MEMORANDO 502001009 DE 2017
(enero 19)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| Para: | Defensores Regionales |
| De: | Juan Manuel Quiñones Pinzon, Secretario General |
| Referencia: | Directrices servicios contrato de correo No. 210 de 2016 para el envío de comunicaciones oficiales. |
Por medio del presente me permito informarles que de acuerdo a lo dispuesto en el rubro A-2-0-4-6-2 de CORREO de la Resolución No. 001 del 02 de enero de 2017 “Por la cual se desagrega el Anexo de Liquidación del presupuesto de la Defensoría del Pueblo,, correspondiente a la vigencia fiscal de 2017 de la cuentas Gastos de Personal y Gastos Generales”, el contrato del servicio de correo para la presente vigencia tiene una reducción del 40% del presupuesto de acuerdo al promedio de consumo mensual.
Por lo anterior, se solicita a los Defensores Regionales atender a partir de la fecha los siguientes requerimientos, con el fin optimizar los recursos asignados para el servicio de correo, evitando de esta forma el incremento de la facturación mensual:
1. Dar estricto cumplimiento a las instrucciones mencionadas en la circular 012 de 2016 “Política de uso racional y eficiente del papel y tóner”
Enviar todas las comunicaciones internas informativas o sin soportes tangibles, a través de las cuentas institucionales de correo electrónico.
2. Dar estricto cumplimiento al memorando suscrito por la Dirección Nacional de Defensoría Pública de fecha 20 de enero de 2016 relacionado con las restricciones de envío de correspondencia por parte de contratistas de Defensoría Pública.
Para efectos de las comunicaciones que en desarrollo de las obligaciones contractuales, deban sostener los operadores de Defensoría Pública con los usuarios del servicio o con las autoridades judiciales y/o administrativas, en general deberá realizarse? directamente por el contratista sin utilizar el sistema de correspondencia de la entidad.
3. Validar la dirección de envío para evitar devoluciones de correo:
- Atender lo dispuesto en el numeral 2 “Comunicaciones Oficiales Enviadas” del instructivo de Correspondencia y Archivo AD-I02 de la Defensoría del pueblo.
- Realizar la revisión de la dirección de envío, la cual debe coincidir con la dirección suministrada por los usuarios o entidades, incluiyendo la información de casa, apto, torre etc., y validar la ciudad de destino.
- Se sugiere validar previamente direcciones de entidades por internet o por teléfono.
4. Utilización de servicios de correo Contrato 210 de 2016:
Se debe seleccionar el servicio a utilizar de acuerdo a la naturaleza de los documentos a enviar, los cuales se describen a continuación:
- Postexpress: Para el envío de comunicaciones oficiales a entidades o personas naturales en ciudades principales, acompañados siempre de una guía que permitirá realizar el seguimiento de entrega.
- Cobertura y Tiempos de entrega:
- Urbano: Un (1) día hábil
- Regional y Nacional: 2 días hábiles
- Trayecto Especial: 2 a 3 días hábiles. Dependiendo disponibilidad de vuelos.
Trayectos Especiales
Poblaciones que por su ubicación geográfica, tienen poca disponibilidad y limitación en vías de acceso, por lo tanto ios costos de transporte son superiores a los demás destinos nacionales.
| (San Andrés | Puerto Santander | Arauca |
| Providencia | Tarapacá | Apartadó |
| Leticia | Puerto Ininda | Bahía Solano |
| La Chorrera | Puerto Carreño yCasuarito | Ouibdó |
| La Pedrera | Puerto Leguaamo y la Tagua | Mitü |
| Puerto Marifio | Puerto Asís | |
Nota: Aplica tarda de trayecto especial en todos los envíos hacia, desde y entre estas poblaciones, además de todas aquellas que hagan conexión con las mencionadas anteriormente.
- Correo Certificado: Este servicio solo se debe utilizar para el envío de comunicaciones oficiales a entidades o personas naturales cuyo destino no tenga cubrimiento en el servicio Postexpress, es decir a territorios apartados o de difícil acceso.
Este servicio en ningún caso se podrá utilizar para realizar envío de Comunicaciones oficiales internas (Memorandos) al nivel central, pues para ello existe el servicio corra de valija institucional que se describe a continuación.
