 de 1992 y Decreto No. 025 de 2014.
De igual forma, y de acuerdo lo establecido en la Ley Estatutaria 1885 de 2018, que reglamentó el Sistema Nacional de Juventudes y la elección de Consejos de Juventud y conforme a lo preceptuado en la Resolución No. 9261 del 31 de agosto de 2021, en la que se fija nueva fecha para el 5 de diciembre del presente año, la realización de la elección de Consejos Municipales y Locales de Juventud y se profiere el calendario electoral, expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil.
De esta manera, a continuación, se informa sobre el protocolo y las acciones establecidas para garantizar una efectiva intervención defensorial durante el proceso electoral referido en cada una de sus fases, a saber: (i) Fase previa a la jornada electoral; (ii) Fase de ejecución de la jornada electoral; y (iii) Fase posterior a la jornada.
i) FASE PREVIA A LA JORNADA ELECTORAL.
Esta fase comprende la planeación, diseño, formulación de estrategias y acciones para garantizar el despliegue y cobertura de los servidores(as) públicos(as) en las localidades de Bogotá que la Defensoría del Pueblo realizará. En este sentido, se contempla un cronograma con cuatro (4) etapas que se publica a continuación.
Localidades bajo la cobertura de la Defensoría del Pueblo
Las localidades sobre las cuales se deberá distribuir el personal son:
- Usaquén (Localidad # 1)
- Chapinero (Localidad # 2)
- Santafé (Localidad # 3)
- San Cristóbal (Localidad # 4)
- Usme (Localidad # 5)
- Tunjuelito (Localidad # 6)
- Bosa (Localidad # 7)
- Kennedy (Localidad # 8)
- Fontibón (Localidad # 9)
- Engativá (Localidad # 10)
Defensoría del Pueblo
COLOMBIA
- Suba (Localidad # 11)
- Barrios Unidos (Localidad # 12)
- Teusaquillo (Localidad # 13)
- Mártires (Localidad # 14)
- Antonio Nariño (Localidad # 15)
- Puente Aranda (Localidad # 16)
- Candelaria (Localidad # 17)
- Rafael Uribe (Localidad # 18)
- Ciudad Bolívar (Localidad # 19)
Así mismo, se realizará cobertura en los siguientes puntos especiales:
- Puestos de Mando Unificado (Ministerio del Interior, Policía, Alcaldía Mayor y Procuraduría).
- Presencia permanente en los puntos de atención, mesa de justicia
Se informa que el cupo disponible para el registro de los funcionarios en cada localidad para realizar el acompañamiento de la Defensoría del Pueblo, se encuentra limitado en atención a la capacidad de los puestos y mesas de votación instalados.
Etapa 1. Convocatoria a Servidores(as) Públicos(as)
Los servidores(as) públicos(as) que desarrollen actividades en marco de la jornada electoral, se les concederá el compensatorio al que haya lugar, de conformidad con lo previsto en las Resoluciones 1328 de 2015 y 224 de 2018. Considerando las localidades de Bogotá donde la Defensoría del Pueblo realizará cobertura, se aprobó un total de 250 servidores públicos para laborar durante la jornada electoral. El proceso de designación del personal se realizará de la siguiente manera:
Se convocará a los servidores(as) públicos(as) para que, a través de su inscripción en un formulario online, manifiesten la intención de participar en la jornada electoral, para tal efecto, se tendrán en cuenta las siguientes reglas:
- El servidor(a) público(a) que se encuentre en periodo de vacaciones para el 5 de diciembre, no se aceptará la inscripción. Por lo cual, en caso de presentar dicha situación administrativa absténgase de registrarse.
- La inscripción se realizará en el link https://forms.gle/gXCVAkVzUUcKbSoRA que estará habilitado desde las 8:00 horas hasta las 17:00 horas del 30 de noviembre y desde las 8:00 horas hasta las 13:00 horas del 01 de diciembre de 2021.
- Quien realice la inscripción no podrá desistir de su participación y deberá asumir el lugar designado.
- La designación de los puestos de trabajo se realizará teniendo en cuenta el orden de inscripción.
- Se recuerda que la edad para votar será desde los 14 años hasta los 28 años. Se recomienda inscribirse en la localidad donde ejercen su derecho al voto. Por favor informar si el puesto designado no corresponde a su puesto de votación.
- La capacitación con la Registraduría Nacional del Estado Civil, Procuraduría General de la Nación se realizará el 2 de diciembre a las 2:30 pm, a través de la plataforma Teams. Esto con el fin de conocer el rol del Ministerio Público y la entidad organizadora del proceso electoral. Es obligatoria la participación en la jornada de inducción electoral, con el fin aclarar dudas y lograr un excelente desempeño en este proceso.
