RESOLUCIÓN 823 DE 2001
(noviembre 13)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 992 de 2015>
Por la cual se fija una nueva reglamentación para el funcionamiento del Comité de Contratación y Gasto y se derogan unas disposiciones
El DEFENSOR DEL PUEBLO
en ejercicio de las funciones y facultades consignadas en la Ley 80 de 1992<SIC>,Ley 24 de 1992 y en la Ley 80 de 1993 y,
CONSIDERANDO.
Que mediante memorando No. D.D.P. 10-06-00 del Defensor del Pueblo, se solicitó a Secretaria General, Subdirección de Servicios Administrativos, Subdirección Financiera, Oficina de Planeación, Veeduría y Control Interno, no suscribir a nivel nacional ni regional ningún contrato, tampoco impartir orden de compra o adquisición de servicios, o en general, realizar acto que implique erogación alguna, sin que sea aprobado o que corresponda a autorizaciones del “Comité de Contratación y Gasto”, que deberá integrarse por los jefes de dependencia a los que se dirige el memorando y por otros funcionarios competentes.
Que como consecuencia de lo anterior se expidió la Resolución No. 1051 del 3 de noviembre de mediante la cual se ordenó la creación del Comité de Contratación y Gasto de la Defensoría del Pueblo, comité que ha venido sesionando desde su creación hasta la fecha.
Que para un mayor aprovechamiento de los recursos asignados a la entidad en el Presupuesto General de la Nación, se hace necesario racionalizar el gasto así como establecer procedimientos de contratación y gasto óptimos que garanticen la claridad, transparencia, objetividad y legalidad de los procesos.
Que resulta necesario ajustar la integración, reglamentación y existencia de los diferentes comités temáticos que actualmente existen en la entidad, dentro de ellos el Comité de Contratación y Gasto y el Comité de Bajas de Activos, propendiendo por la aplicación de los principios de racionalidad, eficiencia, eficacia y economía.
En consecuencia,
RESUELVE.
COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y GASTO.
ARTÍCULO 1o. COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y GASTO. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 992 de 2015> Créase el Comité de Contratación y Gasto de la Defensoría del Pueblo, cuya función principal es asesorar al Defensor del Pueblo y al Secretario General, como ordenadores del gasto, en la adopción de las decisiones relacionadas con la celebración de convenios y adjudicación de contratos, vigilando que se observen los principios de la transparencia, objetividad, oportunidad, legalidad y racionalidad del gasto en la entidad.
Como ente asesor hace recomendaciones, revisa estudios, revisa trámites y procedimientos adelantados y emite conceptos efecto obligatorio.
ARTÍCULO 2o. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DA CONTRATACIÓN Y GASTO. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 992 de 2015. Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 42 de 2005. El nuevo texto es el siguiente:> Conformación del comité de contratación y gasto, el cual estará integrado por los siguientes servidores:
a) El Secretario General, quien lo presidirá.
b) El Subdirector de Servicios Administrativos
c) El Subdirector Financiero
d) El Jefe de la Oficina Jurídica
e) El Jefe de la Oficina de Planeación, quien actuará como secretario.
PARÁGRAFO 1o. El jefe de la Oficina de Control Interno actuará con voz, pero sin voto.
PARÁGRAFO 2o. Él. Jefe de la Oficina de Control Interno será invitado a los Comités de Contratación y Gasto y asistirá personalmente al mismo. Cuando no sea posible la presencia del Jefe de Control Interno éste designará un delegado de la oficina a su cargo para que lo represente en la sesión respectiva.
PARÁGRAFO 3o. El Jefe de la Oficina de Sistemas hará parte del Comité de Contratación y Gasto, cuando el objeto de la respectiva contratación sea la compra de equipo de sistemas y/o programas o la adquisición de servicios informáticos o servicios de apoyo o mantenimiento de equipos y/o programas.