Corra: Valija institucional, por este medio se deben enviar todos los documentos de las regionales al nivel central.
- Cobertura: Urbana, Regional, Nacional y Trayectos Especiales.
- Tiempos de entrega
- 1 a 2 días hábiles para envíos entre ciudades sede regional y sus áreas metropolitanas.
- 2 a 3 días hábiles para ciudades fuera de sede regional,
- Forma de entrega: Bajo sello y firma del cliente.
- Intentos de Entrega: Dos (2)
- Rastreo y seguimiento: Guía
Este servicio se presta exclusivamente a través de valijas las cuales son selladas y abiertas únicamente por personal de la Defensoría del Pueblo, lo que le garantiza mayor seguridad y confiabilidad en su correspondencia. Ningún documento o Elemento que se encuentre por fuera de la valija se podrá enviar por este servicio, de igual manera el peso máximo permitido por valija es de 30 kilos el cual no se podrá exceder, en este caso beberá cursarse por otro servicio que cumpla con las características.
Se debe garantizar la circulación de las valijas, las Regionales deben enviar al Grupo de Gestión Documental las valijas que no utilicen, para lo cual se debe diligenciar el formato planilla control de recolección de usuario 4-72 Doc Externo DOC-EXT-01 del Sistema de Gestión de Calidad, las valijas vacías no deben llevar precinto de seguridad.
- Los servicios de paquetería, encomienda y envíos internacionales a realizar deberán ser aprobados por el Grupo de Gestión Documental, para lo cual se debe enviar un correo electrónico a la cuenta gestiondocumental@defensoria.gov.co con las especificaciones de la necesidad.
5. Objeto de prohibida circulación:
El Servicio Postal tiene limitaciones impuestas por razones de convivencia general de defensa de la moral pública, de seguridad nacional, de defensa del tesoro público y ' también por razones de interés del propio servicio postal y de sus funciones.
Según El Manual de Encomiendas Postales del 6 enero 2009 - Unión Postal Universal (UPU) Art. 15 Envíos No Admitidos - Prohibiciones.
- Los Estupefacientes y las sustancias sicotrópicas.
- Los líquidos corrosivos y las sustancias venenosas, las materias grasas, los polvos colorantes y otras materias similares,
- Los objetos obscenos o inmorales.
- Los objetos cuya importación o circulación esté prohibida en el país de destino.
- L0S objetos, que por su naturaleza o su embalaje pueden presentar peligro para los empleados o el público en general, manchar o deteriorar los demás envíos.
- Los documentos que tengan carácter de correspondencia personal.
Materias explosivas, inflamables o peligrosas como armas, municiones, elementos bélicos de toda especie, fuegos artificiales, detonadores, cohetes, petardos entre otros.
- Dinero en efectivo, Monedas, billetes de banco, esqueletos para billetes de Bancos, billetes representativos de moneda o cualquier otro valor al portador, máquinas para acuñar moneda, y otros objetos de valor tales como platino, oro, plata, manufacturados o no, piedras finas o cualquier objeto precioso.
Cordialmente,
JUAN MANUEL QUIÑONES PINZON
Secretario General
MEMORANDO 12 DE 2016
(junio 3)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Bogotá D.C.
| Para: | Servidores Públicos De La Defensoría Del Pueblo |
| De: | Secretaria General |
| Asunto: | Política de uso racional y eficiente del papel y tener de obligatorio acatamiento por todos los servidores de la entidad |
De conformidad con las recomendaciones de Gobierno en Línea, (Min Tic) se hace necesario generar una estrategia que permita racionalizar el uso de papel y tóner mediante la producción de documentos a través de herramientas tecnológicas y el uso ' eficiente del correo electrónico(1).
El objetivo principal de este documento es proporcionar a la Defensoría del Pueblo, un conjunto de herramientas, que incluye un componente cultural, con el cual la entidad podrá reducir su actual consumo de papel y tóner, buscando:
- Promover entre los servidores públicos de la Defensoría del Pueblo un compromiso con las políticas de eficiencia administrativa y uso adecuado de los Recursos.
- Establecer como herramientas transversales de trabajo:
- El uso y manejo de archivos digitales.
