RESOLUCIÓN 1043 DE 1999
(octubre 27)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2015>
Por la cual so crea el Comité de Bajas de las Oficinas Regionales y Seccionales de la Defensoria del Pueblo.
DEFENSOR DEL PUEBLO
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales y en especial de las conferidas en las Leyes 24 de 1992 y 80 de 1993 y los Decretos Reglamentarios, y
CONSIDERANDO:
Que mediante Resolución No. 617 del 13 de Julio de 1998, se creó el Comité de Licitaciones, Adquisiciones y Bajas para las Oficinas Administrativas y Regionales Ubicadas en Santa Fe de Bogotá, y se dictaron algunos lineamientos en materia de contratación Administrativa para la Defensoría del Pueblo.
Que se hace necesario crear el Comité de Bajas en las Oficinas Regionales y Seccionales en materia de competencias y funciones, ante la imposibilidad de desplazamiento del Comité de Licitaciones, Adquisidores y Bajas a las ciudades donde están Ubicadas las Regionales o Seccionales, y por lo tanto el Defensor del Pueblo. .
RESUELVE:
Crear el Comité de Bajas de elementos en las Oficinas Regionales y Seccionales de la Defensoría del Pueblo a nivel nadonal:
ARTÍCULO PRIMERO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2015> Créase el Comité de Bajas en las Oficinas Regionales de la Defensoría del Pueblo, el cual estará integrado por los siguientes servidores que se encuentren vinculados directamente en la planta de la Entidad:
a) El Defensor Regional, quien la presidirá.
b) El Abogado asesor del Defensor Regional y/o el Profesional especializado o Profesional Universitarío de la Regional.
c) El funcionario que desempeñe el cargo de Secretario y/o Auxiliar en la Oficina Regional, quien actuará como Secretario del Comité
En todos los casos, el Defensor Regional deberá convocar como mínimo a dos empleados de la Oficina que estén nombrados en planta, para conformar el Comité de Bajas de la Regional.
ARTÍCULO SEGUNDO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2015> Créase el Comité de Bajas en las Oficinas Seccionales de la Defensoría del Pueblo, el cual estará integrado por loe siguientes servidores que se encuentren vinculados directamente en la planta de la Entidad:
a) El Defensor Seccional, quien la presidirá.
b) El Profesional Especializado y/o Profesional Universitario de la Seccional
c) El funcionario que desempeñe las funciones de Secretario y/o Auxiliar en la Oficina Seccional, quien actuará como Secretario del Comité
En todos los casos, el Defensor Seccional deberá convocar como mínimo a dos empleados de la Oficina que estén nombrados en planta, para conformar el Comité de Bajas de la Seccional.
ARTÍCULO TERCERO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2015> Son funciones del Comité de Bajas de las Oficinas Recórtales o Seccionales, las siguientes:
a) Evaluar y alistar los elementos que por su estado de deterioro, obsolescencia e irrecuperabilidad, se deben dar de baja en los Inventarios de cada una de las Oficinas Regionales o Seccionales de la Defensoría del Pueblo.
b) Elaborar el respectivo listado de bienes para baja, el cual debe contener la siguiente información en cada una de las columnas: número de Ítem, cantidad, descripción detallada de cada uno de los bienes muebles, modelo, número de serie o de fabricación, número de placa de Inventario, valor en libres, estado actual del elemento y en la columna de Observaciones colocar las pertinentes o el nombre del funcionario a quien está asignado.
c) Previa revisión individual del estado de los elementos, los integrantes del Comité de Bajas deberán emitir individualmente un concepto personal y escrito sobre el estado de los bienes relacionados y la necesidad de darlos de baja de los inventarios de la Oficina Regional o Seccional y de la Btidad.
d) Mediante la suscripción de un acta, recomendar al Secretario General de la Entidad, el retiro definitivo de bienes y registros del patrimonio de la entidad mediante baja de bienes a que se refiere el capítulo cuarto de la Resolución 1746 del 23 de septiembre de 1997.
e) Enviar fotocopia de los anteriores documentos a la Subdirección Administrativa y a la Oficina de Coordinación de inventarios en Santa Fe de Bogotá.
f) Adjuntar fotos o un video en VHS de los elementos relacionados para baja, lo cual quedará como constancia del estado de los mismos y hará parte Integrante del acta respective.
g) Una vez sea autorizada la baja de los elementos por el Secretario General, mediante la expedición de la Resolución respectiva, se deben adjuntar al listado y en el mismo orden, la placa de Inventario correspondiente a cada uno de los bienes objeto de la baja, las cuales deben ser remitidas a la Oficina de Coordinación de Inventarios de Santa Fe de Bogotá. En la Resolución expedida por el Secretario General, se dan las instrucciones al Comité de Bajas de la Oficina Regional o Seccional, para proceder de conformidad con los elementos dados de baja.
h) Las demás que le correspondan según el régimen de contratación vigente y las especiales previstas en esta Resolución.
ARTÍCULO CUARTO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2015> El Comité de Bajas de las Oficinas Regionales y Seccionales, se reunirá ordinariamente una vez cada año, para evaluar y calificar el estado de los bienes objeto de baja y proceder de conformidad con la presente Resolución.
El Comité sesionará válidamente con la asistencia de todos sus integrantes, personalmente o en la persona de un delegado, en casos plenamente justificados ante su Residente. Las decisiones se adoptarán con el voto favorable de la mayoría de sus miembros.