ARTÍCULO 3o. FUNCIONES DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 992 de 2015> Son funciones Comité de Contratación y Gasto las siguientes:
a) Analizar estudios previos de conveniencia y oportunidad en materia de contratación.
b) Recomendar la adopción del plan general de compras, la distribución de las partidas asignadas en el presupuesto de ingresos y gastos y el plan anual de caja, estableciendo la programación y planeación para la adquisición de bienes y servicios, de acuerdo las necesidades y el orden de prioridades de la entidad.
c) Recomendar la propuesta favorable a seleccionar al Ordenador del Gasto cuando se someta a consideración del Comité las posibles contrataciones a celebrar.
d) Emitir concepto previo acerca de la viabilidad de suscribir contratos o convenios de apoyo mutuo o cooperación con entidades públicas o privadas, nacionales o de carácter internacional.
e) Asesorar al Ordenador del Gasto en el análisis de los estudios técnicos, económicos y jurídicos efectuados para evaluar las ofertas presentadas en desarrollo de contrataciones directas, cualquiera que sea su cuantía, en licitaciones o concursos públicos y hacer recomendaciones sobre la propuesta o propuestas más favorables para la entidad.
f) Intervenir en los procesos de licitación o concursos públicos convocados por la entidad en las condiciones señaladas en el Capítulo Segundo de la presente resolución.
g) Asesorar al Secretario General en las medidas que deben adoptarse para el cumplimiento del apoyo logístico que deba darse a las actividades misionales, cuando ello implique erogación o gasto, tendiente al cumplimiento de la misión legal y constitucional.
h) Emitir recomendaciones en tomo a los procesos y procedimientos precontractuales, contractuales y post contractuales de la entidad.
i) Aprobar el manual de procedimientos de contratación de la entidad y sus modificaciones.
j) Servir de cuerpo consultivo para fijar las políticas en materia de informática y tecnología de la Defensoría del Pueblo.
k) Asesorar a la administración en lo relativo al Plan General de Informática de la Defensoría del Pueblo, teniendo en cuenta la misión, las políticas y el Plan Estratégico de la Entidad.
l) Considerar y recomendar el desarrollo de planes presupuéstales para recursos informáticos.
m) Recomendar pautas para el buen uso y manejo de todos los recursos informáticos de la entidad.
n) Las demás que le asigne el Defensor del Pueblo.
o) <Literal adicionado por el artículo 1 de la Resolución 866 de 2002. El nuevo texto es el siguiente:> Previa revisión individual del estado de los elementos y concepto del almacenista refrendado por el Subdirector de Servicios Administrativos, mediante la suscripción de un acta, recomendar al Secretario General de la entidad el retiro definitivo de bienes y registros del patrimonio de la Defensoría del Pueblo, cuando por alguna de las causas establecidas deban darse de baja, de conformidad con el capítulo cuarto de la resolución No. 1746 del 23 de septiembre de 1.997.
PARÁGRAFO. El Comité de Contratación y Gasto no conocerá de temas relacionados con la cancelación de servicios públicos, telefonía celular y facturación de servicios de comunicaciones, cuyo control estará a cargo de la Subdirección de Servicios Administrativos.
ARTÍCULO 4o. REUNIONÉS. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 992 de 2015> EI Comité de contratación y Gasto se reunirá ordinariamente una vez a la semana para emitir concepto sobre los contratos, órdenes, convenios y asuntos informáticos que se presenten a su consideración, y se reunirá extraordinariamente cada vez que resulte necesario y cuando lo cite el Secretario General.
ARTÍCULO 5o. QUÓRUM. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 992 de 2015> El Comité sesionará válidamente con la mayoría simple de los integrantes y las decisiones se adoptarán con el voto favorable de la mitad más uno de los asistentes;
PARÁGRAFO: Podrán asistir como invitados para suministrar información e ilustrar a sus miembros en casos específicos, las siguientes personas con voz pero sin voto:
a) Los funcionarios o asesores que hayan elaborado o colaborado en los estudios técnicos, económicos o jurídicos.
b) Cualquier otra persona que a juicio del comité pueda aportar datos requeridos para aclarar una situación y que deban ser tenidas en cuenta para formular sus recomendaciones.