- La lectura y revisión documental digital.
- El envío y recibo de comunicaciones internas digitales.
Promover entre los servidores públicos de la Defensoría del Pueblo un sentido de responsabilidad con el medio ambiente y con el desarrollo sostenible.
En este orden, a continuación se detallan las políticas que se deben seguir para el uso eficiente y adicional del papel y tóner.
1. Comunicaciones Internas
- Las comunicaciones internas son todas aquellas “que producen las dependencias de la Defensoría del Pueblo y tienen como destino otras dependencias o sedes regionales”(2). Con el fin de racionalizar el uso de papel y tóner, a partir de la fecha las comunicaciones internas que adjunten documentos electrónicos o digitales y que no requieran firma ni trámite en físico, no se imprimirán ni distribuirán en papel. En consecuencia se deben enviar a través de correo electrónico respetando la siguiente estructura:
De: El sistema registra automáticamente el nombre del remitente.
Fecha y hora: Asignada automáticamente.
Para: Establecer a través del listado de contactos del aplicativo, el nombre y correo electrónico de la persona a la cual está dirigido el comunicado interno.
Así mismo se relacionarán aquellas personas a las qué se remitirá copia del comunicado.
Asunto: Constituye la síntesis del comunicado interno. Cuando se esté dando respuesta a un comunicado, se debe registrar al número y la fecha del radicado de entrada o la fecha y hora del comunicado interno, según corresponda.j
Adjunto: Corresponde a archivos que se anexan, relacionados con el asunto del comunicado interno.
Saludo: Expresión breve de cortesía, seguida de punto (…), (Por ejemplo:
Respetado Doctor, reciba un cordial saludo.).
Mensaje: Se escribe a un espacio entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo temas personales y exponiendo sólo un asunto por comunicado.
Despedida: Expresión de cortesía que puede ser breve, seguida de coma (.)
(Ejemplo: Atentamente, Cordíalmente,) o frase de cortesía terminada en punto
(.) (Ejemplo: Agradecemos su gentil colaboración.)
Firma del remitente, nombre completo y cargo: Las comunicaciones electrónicas que se realicen por este medio deberán ser firmadas de acuerdo a la siguiente estructura, para mantener la unidad en la imagen institucional que se proyecta a través del correo electrónico.
NOMBRE DEL SERVIDOR(A) PÚBLICO
Cargo - Dependencia
Defensorio del Pueblo
Dirección XXXXXXXX, Oficina: XXX
Tel: XXXXXXXX ext. XXX
Antes de imprimir este mensaje, por favor verifique si es necesario hacerlo. El uso racional y eficiente de papel es compromiso de todos. Cuidemos nuestros recursos naturales.
Anexos electrónicos: Escribir el nombre y cantidad de archivos
Datos de quien proyecta y revisa: Escribir el nombre y apellido de quien proyecta, seguido de slash (/) y un nombre y apellido de quien revisa.
- Las comunicaciones internas que requieren adjuntar elementos tangibles como por ejemplo cajas o documentos no electrónicos, continuarán su trámite impreso utilizando el formato de memorando con las firmas autorizadas en la resolución 085 de 2014.
2. Es obligación de todos los servidores públicos de la entidad realizar permanente revisión, lectura y gestión de los correos electrónicos recibidos en su cuenta institucional. El Grupo de Sistemas mantendrá el listado de contactos actualizado.
3. Lectura y revisión de documentos: A partir de la fecha todos los documentos previa impresión deberán ser revisados en forma electrónica. De requerirse aprobación y/o edición por parte de diferentes funcionarios, se debe utilizar el correo electrónico para su envío, de esta manera solo se imprime la versión final del documento para t firma y/o radicación. Para los documentos en word se recomienda utilizar la opción de control de cambios.
4. No utilizar negrillas ni sombreados en la impresión de documentos.
5. Configurar correctamente las páginas: antes de realizar la impresión de los documentos se debe asegurar que la configuración del papel y las márgenes sea la correcta (vista previa de los documentos), garantizado de esta forma la adecuada utilización del papel.
Así mismo, se deberá hacer uso de impresiones en escala de grises o a blanco y negros de los documentos tales como presentaciones en power point y otro tipo de informes, lo cual reducirá el consumo excesivo de tóner.
