RESOLUCIÓN 998 DE 2005
(diciembre 28)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 602 de 2013>
Por la cual se Reglamenta el Sistema de Control Interna en la Defensorio del Pueblo de conformidad con la legislación vigente y se asignan responsabilidades
EL SECRETARIO GENERAL CON ASIGNACIÓN DE FUNCIONES DEL DEFENSOR DEL PUEBLO SEGÚN RESOLUCIÓN 975 DE 2005,
En ejercicio de sus facultades legales y constitucionales en especial las contenidas en los artículos 9o y 20 de la Ley 24 de 1992, y los artículos 6o y 11 de la Ley 87 de 1993.
CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política en sus artículos 209 y 269 obligan a las Entidades Públicas en todos sus órdenes a diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno consultando los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Que el artículo sexto de la ley 87 de 1993 designa al Representante legal de cada entidad, como el responsable del Sistema de Control interno de la misma y el artículo octava ibidem, determina que el Representante Legal velará por el establecimiento formal de un Sistema de Evaluación y Control de Gestión, acorde a las necesidades propias de la Institución.
Que no obstante existir normatividad sobre el Sistema de Control Interno en la Defensorio del Pueblo, se hace necesario ajustar algunos de los elementos del Sistema, a los mandatos contenidos en la Ley 87 de 1993, los Decretos Reglamentarios 2145 de 1999, 2539 de 2000, y Decreto 1599 de 2005 y su Anexo - Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI1000:2005-
Que el Código Disciplinario Único (Ley 734 de 2002), en su artículo 34 numeral 31 establece entre los deberes de todo servidor público: “Adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna de que trata la ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen".
RESUELVE
CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO PRIMERO. DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 602 de 2013> Se entiende por Control Inferno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
El ejercicio del Control Interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficacia, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de los costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad de mando.(1)
ARTÍCULO SEGUNDO. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 602 de 2013> El Sistema de Control Interno adoptado en la presente Resolución se orienta al logro de los siguientes objetivos fundamentales(2):
a) Proteger los recursos de la Institución, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten;
b) Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la Misión Institucional;
c) Velar porque todas las actividades y recursos de la Entidad estén dirigidos al cumplimiento de (os objetivos de la entidad;
d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional;
e) Asegurar (a oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros;
f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la Entidad y que puedan afectar el logro de sus objetivos;
g) Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación, y
h) Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.
PARÁGRAFO: Así mismo, El Sistema de Control Interno se constituye en una herramienta de gestión que permite establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la Entidad Pública y se orienta al logro de los siguientes objetivos específicos(3):
A. Objetivos de Control de Cumplimiento.
1. Establecer las acciones que permitan a la Entidad garantizar el cumplimiento de las funciones a su cargo, con base en el marco legal que le es aplicable.
2. Determinar el marco legal que le es aplicable a la Entidad, con base en el principio de autorregulación.
3. Diseñar los procedimientos de verificación y evaluación que garanticen el cumplimiento del marco legal aplicable.
B, Objetivos de Control Estratégico.
1. Crear conciencia en todos los Servidores Públicos sobre la importancia del control, mediante la generación y mantenimiento de un entorno favorable que permita Ja aplicación de los principios del Modelo Estándar de Control Interno,
2. Establecer los procedimientos que permitan el diseño y desarrollo organizacional de la Entidad de acuerdo con su naturaleza, características y propósitos que le son inherentes.
3. Diseñar los procedimientos necesarios, que permitan a la Entidad Pública cumplir la misión para la cual fue creada y proteger los recursos que se encuentren bajo su custodia, buscando administrar en forma diligente los posibles riesgos que se puedan generar.
C. Objetivos de Control de Ejecución.
1. Determinar los procedimientos de prevención, detección y corrección que permitan mantener las funciones, operaciones y actividades institucionales en armonía con los principios de eficacia, eficiencia y economía.
2. Velar porque todas las actividades y recursos de la Entidad estén dirigidos hacia el cumplimiento de su misión.
3. Establecer los procedimientos, que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la Misión y la Rendición de Cuentas a la Comunidad.
4. Diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa a fin de dar a conocer la información que genera la Entidad Pública de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente.
D. Objetivos de Control de Evaluación.
1. Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la Entidad por parte de los diferentes niveles de autoridad, permitiendo acciones oportunas de corrección y de mejoramiento.
2. Establecer los procedimientos de verificación y evaluación permanentes del Control Interno.
3. Garantizar la existencia de la función de Evaluación independiente de las Oficinas de Control Interno, Auditorías Internas o quien haga sus veces sobre la Entidad Pública, como mecanismo de verificación a la efectividad del Control Interno.
