RESOLUCIÓN 1361 DE 2018
(noviembre 15)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 213 de 2021>
Por medio de la cual se desarrolla la Política de Planeación Institucional
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
En ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas en los artículos 1, 8, 22 y 27 del Decreto 025 de 2014, y
CONSIDERANDO:
Que Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”, en el literal A del Artículo 4 sobre Elementos para el Sistema de Control Interno. Señaló: “Toda la entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del control interno”.... “a) Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la formulación de los planes operativos que sean necesarios;”
Que el Decreto 2145 de 1999 “Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones” en su Artículo 11 sobre la Dirección, establece “El Nivel Directivo define las políticas, objetivos y metas corporativas a alcanzar durante los períodos constitucionales y legales correspondientes, como marco de referencia para la definición de los planes indicativos y de acción”.
Que el Artículo 12 de la misma norma define la planeación así:..."concebida como una herramienta gerencial que articula y orienta las acciones de la entidad, para el logro de los objetivos institucionales en cumplimiento de su misión particular y los fines del Estado en general, es el principal referente de la gestión y marco de las actividades del control interno puesto que a través de ella se definen y articulan las estrategias, objetivos y metas.
Las herramientas mínimas de planeación adoptadas en el Estado, aplicables de manera flexible en los diferentes sectores y niveles de la administración pública, de acuerdo con la naturaleza y necesidades corporativas y en ejercicio de la autonomía administrativa se enmarcan en el Plan Nacional de Desarrollo, Plan de Inversiones, Planes de Desarrollo Territorial, Plan Indicativo y los Planes de Acción Anuales.
El ejercicio de planeación organizacional, debe llevar implícitas dos características importantes: Debe ser eminentemente participativo y concertado, así como tener un despliegue adecuado y suficiente en todos los niveles y espacios de la institución; por tanto, la planificación de la gestión debe asumirse como una responsabilidad corporativa, tanto en su construcción como en su ejecución y evaluación”.
Que la Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública” en el Artículo 74 establece que “...las entidades del Estado a más tardar el 3Í de enero de cada año, deberán publicar en su respectiva página web el Plan de Acción para el año siguiente, en el cual se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión”.
Que la RESOLUCIÓN No. 1361 de 15 noviembre de 2018 “Por medio de la cual se crea el Sistema Integrado de Gestión Institucional y el Comité de Gestión Institucional de la Defensoría del Pueblo” en su Artículo 1o. “Crea el Sistema Integrado de Gestión Institucional de la Defensoría del Pueblo, entendido como el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y eficiente aumentando la calidad de los servicios”... el cual se compone entre otros, del Sub Sistema Integrado de Planeación que desarrolla la Política de Planeación Institucional.
Que teniendo en cuenta que se aproxima el plazo establecido para la formulación de los planes para la vigencia 2019, en cumplimiento de la Ley 1474 de 2011, es necesario desarrollar la Política de Planeación Institucional.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. DEFINICIONES. <Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 213 de 2021>
Política de Planeación Institucional: La Defensoría del Pueblo hace uso de instrumentos gerenciales que articulan y orientan su gestión, en aras de cumplir con su misión constitucional de manera efectiva.
Plan Estratégico: Instrumento que orienta la gestión durante el período del Defensor del Pueblo, fijando la visión, los principios orientadores, el énfasis de acción o línea estratégica, objetivos estratégicos y resultados esperados; constituyéndose como el principal referente para la formulación de los planes integrados de acción, los proyectos de inversión y los programas que se consideren necesarios para cumplir con la misión de la entidad.
Plan de Acción: Plan Integrado de Acción Estratégica y Gestión Operativa, en el que se registra las actividades y productos que desarrollarán las dependencias durante cada vigencia, en el marco de los procesos que desarrollan, en cumplimiento de sus funciones legales y para el logro de lo establecido en el Plan Estratégico actual.
Proyecto: Unidad operacional que vincula recursos, actividades y productos durante un período determinado y con una ubicación definida para apoyar el cumplimiento de un programa en el marco de acción establecido por la respectiva unidad de gestión. Tomado de https://www.dnp.gov.co/atencion-al-ciudadano/glosario/PaginasZP.aspx
Proyectos de Inversión Pública: Un proyecto de inversión pública es un grupo de tareas que comprometen recursos (hombres, maquinas, información, etc.), actividades y productos durante un periodo determinado (días, meses, años, etc.) y en una región en particular (barrio, municipio, departamento, región, etc.) que resuelven problemas o necesidades de la población. El proyecto debe estar directamente relacionado con los objetivos de un Plan de Desarrollo (conjunto de metas y objetivos identificados como prioritarios dentro de determinada administración como factores generadores de desarrollo). Tomado de https://www.dnp.gov.co/atencion-al-ciudadano/glosario/Paginas/P.aspx
Proyectos de Cooperación Internacional: Conjunto de acciones interrelacionadas y dirigidas a lograr unos resultados para transformar o mejorar una situación, en un plazo limitado y con recursos presupuestados, que contribuyen contribuir al logro de las metas generales de desarrollo definidas a nivel nacional e internacional.
Alta Dirección: Defensor del Pueblo, Vicedefensor y Secretario General.
Sistema de Información Strategos: herramienta tecnológica que soporta la planeación institucional y sirve de apoyo a los líderes de procesos y jefes dependencias para el seguimiento de las actividades y productos bajo su responsabilidad.