6. Imprimir y fotocopiar a doble cara: cuando los equipos asignados para este fin lo permitan, los servidores públicos y contratistas deberán realizar la impresión y fotocopiado de documentos a doble cara, exceptuando aquellos casos en los que normas internas, como las del Sistema de Gestión de Calidad, Programa de Gestión Documental, o requerimientos externos, exijan el uso de una sola cara de la hoja.
7. Solo se deben imprimir documentos a color cuando estos contengan imágenes que requieran ser visualizadas por entidades externas.
8. Evitar copias e impresiones de documentos electrónicos que no requieren firma ni trámites en físico, ejemplo: normatividad que se puede consultar en línea, presentaciones institucionales en power Point, cuadros de seguimiento en Excel, etc.
9. Reutilizar el papel impreso por una cara: Se deben utilizar las hojas de papel usadaS por una sola cara para la impresión de borradores, toma de notas, documentos de trabajo, entre otros.
Nota: No se debe utilizar este tipo de papel para la impresión o copia de documentos de conservación en los archivos de gestión de la entidad o envío de documentos a entidades externas.
10. Reciclar: Depositar en las cajas de reciclaje ubicadas en cada una de las dependencias de la entidad, el papel utilizado por ambas caras que no se requiera para posterior consulta, estos no deben contener ganchos, ni elementos diferentes al papel.
11. Citaciones a reuniones y comités mediante el uso del Calendario: A partir de la fecha, toda citación a reuniones de trabajo, comités y demás, deberá realizarse a través de la herramienta CALENDARIO que se encuentra incorporada en el Office 365 Outlook y no deberá imprimirse.
12. formatos de solicitudes: las dependencias deberán revisar los registros definidos en sus procedimientos que requieran formatos impresos para trámites internos, con el fin de que estos sean enviados a través de correo electrónico, ejemplo: solicitud de certificaciones, solicitud elementos de almacén, solicitud de servicio etc.
13. El Grupo de Sistemas deberá realizar el monitoreo a las impresiones realizadas en todas las dependencias y regionales de la entidad.
14. La Subdirecaón Administrativa realizará el monitoreo del consumo de papel y tóner.
15. El Grupo de Sistemas deberá capacitar a los servidores públicos de la Entidad, en el manejo de impresoras y fotocopiadoras con el fin de racionalizar tanto el uso del papel como del tóner.
Cordialmente,
FELIPE VARGAS RODRIGUEZ
Secretario General
1. Memorandos internos, Actas, Resoluciones, Órdenes Administrativas, Oficios, formatos y demás documentos de apoyo. En un alto porcentaje estos documentos tienen como soporte físico y papel, desde su creación y/o recibo y en los procesos de distribución generalmente se exigen copias adicionales e innecesarias de los mismos.
2. Instructivo de Correspondencia y Archivo de la Defensoria del Pueblo AD-102
MEMORANDO 502001009 DE 2017
(enero 20)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Bogotá D.C.
| Para: | Defensores del Pueblo Regionales - Profesionales Administrativos y de Gestión - Operadores de Defensoría Pública |
| De: | Alexandra Cardenas Castañeda, Directora Nacional de Defensoría Pública |
| Asunto: | Envío de correspondencia por parte de contratistas de Defensoría Pública. |
Respetados doctores:
Cordial saludo. Con el objeto se tomen los correctivos a que haya lugar, comedidamente me permito indicar lo siguiente:
- Para efectos de las comunicaciones que en desarrollo de las obligaciones contractuales, deban sostener los Operadores de Defensoría Pública con tos usuarios del servicio o con las autoridades judiciales y/o administrativas, en general, deberá realizarse directamente por el contratista sin utilizar el Sistema de Correspondencia de la Entidad.
- De igual manera y en atención al actual proceso de certificación de calidad, los Operadores de Defensoría Pública no podrán utilizar documentos que contengan logo ni ningún otro distintivo de la Entidad, es decir, deberán hacerlo en hojas con sus membretes o en blanco.
Cordialmente,
ALEXANDRA CARDENAS CASTAÑEDA
Directora Nacional de Defensoría Pública