4. Propiciar el mejoramiento continuo del Control y de la Gestión de la Entidad, así como de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interés.
5. Establecer los procedimientos que permiten integrar las observaciones de los Órganos de Control Fiscal, a los planes de mejoramiento establecidos por la entidad.
E. Objetivos de Control de Información.
1. Establecer los procedimientos necesarios para garantizar la generación -de información veraz y oportuna.
2. Establecer los procedimientos que permitan la generación de la información que por mandato legal, le corresponde suministrar a la Entidad a los Órganos de Control Externo.
3. Garantizar la publicidad de la información que se genere al interior de la Entidad.
4. Garantizar el suministro de información veraz y oportuna para el proceso de Rendición de Cuentas Públicas.
ARTÍCULO TERCERO. POLÍTICAS OBJETIVOS Y METAS. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 602 de 2013> Los Directivos de la Defensorio del Puebla, determinarán en sus Dependencias las políticas, Objetivos y Metas a alcanzar durante los períodos Constitucionales y Legales correspondientes. Las anteriores serán el marco de Referencia para la definición de los Planes de acción de cada Dependencia de la entidad, los cuales deberán estar acordes con las políticas establecidas por el Defensor del Pueblo.
En materia de Control Interno se seguirán las siguientes políticas:
1. El Control Interno se debe enmarcar siempre dentro del respeto del ser humano.
2. El Control debe ser el elemento intrínseco del proceso de Planeación y Gestión Institucional, por lo tanto, debe estar inmerso en toda actividad desarrollada por cada Servidor Público de la Entidad,
3. El autocontrol debe ser inherente a cada funcionario, para que contribuya a elevar la responsabilidad y el compromiso institucional.
4. La función de control y evaluación es responsabilidad del nivel Directivo, quien debe liderar el autocontrol en cada una de las Dependencias a cargo.
5. El Control Interno aplicado por cada uno de los Directivos debe conducir a la eficiencia, a aumentar la productividad, a la simplificación y racionalización de trámites y procesos administrativos.
6. El control interno debe ser una herramienta gerencial que permita producir una información oportuna, precisa y útil, para que el Defensor del Pueblo y sus Directivos puedan tomar decisiones de carácter preventivo, ejecutivo y consecutivo.
ARTÍCULO CUARTO. COBERTURA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 602 de 2013> El Control Interno se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación al personal.
MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS.
ARTÍCULO QUINTO. MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 602 de 2013> El Sistema de Control Interno de la Defensorio del Pueblo dispondrá de un conjunto de manuales que en forma ordenada y sistemática, informen y señalen las funciones y los procedimientos específicos para cada uno de los Macroprocesos.
El diseño, elaboración y actualización será responsabilidad de cada una de las dependencias y áreas funcionales con la asesoría de la Oficina de Planeación.
ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO SEXTO. RESPONSABLES DEL CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 602 de 2013> Son responsables del Control Interno:
El Defensor del Pueblo, los Directivos y demás jefes de las dependencias, el Comité de Coordinación de Control Interno, la Oficina de Control Interno y los Funcionarios de la Defensorio
ARTÍCULO SÉPTIMO. EL DEFENSOR DEL PUEBLO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 602 de 2013> Su rol es de tipo estratégico y es responsable de(4):
1. Establecer, desarrollar y mantener el Sistema de Control Interno;
2. Definir para su implementación, las Políticas, métodos y procedimientos de acuerdo con las leyes, normas y características aplicables;
3. Aprobar las normas, los métodos y los procedimientos para su mejoramiento;
4. Conformar el Comité de Coordinación de Control Inferno;
5. Dirigir y administrar el personal conforme al sistema de méritos y sanciones establecido en la Defensorio;
6. Establecer programas de inducción, capacitación y actualización de Directivos y demás personal de la entidad;
7. Adoptar normas para la protección y utilización racional de los recursos;
8. Adoptar el Modelo Estándar de Control Interno y la estructura establecida en el Decreto 1599 de 2005 (MECI 1000:2005).