Etapa 2. Ubicación del personal en puestos de votación
Definidos los 250 servidores(as) públicos(as) que laborarán en la jornada electoral, se realizará la asignación de estos a los puestos de votación. Posteriormente, se notificará por correo electrónico la ubicación de cada funcionario. Es importante señalar que se debe dar cobertura a todos los puestos bajo la responsabilidad de la Defensoría del Pueblo y el personal deberá asistir al puesto designado. El 2 de diciembre de 2021 se notificará en los correos institucionales la información de los puestos designados para laborar en la jornada electoral. El Defensor Regional notificará a través del correo institucional o como lo considere la asignación de los puestos designados para laboral en la jornada electoral.
Etapa 3. Inducción electoral
Con el objeto de precisar el alcance de la gestión defensorial en los comicios, así como explicar los formatos a diligenciar en la jornada de elecciones, se realizará una jornada de inducción electoral a los(as) servidores(as) seleccionados(as) para participar en la jornada electoral el día 2 de diciembre de 2021 a las 2:30 pm por la plataforma Teams. Es obligatoria la participación en la jornada de inducción electoral, con el fin aclarar dudas y lograr un excelente desempeño en este proceso.
De igual manera, se remitirá por correo electrónico la presentación con las instrucciones generales para la atención a la jornada laboral y los formatos que deben ser impresos y diligenciados el día a laborar.
Etapa 4. Habilitación para votar en el puesto de trabajo asignado
Los(as) Servidores(as) Públicos(as) convocados(as) a trabajar en la jornada electoral, sin importar el sitio a nivel nacional donde se encuentra inscrita su cédula para ejercer el derecho al voto, podrán hacerlo en el lugar donde se encuentren asignados para la prestación del servicio, si no alcanzaron a inscribirse en su localidad. Lo anterior, siempre y cuando estén registrados en el censo electoral, para tal efecto, serán convocados en la entidad para diligenciar el formulario E-12 en el lugar y horario dispuesto por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
(ii) FASE DE EJECUCIÓN DE LA JORNADA ELECTORAL
Los(as) servidores(as) públicos(as) deberán presentarse en los lugares asignados portando carné y chaqueta o chaleco institucional, que los identifique plenamente como personal vinculado a la Defensoría del Pueblo, quienes no tengan asignada chaqueta o chaleco deberán portar camisa o camiseta blanca y mantener en todo momento el carné visible.
- Inicio y cierre de jornada
De acuerdo con la apertura y cierre de las urnas en la jornada electoral, los(as) servidores(as) designados(as) para ejercer el control electoral en los puestos de votación deberán presentarse en sus puntos a las 7:00 a.m., para verificar que los jurados inicien actividades oportunamente y que la jornada pueda comenzar a las 8:00 a.m.; permanecerán en el puesto cumpliendo sus labores hasta el cierre de la jornada.
- Presencia permanente en los puntos de atención (mesa de justicia)
Todo puesto de votación dispone de una mesa de justicia para que los ciudadanos puedan acercarse a instaurar sus solicitudes y quejas, por lo cual, debe garantizarse la presencia permanente y continua de la Defensoría del Pueblo, para tal efecto, los(as) servidores(as) públicos(as) de cada punto deberán coordinar su horario de almuerzo para garantizar la prestación del servicio.
- Funciones y formatos a diligenciar
Las recomendaciones generales a tener en cuenta son:
Se deberá informar a la funcionaria de la Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas encargada de la jornada en la ciudad de Bogotá sobre los hechos relevantes o dificultades que se presenten. De igual manera, deberán recibir las solicitudes (se debe diligenciar el correspondiente formato de recepción de solicitudes) que surjan en desarrollo del proceso; en este caso, se debe atender al ciudadano y Recepcionar la petición. Adicionalmente, se deberá presentar los reportes de la actividad realizada a la funcionaria de la Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas encargada de la jornada electoral en la ciudad de Bogotá, el primero a las: uno a las 9:00 a.m., sobre la apertura de la jornada; a las 1:00 p.m. sobre el desarrollo de la jornada y otro a las 4:30 p.m., al concluir la jornada electoral, e informar en su momento las novedades que se vayan presentando, al correo electrónico kfajardo@defensoria.gov.co para consolidación de la información en la Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas.