PARÁGRAFO: El Comité podrá invitar a sus reuniones a los demás servidores públicos de la Oficina Regional o Seccional, que según su criterio, puedan aportar elementos de juicio para sus decisiones. De las reuniones del Comité se dejaré memoria escrita en actas que suscribirán todos los asistentes. Estas serán compiladas en orden numérico consecutivo para cada año y deberán contener la fecha y el lugar de la reunión, la hora de iniciación y terminación de la sesión, el nombre de los asistentes y sus cargos, así como una relación suscrita de los asuntos tratados, las decisiones tomadas con sus respectivas motivaciones, de los salvamentos de voto y de las constancias presentadas.
ARTÍCULO QUINTO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2015> El Comité de Bajas de la Oficina Regional o Seccional deberá tener en cuenta los siguientes parámetros para el alistamiento y toma de decisiones de los elementos que se relacionan para baja:
a) Los elementos relacionados deben ser obsoletos y que por su antigüedad o deterioro no se utilicen en esa Oficina
b) Los elementos deben estar inservibles totalmente y sin posibilidad de reparación en la ciudad donde está ubicada la Oficina Regional o Seccional o en Santa Fe de Bogotá.
c) Los equipos de oficina relacionados para baja, deben tener el respectivo concepto técnico escrito donde se certifique la imposibilidad de reparación, o que el costo de la reparación sea Igual o superior al valor actual de su reposición. En caso de que alguno de estos equipos sea recibido en parte de pago por algún proveedor, debe adjuntarse la respectiva oferta.
d) Debido a que los inventarios no estaban actualizados en el momento de la verificación del inventario físico en cada oficina Regional o Seccional, se deben Incluir en el listado de baja y por una sola vez, aquellos elementos que no aparezcan físicamente y que se encuentren relacionados en los listados del sistema SIAF, teniendo en cuenta las observaciones incluidas en la confrontación del inventario físico, realizada recientemente entre el Defensor Regional o Seccional y el funcionario delegado de la Oficina de Coordinación de Inventarios. Cualquier fallante posterior de los elementos asignados a la Oficina, será de total responsabilidad del Defensor Regional o Seccional y del funcionarlo a quien esté asignado.
e) Igualmente, la oficina de Coordinación de Inventarios incorporará a la base de datos del prognama SIAF, todos aquellos elementos que se encontraron físicamente y que no estaban Incluidos en los listados de confrontación, con los cuales se revisó el inventario físico de cada Regional o Seccional.
f) Con el propósito de depurar los inventarios del sistema SIAF a cargo de cada Oficina Regional o Seccional, por una sola vez, es necesario incluir en el listado para baja, aquellos elementos de consumo que aparezcan como devolutivos, de conformidad con la Resolución 248 del 11 de febrero de 1994 emanada del Despacho del Defensor.
g) Queda totalmente prohibido relacionar bienes devolutivos que tengan posibilidad de reparación, o que sea posible su utilización en otra ciudad o dependencia.
h) En el caso de que algún equipo de ofidna se encuentre funcionando y no se utilice en la Regional o Seccional, se debe comunicar de inmediato a la Oficina de Coordinación de Inventarios de Santa Fe de Bogotá, para que analice la
I) viabilidad de su traslado para su utilización en otra ciudad o dependencia y a la vez proceda simultáneamente al descargue de los inventarios.
j) Una vez depurada la base de datos del programa SIAF, la oficina de Coordinación de Inventarlos, enviará a cada Regional o Seccional el listado de inventarío de elementos devolutivos, el cual debe confrontarse nuevamente y devolverlo debidamente firmado.
k) Las oficinas podrán solicitar el envío de los listados de inventarío, cada vez que fuere necesario, en especial cuando se realice la entrega de elementos de algún funcionarlo y al cierre de cada vigencia anual.
ARTÍCULO SEXTO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2015> Es responsabilidad total del Defensor Regional o Seccional el cuidado, custodia, conservación y reparación de los elementos devolutivos asignados a cada una de las Oficinas. En caso de pérdida o extravío de los elementos asignados, deberá responder por su devolución, asumiendo el costo respectivo y la respectiva investigación disciplinaría.
El Defensor Regional o Seccional a su vez, deberá asignar y bajo responsabilidad directa de cada funcionario, los elementos devolutivos entregados para el desempeño de las funciones propias de su cargo, quien en el momento de ausencia parcial o total de la Oficina, deberá realizar la respectiva entrega de los elementos Inventariados, suscribiendo el acta respectiva.
ARTÍCULO SEPTIMO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2015> Sempre que el Defensor Regional o Seccional se ausente de la Oficina por traslado temporal o definitivo, terminación del contrato laboral, disfrute de vacaciones, etc. deberá realizar la entrega formal de la Oficina, independo el Inventarío fisico de elementos devolutivos asignados, para lo cual solicitará oportunamente a la Oficina de Coordinación de inventarios de Santafé de Bogotá, el envió del respectivo listado, el cual será verificado físicamente por la persona que entrega y quien recibe, levantando el acta respectiva con las anotaciones del caso, si las hubiere.
ARTÍCULO OCTAVO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2015> El Secretario General, procederá a la legalización definitiva de los bienes dados de baja, mediante la expedidón de la Resolución respectiva, de la cual se envía copia a la Oficina de Coordinación de Inventarios, al Almacén General y a la Oficina Regional o Seccional, para la baja física y en libros de los Inventarios de la Oficina y de la Entidad.
ARTÍCULO NOVENO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2015> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedidón.
Dada en Santa Fe de Bogotá, D.C., a los 27 OCT. 1999
Comuniquese y Cúmplase
JOSE FERNANDO CASTRO CAYCEDO
Ciudadano Defensor del Pueblo