ARTÍCULO OCTAVO. LOS DIRECTIVOS Y DEMÁS JEFES DE DEPENDENCIAS. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 602 de 2013> En cada Dependencia de la Entidad el Jefe de la misma será responsable por el Control Inferno ante su jefe inmediato, de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en la Defensorio del Pueblo, por tanto les corresponde:
1. Implementar el Control Interno al interior de cada una de sus dependencias, a través de:
a. El Establecimiento de objetivos y metas, tanto generales como específicas, y la formulación de los planes de acción que sean necesarios;
b. Adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes;
c. Delimitar en forma precisa la autoridad y los niveles de responsabilidad;
2. Identificar, diseñar, estandarizar, actualizar, simplificar y aplicar permanente los procesos propios de su dependencia, bajo criterios de calidad, eficiencia y eficacia, considerando la normatividad vigente;
3. Implementar herramientas para la Administración de los riesgos;
4.Implementar controles, aplicar métodos y procedimientos de autocontrol, mecanismos de verificación y evaluación de su gestión;
5. Autoevaluar;
6. Adoptar las recomendaciones generadas y la puesta en marcho de los Planes de Mejoramiento;
7. Implementar los mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de la entidad.
ARTÍCULO NOVENO. EL COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 602 de 2013> Actuará bajo la directriz del Defensor del Pueblo, como órgano de coordinación será responsable de:
1. Expedir las políticas, métodos y procedimientos de carácter específico necesarios para el desarrollo y la implementación del Sistema de Control Interno;
2. Evaluar continuamente la efectividad del Sistema de Control Interno y su capacidad de apoyar el cumplimiento de objetivos institucionales;
3. Coordinar y asesor el diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control interno Institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características de cada dependencia de la Defensorio del Pueblo;
4. Verificar la atención a las recomendaciones generadas por la Oficina de Control Interno;
5. Definir, aprobar y hacer seguimiento al cumplimiento del Plan de Mejoramiento Institucional;
6. Aprobar las políticas de Administración del Riesgo conforme a los resultados obtenidos en el Análisis de Riesgos;
7. Autorizar las modificaciones al mapa de riesgos y a la metodología implementada para la administración del riesgo;
8. Coordinar la Autoevaluación del Sistema de Control Interno;
9. Aprobar el plan de Auditoría Interna,
ARTÍCULO DÉCIMO. EL JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 602 de 2013> Es responsable de:
1, Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de control interno en su conjunto y proponer al Defensor del Pueblo las recomendaciones para mejorar el sistema de control interno, el cubrimiento de la evaluación dependerá de la valoración de los riesgos;
2. Verificar que el sistema de control interno esté formalmente establecido dentro de la Institución y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando;
3. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función;
4, Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad;
5. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajuste necesarios;
6. Informar las deficiencias, generar las recomendaciones correspondientes y servir de apoyo al Defensor del Pueblo, al nivel directivo y al comité de Coordinación del Control Interno en la toma de decisiones y definición de políticas necesarias al mejoramiento del Control Interno;
7. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios;
8. Fomentar en toda la Defensorio la formación de una cultura de valores y de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional;
9. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal diseñe la entidad correspondiente;
10. Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento;
11. Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas;
12. Las demás que le asigne el Defensor del Pueblo, de acuerdo con el carácter de sus funciones;
13. Hacer evaluación independiente del Sistema de Control Interno en su conjunto;
14. Desarrollar la función de Auditoría Interna;
15. Informar la gestión y los resultados de la entidad;
16. Realizar el seguimiento a los Planes de Mejoramiento;
17. Velar porque los hallazgos detectados por el Órgano de Control Fiscal, sean incorporados en las acciones de corrección que adopte la administración mediante el Plan de Mejoramiento y realizar el seguimiento en tiempo real al cumplimiento de las acciones correctivas incorporadas al Pian, con el fin de informar al Defensor del Pueblo las desviaciones o incumplimientos presentados;
18. Asesorar a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de correctivos;
19. Verificar que estén claramente definidos los niveles de autoridad y responsabilidad y que todas las acciones desarrolladas por la entidad se enmarquen dentro de este contexto;
20. Presentar a consideración del Defensor del Pueblo las propuestas de modificación de normas sobre control Interno vigentes;
21. Acompañar, asesorar y orientar el proceso de implementación de la Administración del Riesgo en la Entidad.
PARÁGRAFO PRIMERO. El Jefe de Control Interno o quien haga sus veces, no podrá ejercer el control previo ni participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones.(5)
PARÁGRAFO SEGUNDO. Corresponde a la mencionada Oficina presentar antes del 30 de enero de cada año el informe ejecutivo anual del Sistema de Control Interno al Representante legal de la entidad, quien a su vez lo remitirá al Consejo Asesor en esta materia en los términos del literal c del artículo 5o del presente Decreto 2145 de 1999.
