RESOLUCIÓN 213 DE 2021
(febrero 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por medio de la cual se modifica la Política de Planeación Institucional de la Defensoría del Pueblo.
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
En ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas en los numerales 1 y 28 del artículo 5, del Decreto 25 de 2014, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia consagra que: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. (...) Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley."
Que el artículo 5 del Decreto Ley 25 de 2014, describe las funciones a cargo del Defensor del Pueblo, dentro de las que se encuentran: “1. Definir las políticas, impartir los lineamientos, directrices y adoptar los reglamentos y demás mecanismos necesarios para el eficiente y eficaz funcionamiento de la Defensoría del Pueblo”, “28. Dirigir la implementación del modelo integrado de gestión institucional.”
Que la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, determina en su artículo 4o los elementos para el Sistema de Control Interno, señalando: “Toda la entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del control interno a) Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la formulación de los planes operativos que sean necesarios;(...)”
Que el artículo 2.2.21.3.3 del Decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”, dispone: “Dirección. El Nivel Directivo define las políticas, objetivos y metas corporativas a alcanzar durante los períodos constitucionales y legales correspondientes, como marco de referencia para la definición de los planes indicativos y de acción”.
Que el artículo 2.2.21.3.4 de la norma citada anteriormente define la planeación y sus responsables en cada entidad, concibiéndola como:
“(...) una herramienta gerencial que articula y orienta las acciones de la entidad, para el logro de los objetivos institucionales en cumplimiento de su misión particular y los fines del Estado en general, es el principal referente de la gestión y marco de las actividades del control interno puesto que a través de ella se definen y articulan las estrategias, objetivos y metas.
Las herramientas mínimas de planeación adoptadas en el Estado, aplicables de manera flexible en los diferentes sectores y niveles de la administración pública, de acuerdo con la naturaleza y necesidades corporativas y en ejercicio de la autonomía administrativa se enmarcan en el Plan Nacional de Desarrollo, Plan de Inversiones, Planes de Desarrollo Territorial, Plan Indicativo y los Planes de Acción Anuales.
El ejercicio de planeación organizacional, debe llevar implícitas dos características importantes: Debe ser eminentemente participativo y concertado, así como tener un despliegue adecuado y suficiente en todos los niveles y espacios de la institución; por tanto, la planificación de la gestión debe asumirse como una responsabilidad corporativa, tanto en su construcción como en su ejecución y evaluación”.
Que la Resolución 1360 de 15 noviembre de 2018 “Por medio de la cual se crea el Sistema Integrado de Gestión Institucional y el Comité de Gestión Institucional de la Defensoría del Pueblo” en su artículo primero define dicho sistema como el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y eficiente aumentando la calidad de los servicios”, el cual se compone, entre otros, del Sub Sistema Integrado de Planeación que desarrolla la Política de Planeación Institucional.
Que se hace necesario modificar la Política de Planeación Institucional de la Defensoría del Pueblo desarrollada mediante Resolución No. 1361 de 15 noviembre de 2018.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. Modificar la política de Planeación Institucional de la Defensoría del Pueblo, la cual se desarrolla a través del presente acto. Para la implementación de la Política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Política de Planeación Institucional: instrumento a través del cual se realiza la planeación de las acciones orientadas a fortalecer la implementación de las políticas de gestión, ejecución, seguimiento y evaluación de los procesos
Plan Estratégico: Instrumento que orienta la gestión del período constitucional del Defensor del Pueblo, fijando la visión, los principios orientadores, el énfasis de acción o línea estratégica, objetivos estratégicos y resultados esperados; constituyéndose como el principal referente para la formulación de los planes integrados de acción, los proyectos de inversión y los programas que se consideren necesarios para cumplir con la misión de la entidad.
Plan de Acción: El plan de acción institucional es una herramienta en la que se definen las actividades y metas anuales, de acuerdo con los lineamientos del plan estratégico de la entidad, estableciendo las orientaciones para los procesos de planeación, ejecución, seguimiento y evaluación de la gestión institucional. El plan de acción se estructura bajo los principios de pertinencia, eficacia y eficiencia, encaminado a que cada dependencia dirija sus acciones hacia el cumplimiento de los objetivos fijados institucionalmente y se brinde respuesta oportuna a quienes requieren los servicios de la Defensoría, generando indicadores que faciliten el seguimiento permanente de las metas establecidas.
Proyecto: Unidad operacional que vincula recursos, actividades y productos durante un período determinado y con una ubicación definida para apoyar el cumplimiento de un programa en el marco de acción establecido por la respectiva unidad de gestión.
Proyectos de Inversión Pública: Los proyectos de inversión pública contemplan actividades limitadas en el tiempo, que utiliza total o parcialmente recursos públicos, con el fin de crear, ampliar, mejorar, o recuperar la capacidad de producción o de provisión de bienes o servicios por parte del Estado). [1]
Proyectos de Cooperación Internacional: Conjunto de acciones interrelacionadas y dirigidas a lograr unos resultados mediante la transferencia de tecnologías, conocimientos, experiencias o recursos por parte de países con igual o mayor nivel de desarrollo, organismos multilaterales, organizaciones no gubernamentales y de la sociedad civil, con el fin de transformar o mejorar una situación, en un plazo limitado y con recursos presupuestados, que contribuyen al logro de las metas generales de desarrollo definidas a nivel nacional e internacional.