ARTÍCULO 6o. SUBCOMITÉS. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 992 de 2015> En los procesos de contratación que no superen los montos establecidos en el artículo 39 de la Ley 80 de 1993 (sin formalidades plenas), y siempre que no se trate de gastos considerados dentro de la caja menor, quedan facultados tanto el Subdirector de Servicios Administrativos en el nivel central, y el respectivo Defensor Regional o Profesional encargado de la seccional en el ámbito regional, para formular invitación para que posibles oferentes presenten propuestas a la Defensoría del Pueblo en relación con el servicio o bien que se pretende adquirir.
En estos casos, teniendo en cuenta que la orden o gasto respectivo debe ser aprobada por el Comité de Contratación y Gasto, se autoriza al presidente del comité de contratación y gastos para integrar subcomités, con la finalidad de estudiar y recomendar las propuestas respectivas, los cuales deberán Integrarse con un mínimo de tres miembros, en cuyo caso no será necesaria la presencia de 5 funcionarios diferentes a dependencias de la Secretaria General y Control Interno.
ARTÍCULO 7o. ELABORACIÓN DE ACTAS. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 992 de 2015> De las decisiones del Comité se dejará constancia escrita en h actas que suscribirán el Presidente (Secretario General) y el Secretario (Jefe de la Oficina de Planeación), las cuales se organizarán consecutivamente para cada año y deberán contener la fecha y el lugar de reunión, la hora de iniciación y terminación, el nombre de los asistentes y sus cargos, así como una relación de los asuntos tratados, de las decisiones tomadas, con sus respectivas motivaciones, de los salvamentos de voto y de las constancias presentadas.
DE LA LICITACIÓN Y CONCURSOS PÚBLICOS.
ARTÍCULO 8o. LICITACIÓN Y CONCURSOS PÚBLICOS. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 992 de 2015> Cuando la selección del Contratista deba hacerse mediante Licitación o concurso público, se observarán los principios de acción contenidos en este I capitulo. La coordinación de todo el proceso licitatorio se encontrará en cabeza de la Secretaría General, con el apoyo inmediato de la Subdirección "de Servicios Administrativos y la Oficina Jurídica, y de las demás áreas de la entidad, dependiendo del objeto a contratar, y, con observancia de las normas contenidas en la Ley 80 de 1993, sus Decretos reglamentarios y las normas internas de la institución.
El Comité de Contratación y Gasto apoyará durante todo el proceso contractual al Secretario General en la toma de la decisión final para la adjudicación del respectivo contrato.
ARTÍCULO 8o. REGLAS PARTICULARES. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 992 de 2015> Se seguirán las siguientes reglas particulares para las licitaciones o concursos públicos:
a} Se elaborará un cronograma de la licitación a cargo de la Subdirección de Servidos Administrativos y la Oficina Jurídica con el concurso de otras dependencias de la entidad.
b) La Oficina de Planeación elaborará los estudios sobre la conveniencia y oportunidad del contrato y su educación a los planes de inversión, de adquisición o compras, presupuesto y, Ley de Apropiaciones Para este propósito, podrá solicitar el concurso de otros servidores del organismo. Estos estudios serán remitidos con copia a la Oficina Jurídica, con suficiente antelación a (a fecha probable prevista para la apertura de la Licitación o Concurso.
c) Simultáneamente con la elaboración de los estudios referidos en el literal anterior, la Subdirección de Servicios Administrativos informará a las entidades competentes y solicitará las autorizaciones que fueren necesarias según la naturaleza del contrato pretendido, las cuales serán remitidas con copia a la Oficina Jurídica para que se integre el expediente respectivo.
d) Se elaborarán los pliegos de condiciones o términos de referencia por parte de la Oficina Jurídica con el concurso de las demás dependencias de la entidad cuya intervención se considere necesaria para el buen suceso del proceso licitatorio o concursal,
e) El Secretario General ordenará la apertura de la licitación o concurso público, previa elaboración de la Resolución de apertura por parte de la Oficina Jurídica, la cual debe adjuntar todos los documentos que sirvan de fundamento de la misma.
f) La Oficina Jurídica dispondrá la apertura y custodia del expediente contentivo de la actuación referente a la licitación o concurso públicos.