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. LOS FUNCIONARIOS DE LA DEFENSORÍA. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 602 de 2013> Cada uno de los Servidores Públicos de la Defensorio como ejes del Sistema de Control interno y considerando que su responsabilidad es de tipo administrativo y operativo, tendrán la obligación de:
1. Desarrollar eficientemente la operatividad de los procesos, actividades y tareas a su cargo;
2. Supervisar y evaluar permanentemente los controles integrados a los procesos y tareas a su cargo, atendiendo los conceptos de autocontrol y autoevaluación.
COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO DÉCIMO SECUNDO. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 602 de 2013> El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, estará integrado por:
a) El Defensor del Pueblo o su delegado,
b) El Secretario General,
c) El Director Nacional de Defensorio Pública,
d) El Director Nacional de Recursos y Acciones Judiciales,
e) El Subdirector Financiero,
f) El Defensor Regional de Bogotá,
g) El Jefe de la Oficina de Control Interno,
h) El Jefe de la Oficina de Planeación,
i) El Jefe de la Oficina Jurídica,
PARÁGRAFO. El Jefe de la Oficina de Control Interno actuara en el Comité con voz pero sin voto,
ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. REUNIONES. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 602 de 2013. Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 433 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno se reunirá bimestralmente de manera ordinaria y será convocado por el Defensor del Pueblo a través de comunicación escrita firmada por el secretario técnico del Comité. El Comité se reunirá de manera extraordinaria cuando así lo disponga el Defensor del Pueblo o quien haga sus veces o por decisión tomada por la mayoría simple de sus miembros, previa comunicación con un (1) día de anticipación. El Comité será presidido por el Defensor del Pueblo y en su defecto por el Secretario General de la Entidad.
A las reuniones del Comité podrán ser invitados los directivos o funcionarios que se consideren necesarios para el análisis de los temas pertinentes y con relación a las gestiones respectivas.
El (la) Jefe de la Oficina de Control Interno cumplirá las funciones de Secretario (a) Técnico(a) del Comité de Coordinación de Control Interno.
El quórum para deliberar y tomar decisiones se conformará con la mayoría simple de los miembros habilitados para tomar decisiones. De cada reunión se levantará un acta y se hará lectura para aprobación de su contenido en la siguiente reunión del Comité.
PARÁGRAFO. Las inasistencias a las reuniones del Comité de Coordinación de Control Interno deberán ser justificada por escrito, ante el (la) Secretario(a) Técnico (a) dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la misma.
ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. FUNCIONES DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 602 de 2013> Serán funciones del Comité:
1. Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento del Sistema de Control Interno de conformidad con las normas vigentes y las características propias de la Defensorio del Pueblo;
2. Evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos de la entidad dentro de los planes y políticas propuestos y recomendar los correctivos necesarios constatando que el control esté asociado a todas las actividades de la Defensorio y que se apliquen los mecanismos de participación ciudadana;
3. Asesorar al Defensor del Pueblo en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos;
4. Evaluar el cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias de la entidad;
5. Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias de la entidad;
6. Coordinar con las demás dependencias de la Defensorio el cumplimiento de sus funciones y actividades, así mismo, verificar la permanente adecuación a las necesidades;
7. Velar porque todas las dependencias ejerzan sus funciones de conformidad con los manuales de procedimiento;
8. Expedir su reglamento interno;
9. Las demás que siendo concordantes con su naturaleza, le sean asignadas por el Defensor del Pueblo,
ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. SUBCOMITÉS. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 602 de 2013> El Defensor del Pueblo podrá integrar Subcomités Centrales o Regionales de Coordinación del Sistema de Control Interno, los cuales tendrán su propio reglamento y funciones, así como los objetivos similares a los señalados para el Comité de Coordinación del Sistema de Control interno. Integrarán las Subcomités el respectivo Director Nacional, Defensor Delegado o Defensor Regional, según sea el caso, quien lo presidirá. El Subcomité se integrará, teniendo en cuenta la estructura de la entidad, de la dependencia, así como de las funciones del respectivo Subcomité.
ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición, deroga la Resolución 281 de 1999 y el artículo primero de la Resolución 475 del 14 de mayo de 1.998 y demás normas que le sean contrarias.
Dada en Bogotá, D. C. el 28 de diciembre de 2005
COMUNIQUESE V CÚMPLASE
DARÍO MEJÍA VILLEGAS
Secretario General
con asignación de funciones del Defensor del Pueblo
según resolución 975 de 2005
3. Anexo: Modelo Estándar de control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, Decreto 1599 de 2005
4. Capítulo 3 - Modelo de Control Interno para Entidades del Estado.