Alta Dirección: Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan la entidad. Para efectos del presente acto administrativo se entenderá como alta dirección a los funcionarios que ocupan los siguientes cargos: Defensor del Pueblo, Vicedefensor y Secretario General.
Sistema de Información: Herramienta tecnológica que soporta la planeación institucional y sirve de apoyo a los líderes de procesos y jefes dependencias para el seguimiento de las actividades y productos bajo su responsabilidad.
ARTÍCULO SEGUNDO. RESPONSABILIDADES. Se establecen las siguientes responsabilidades frente a la Política de Planeación Institucional:
Alta Dirección:
-Definir el Plan Estratégico y expedir el acto administrativo que lo adopta.
-Revisar los informes de avance que emite la Oficina de Planeación y tomar las decisiones que correspondan como acciones de mejora.
-Realizar el ejercicio de Rendición de Cuentas, informando el cumplimiento de metas definidas en el Plan Estratégico, el Plan de Acción y los Proyectos de Inversión durante cada vigencia.
Oficina de Planeación:
-Recomendar las acciones necesarias para el logro de los objetivos estratégicos y resultados esperados en el Plan Estratégico.
-Asesorar y apoyar al Defensor del Pueblo en el diseño, formulación y evaluación de las políticas, estrategias, planes, programas y proyectos institucionales para el efectivo cumplimiento de las funciones de la Entidad.
-Definir las metodologías necesarias para la formulación del Plan de Acción y los Proyectos Institucionales.
-Asesorar y apoyar a las dependencias en el diseño, formulación, seguimiento y evaluación de las actividades y productos a registrar en el Plan de Acción y los Proyectos Institucionales.
-Realizar un análisis de pertinencia y coherencia de los Proyectos Institucionales, las acciones y productos a registrar en el Plan de Acción formuladas por las dependencias, en relación con el Plan Estratégico y las funciones legales.
-Administrar el sistema de información y parametrizar los Planes y Proyectos.
-Brindar capacitación y soporte a los usuarios del sistema de información.
-Verificar la oportunidad de la información registrada en el sistema de información y realizar los requerimientos necesarios para la actualización de la misma.
-Realizar el seguimiento a la ejecución de los Planes y Proyectos, y elaborar informes de seguimiento con propuestas de ajustes a los mismos.
-Presentar a la Alta Dirección los informes periódicos sobre el estado de avance de los Proyectos, del Plan Estratégico y del Plan de Acción de acuerdo con la información registrada en el sistema de información que corresponda.
Líderes de Procesos del Sistema Integrado De Gestión Institucional:
-Velar por el cumplimiento de los objetivos estratégicos definidos en el Plan Estratégico.
Jefes de Dependencia:
-Divulgar el Plan Estratégico y promover su apropiación en el grupo de trabajo.
-Formular con la participación de su grupo de trabajo las acciones y productos a registrar en el Plan de Acción.
-Remitir las acciones y productos a la Oficina de Planeación para su parametrización a más tardar el 30 de noviembre de cada año.
-Velar por la oportunidad y calidad de la información registrada sobre el cumplimiento del avance de las acciones registradas en el Plan de Acción, además de contar con los respectivos soportes físicos de la misma.
-Realizar seguimiento mensual con el grupo de trabajo al avance de cumplimiento de las acciones bajo su responsabilidad en el Plan de Acción y Proyectos Institucionales, dejando memoria de reunión que la evidencie.
-Designar un operador del sistema de información, quien será el responsable de realizar los reportes mensuales del Plan de Acción y los Proyectos Institucionales.
Grupo de Sistemas:
-Garantizar que la totalidad de los usuarios del sistema de información cuenten con la conexión permanente al servidor donde se encuentre instalado.
-Garantizar la integridad de los datos registrados en el sistema de información durante los procesos de migración o actualización del software.
-Realizar el soporte técnico requerido por el servidor donde esté instalado el sistema de información.
-Realizar las copias de seguridad de la base de datos del software de conformidad con los protocolos de seguridad de la información definidos por la Oficina de Sistemas.
-Atender los requerimientos de actualización del software solicitados por la Oficina de Planeación.
Oficina de Control Interno:
-Velar por el cumplimiento de los planes generando alertas que permitan a la alta dirección tomar acciones correctivas en la gestión.
-Verificar los soportes que evidencien el nivel de cumplimiento de los planes y la información registrada en el sistema de información que corresponda.
ARTÍCULO TERCERO. REPORTES. El jefe de cada dependencia será el responsable de registrar en el sistema de información la ejecución de las actividades realizadas o en su defecto las acciones correctivas en relación con las actividades rezagadas, soportando con memorias de reunión suscrita con el jefe de dependencia y grupo de trabajo, a más tardar el quinto (5) día hábil de cada mes.
ARTÍCULO CUARTO. ALERTAS. El cumplimiento de las actividades será calificado con bandas de control definidas para las metas programadas bajo el modelo del semáforo así:
Zona verde: 80%-100%
Zona amarilla: 70%-79%
Zona roja: 0%-69%
ARTÍCULO QUINTO. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación, y deroga las disposiciones que le sean contrarias en especial la Resolución No. 1361 de 15 noviembre de 2018.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., el 9 de febrero de 2021
CARLOS CAMARGO ASSIS
Defensor Del Pueblo
1. Artículos 2.2.6.2.1 y 2.2.4.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015