g) La Subdirección de Servicios Administrativos ordenará la publicación oportuna de los avisos referidos en el literal anterior y remitirá las constancias respectivas a la Oficina Jurídica.
h) En la fecha y hora señaladas para la apertura, en acto público, el Secretario General o su delegado declarará abierta la licitación o concurso. Por su parte el Subdirector de Servicios Administrativos cerrará y sellará la urna en la cual se depositarán las ofertas cuyas llaves se mantendrán en su custodia hasta el día y hora previstos para el cierre.
i) Se procederá a la venta de los pliegos de la licitación o términos de referencia a todos los interesados hasta la fecha que disponga tos respectivos pliegos de condiciones o términos de referencia.
j) De la apertura se dejará constancia en acta que será suscrita por el Secretario General o su delegado, el Subdirector de Servicios Administrativos y el Jefe de la Oficina Jurídica y demás personas que asistan al acto, a ésta es su voluntad.
k) En caso tal que se lleve a cabo audiencia pública de aclaración de los pliegos, de conformidad con lo prescrito en la ley, se dejará constancia en la respectiva acta, que será firmada en todo caso y como mínimo por el Secretario General, el Subdirector de Servicios Administrativos y el Jefe de la Oficina Jurídica. Sí ésta audiencia aclaratoria conlleva modificación a los pliegos de condiciones, se comunicará a todos los interesados por los medios exigidos por la ley y aquellos plasmados en los pliegos de condiciones o términos de referencia.
l) Se designará por parte del Secretario General un Comité de Evaluación que asignará tos puntajes pertinentes a las propuestas presentadas en el proceso licitatorio.
m)En la fecha y hora señaladas para el-cierre, en acto público, el Secretario General o su delegado declarará cerrada la Licitación o concurso, abrirá la urna depositaria de las ofertas, dará lectura sumaría a las recibidas y dejará constancia por lo menos de lo siguiente: nombre del proponente, valor de la propuesta principal y de las alternativas si las hubiere, referencia de la garantía de la seriedad de la oferta, número de folios que contienen la propuesta, y mención de la entrega del comprobante de consignación del valor de pliego de condiciones. De lo acontecido en el acto de cierre se dejará constancia en acta que suscribirán el Secretario General o su delegado, el Subdirector de Servicios Administrativos, el Jefe de la Oficina Jurídica y los asistentes que participen en el evento, si ésta es su voluntad.
n) La Oficina Jurídica atenderá todas las comunicaciones a los participantes y las notificaciones que en el curso del proceso (licitatorio o del concurso surjan en desarrollo del mandato legal contenido en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993.
o) Del resultado de la evaluación efectuada por el Comité designado para los efectos se dará traslado a los oferentes durante el término legal pertinente. Si resulta pertinente se harán las aclaraciones o correcciones pertinentes y en todo caso se dará oportuna y clara respuesta a las observaciones.
p) De ser pertinente y no encontrando irregularidad alguna dentro del proceso, la evaluación de las propuestas y recomendaciones del Comité Evaluador se trasladarán al Comité de Contratación y Gasto, órgano que recomendará o no al Secretario General la adjudicación del proceso licitatorio en cabeza de uno o varios oferentes de acuerdo a las reglas contenidas en los pliegos o términos de condiciones.
q) Por último el Secretario General adjudicará o declarará desierta el proceso licitatorio o concurso público, mediante los mecanismo contemplados en la ley.
PARÁGRAFO. Sin perjuicio de las reglas contenidas en el presente artículo, para los electos a que haya lugar deberán aplicarse cabalmente las normas contenidas en el manual de procedimientos de contratación de la entidad. En caso de disparidad entre la presente resolución y el manual de procedimientos de contratación, prevalecerá el segundo.
ARTÍCULO 9o. VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 992 de 2015> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución No; 617 de 1998, la Resolución No. 100 de 2000 y la Resolución 1056 de 2000.
Dada en Bogotá D.C., a los 13 noviembre 2001
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
EDUARDO CIFUENTES MUÑOZ
Defensor del Pueblo