ARTÍCULO SEGUNDO. RESPONSABILIDADES. <Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 213 de 2021> se establecen las siguientes responsabilidades frente a la Política de Planeación Institucional:
Alta Dirección:
-Definir el Plan Estratégico y expedir el acto administrativo que lo adopta.
-Revisar los informes de avance que emite la Oficina de Planeación y tomar las decisiones que correspondan como acciones de mejora.
-Realizar el ejercicio de Rendición de Cuentas informando el cumplimiento de metas definidas en el Plan Estratégico, el Plan de Acción y los Proyectos de Inversión durante cada vigencia.
Oficina de Planeación:
-Recomendar las acciones necesarias para el logro de los objetivos estratégicos y resultados esperados en el Plan Estratégico.
-Asesorar y apoyar al Defensor del Pueblo en el diseño, formulación, seguimiento y evaluación de las políticas, estrategias, planes, programas y proyectos institucionales para el efectivo cumplimiento de las funciones de la Entidad.
-Definir las metodologías necesarias para la formulación del Plan de Acción y los Proyectos Institucionales.
-Asesorar y apoyar a las dependencias en el diseño, formulación, seguimiento y evaluación de las actividades y productos a registrar en el Plan de Acción y los Proyectos Institucionales.
-Realizar un análisis de pertinencia y coherencia de los Proyectos Institucionales, las acciones y productos a registrar en el Plan de Acción formuladas por las dependencias, en relación con el Plan Estratégico y las funciones legales.
-Administrar el sistema de información Strategos y parametrizar los Planes y Proyectos.
-Brindar capacitación y soporte a los usuarios de Strategos.
-Verificar la oportunidad de la información registrada en el sistema de información Strategos y realizar los requerimientos necesarios para la actualización de la misma.
-Realizar el seguimiento a la ejecución de los Planes y Proyectos, y elaborar informes de seguimiento con propuestas de ajustes a los mismos.
-Presentar a la Alta Dirección los informes periódicos sobre el estado de avance de los Proyectos, del Plan Estratégico y del Plan de Acción de acuerdo con la información registrada en Strategos.
Líderes de Procesos:
-Velar por el cumplimiento de los objetivos estratégicos definidos en el Plan Estratégico.
Jefes de Dependencia:
-Divulgar el Plan Estratégico y promover su apropiación en el grupo de trabajo.
-Formular con la participación de su grupo de trabajo las acciones y productos a registrar en el Plan de Acción.
-Remitir las acciones y productos a la Oficina de Planeación para su parametrización a más tardar el 30 de noviembre de cada año.
-Velar por la oportunidad y calidad de la información registrada sobre el cumplimiento del avance de las acciones registradas en el Plan de Acción, además de contar con los respectivos soportes físicos de la misma.
-Realizar seguimiento mensual con el grupo de trabajo al avance de cumplimiento de las acciones bajo su responsabilidad en el Plan de Acción y Proyectos Institucionales, dejando memoria de reunión que la evidencie.
-Designar un operador del sistema de información Strategos, quien será el responsable de realizar los reportes mensuales del Plan de Acción y los Proyectos Institucionales.
Oficina de Sistemas:
-Garantizar que la totalidad de los usuarios del sistema de información Strategos cuenten con la conexión permanente al servidor donde se encuentre instalado.
-Garantizar la integridad de los datos registrados en el sistema de información durante los procesos de migración o actualización del software.
-Realizar el soporte técnico requerido por el servidor donde esté instalado el sistema de información Strategos.
-Realizar las copias de seguridad de la base de datos del software de conformidad con los protocolos de seguridad de la información definidos por la Oficina de Sistemas.
-Atender los requerimientos de actualización del software solicitados por la Oficina de Planeación.
Oficina de Control Interno:
-Velar por el cumplimiento de los planes generando alertas que permitan a la alta dirección tomar acciones correctivas en la gestión.
-Verificar los soportes que evidencia en nivel de cumplimiento de los planes y la información registrada.
ARTÍCULO TERCERO. REPORTES. <Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 213 de 2021> Registrar en el sistema de información STRATEGOS la ejecución de las actividades realizadas o en su defecto las acciones correctivas en relación con las actividades rezagadas, soportando con memorias de reunión suscrita con el jefe de dependencia y grupo de trabajo, a más tardar el quinto (5) día hábil de cada mes.
ARTÍCULO CUARTO. ALERTAS. <Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 213 de 2021> El cumplimiento de las actividades será calificado con bandas de control definidas para las metas programadas bajo el modelo del semáforo así:
Zona verde: 80%-100%
Zona amarilla: 70%-79%
Zona roja: 60%-69%
ARTÍCULO QUINTO. VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 213 de 2021> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación, y deroga las disposiciones que le sean contrarias en especial la Resolución 1692 de 28 de noviembre de 2013.
ARTÍCULO TRANSITORIO. <Resolución derogada por el artículo 5 de la Resolución 213 de 2021> En relación con la responsabilidad de los jefes de dependencia exclusivamente para el año 2018: Remitir las acciones y productos a la Oficina de Planeación para su parametrización a más tardar el 15 de diciembre.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., el 15 de noviembre de 2018
CARLOS ALFONSO NEGRET MOSQUERA
Defensor Del Pueblo