Responsabilidades y funciones de los(as) servidores(as) del Ministerio Público asignados a los puestos de votación
- Verificar que todas las autoridades asistan puntualmente a los sitios de votación asignados.
- Constatar que todos los documentos electorales (Kit Electoral) lleguen completos a los sitios y en las condiciones previstas, y en el evento en que se presente alguna anormalidad, lo informarán a los funcionarios delegados de la Registraduría.
- Verificar que los seis (6) jurados se presenten en cada mesa de votación, antes de las ocho (8) a.m., y que quienes se encuentren presentes sean los ciudadanos que han sido nombrados para el desempeño de esta función.
- Verificar que las urnas sean examinadas antes de dar inicio a la jornada electoral y constatar que se hallen completamente vacías, se cierren y sellen con el autoadhesivo correspondiente.
- Constatar que el paquete contentivo de las tarjetas electorales no sea abierto antes de las 8 a.m., momento en el cual deberá darse inicio a las votaciones.
- Permanecer pendientes de cualquier maniobra fraudulenta que atente contra la transparencia del proceso electoral y dispondrán lo necesario para evitar que se consuman esas irregularidades, requiriendo el apoyo de la Fuerza Pública para el logro de este propósito, si fuere necesario.
- Constatar que a las cuatro de la tarde (4:00 p.m.) se cierren las mesas de votación y, en consecuencia, la posibilidad de sufragar.
- Verificar que las autoridades garanticen la presencia de los testigos electorales en las condiciones señaladas por la ley.
- Estar atentos para que una vez cerradas las votaciones, la primera actividad que realicen los jurados antes de abrir las urnas, sea destruir y depositar las tarjetas inservibles y sobrantes en el sobre plástico destinado para ello y hagan lo propio con los certificados electorales sobrantes.
- Estar atentos a que las nuevas tecnologías utilizadas por la Registraduría Nacional del Estado Civil para plena identificación en las entradas de los puestos de votación, no ocasionen congestión que retrase de manera grave el proceso de votación a los ciudadanos (largas filas). Evento en el cual se solicitará al funcionario de la Organización Electoral se tomen las medidas correctivas pertinentes.
Disponibilidad de Defensores Públicos
Los defensores públicos que realicen la representación judicial, deberán presentar un informe a la 5:00 p.m., indicando: si se presentó alguna detención, captura en flagrancia o por orden judicial de algún joven, cual fue el presunto tipo penal, en que puesto de votación o sitio se presentó el hecho, y enviarlos a sus enlaces de las correspondientes Defensorías Regionales.
(iii) FASE POSTERIOR A LA JORNADA ELECTORAL.
Entrega de informes finales y cumplido de la jornada laboral.
Durante la jornada laboral se diligenciarán de manera física los formatos señalados anteriormente, estos deberán transcribirse a la plataforma electrónica de registro de cada formulario a más tardar el 07 de diciembre de 2021. Una vez realizada esta actividad, se expedirá el cumplido de la jornada laboral y será notificado la Subdirección de Talento Humano para la aprobación y autorización del compensatorio de cada Servidor(a) Público(a).
Para el registro en la plataforma electrónica de los formularios, se disponen los siguientes Link:
a. Formato de Control de Puesto de Votación: https://forms.gle/kxMXTqmQKZJedvxBA
b. Formato de Recepción Único de Peticiones:. https://forms.gle/aG9WbdX4XUYm4P1d8
Los formatos físicos deberán ser enviados al correo kfajardo@defensoria.gov.co.
2.Reconocimiento de compensatorios
Los servidores públicos que desarrollen actividades en marco de la jornada electoral y realicen el procedimiento anteriormente señalado, se les concederá el compensatorio al que haya lugar, de conformidad con lo previsto en las Resoluciones No. 1328 de 2015 y 224 de 2018.
Cualquier duda o inquietud con gusto será atendida en la Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas o al correo kfajardo@defensoria.gov.co. Así mismo, les solicitamos se designe a un funcionario como enlace con la Dirección, para efectos de los reportes de novedades y el diligenciamiento de la matriz de recepción de peticiones que se adjunta, de manera oportuna de acuerdo con los horarios establecidos.
Agradezco a todos(as) los(as) servidores(as) públicos(as) su compromiso institucional en esta jornada democrática.
Cordialmente,
Señor ciudadano, para la Defensoría del Pueblo es muy importante conocer su percepción frente a los servicios prestados.
Evaluar los servicios que presta la Defensoría del Pueblo es muy fácil, accediendo a nuestra “Encuesta de Satisfacción al Usuario” escaneando el siguiente código QR.
