RESOLUCIÓN 735 DE 2015
(mayo 21)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 940 de 2017>
Por la cual se adopta el Manual Integrado para el Manejo de los Bienes de Propiedad de la Defensoría del Pueblo.
EL SECRETARIO GENERAL,
En ejercicio de sus facultades legales en especial de las conferidas en el artículo 19 del Decreto Ley 025 de 2014 y en ejercicio de la delegación de funciones del Defensor del Pueblo mediante Resolución 030 de 2014, y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, en las entidades públicas las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno de conformidad con la Ley.
Que la Ley 87 de 1993, estableció que el ejercicio del control interno, es responsabilidad de las entidades de la administración, para lo cual debe disponer de mecanismos propios de verificación, evaluación y adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos físicos.
Que es necesario proceder a la reglamentación del trámite relacionado con el manejo administrativo de los bienes de la Defensoría del Pueblo, diseñando, unificando y determinando los métodos para su custodia, manejo, registro y control.
Que se considera pertinente unificar, en un solo acto administrativo, los Procedimientos para el manejo de los bienes de propiedad de la Defensoría del Pueblo.
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 940 de 2017> Adoptar Como Manual Integrado para el Manejo de los Bienes de Propiedad de la Defensoría del Pueblo, planta y equipo, el texto anexo a esta resolución.
ARTÍCULO SEGUNDO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 940 de 2017> Objeto El manual tiene por objeto, establecer normas y procedimientos de obligatorio cumplimiento, que permitan unificar criterios en el manejo de los bienes de la Defensoría del Pueblo y así disponer de una guía e instrumento de consulta permanente, dirigido a la totalidad de los funcionarios, contratistas, dependencias y en especial a los responsables de la administración, custodia, manejo y control de los bienes de la Defensoría del Pueblo.
ARTÍCULO TERCERO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 940 de 2017> Alcance Aportar al servidor público y a las dependencias de la Defensoría del Pueblo un marco de referencia relacionado con el manejo administrativo de los bienes de propiedad de la Defensoría del Pueblo, con el fin de tener unidad de criterio en cuanto a los procedimientos que permitan dar cumplimiento a las normas legales vigentes.
El manual contiene los procedimientos administrativos tendientes a dotar al personal de la Entidad de herramientas coherentes en el manejo, custodia, conservación, administración, protección, recibo, traslado, salida definitiva y registro de bienes, haciendo más eficaz y eficiente el desempeño de sus funciones.
ARTÍCULO CUARTO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 940 de 2017> Obligatoriedad El manual es de obligatoria aplicación por los servidores públicos y contratistas tanto del nivel central como regional.
ARTÍCULO QUINTO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 940 de 2017> Remitir a la oficina de comunicaciones e imagen institucional de la defensoría del pueblo el presente manual para que el mismo sea publicado en la intranet institucional y en la página web de la defensoría del pueblo www.defensoria.gov.co.
ARTÍCULO SEXTO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 940 de 2017> Deróguese las resoluciones 248 de febrero 11 de 1994 de la defensoría del pueblo, resolución 1295 del 30 de noviembre de 2011, resolución 032 del 15 de enero de 2002, resolución 1746 de septiembre del 23 de septiembre de 1997, resolución 1043 del 27 de octubre de 1999, resolución 316 del 17 de marzo de 2009, resolución 1180 del 29 de septiembre de 2008, resolución 713 del 16 de mayo de 2013.
ARTÍCULO SÉPTIMO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 940 de 2017> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
Dada en Bogotá D.C. el 21 de mayo de 2015.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
ALFONSO CAJIAO CABRERA
Secretario General.
MANUAL INTEGRADO PARA EL MANEJO DE LOS BIENES DE PROPIEDAD DE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO.
CAPITULO I - GENERALIDADES.
| 1 | INTRODUCCIÓN............................................................................................ | 7 |
| 2 | PRINCIPIOS RECTORES............................................................................. | 7-8 |
| 3. | TÉRMINOS Y DEFINICIONES..................................................................... | 8 |
| 3.1 | ACTIVO............................................................................................................ | 8 |
| 3.2 | ACTIVO FIJO................................................................................................... | 8 |
| 3.3 | ACTIVO TANGIBLE....................................................................................... | 8 |
| 3.4 | ALMACÉN GENERAL................................................................................... | 8 |
| 3.5 | ALMACENAMIENTO (UBICACIÓN)........................................................... | 9 |
| 3.6 | AMORTIZACIÓN............................................................................................. | 9 |
| 3.7 | AVALÚO........................................................................................................... | 9 |
| 3.8 | BAJA................................................................................................................. | 9 |
| 3.9 | BIEN.................................................................................................................. | 9 |
| 3.10 | BIEN MUEBLE................................................................................................ | 9 |
| 3.11 | BIEN INMUEBLE............................................................................................ | 9 |
| 3.12 | BIENES INSERVIBLES................................................................................. | 9 |
| 3.13 | BIENES EN DEPÓSITO................................................................................ | 9 |
| 3.14 | BIENES EN SERVICIO.................................................................................. | 9 |
| 3.15 | BIENES SOBRANTES JUSTIFICADOS.................................................... | 9 |
| 3.16 | BIENES FALTANTES.................................................................................... | 10 |
| 3.17 | LEGALIZACIÓN DE BIENES........................................................................ | 10 |
| 3.18 | CESIÓN O TRASPASO................................................................................. | 10 |
| 3.19 | COMODATO................................................................................................... | 10 |
| 3.20 | COSTO HISTÓRICO...................................................................................... | 10 |
| 3.21 | COSTO DE REPOSICIÓN............................................................................ | 10 |
| 3.22 | DEPRECIACIÓN............................................................................................. | 10-11 |
| 3.23 | DESCARGO.................................................................................................... | 11 |
| 3.24 | DONACIÓN...................................................................................................... | 11 |
| 3.25 | DESTRUCCIÓN............................................................................................. | 11 |
| 3.26 | FUNCIONARIO DE ALMACEN.................................................................... | 11 |
| 3.27 | GASTO............................................................................................................. | 11 |
| 3,28 | INGRESOS...................................................................................................... | 11 |
| 3,29 | INVENTARIOS................................................................................................ | 11 |
| 3,30 | INVENTARIO FÍSICO.................................................................................... | 11 |
| 3,31 | MANUAL.......................................................................................................... | 11 |
| 3,32 | MERMA............................................................................................................ | 11 |
| 3,33 | OBSOLESCENCIA......................................................................................... | 11 |
| 3,34 | PERITO............................................................................................................ | 11 |
| 3,35 | PERMUTA....................................................................................................... | 11 |
| 3,36 | PRECIO DE MERCADO................................................................................ | 11 |
| 3,37 | PROCEDIMIENTO......................................................................................... | 11 |
| 3,38 | PÉRDIDA SIN RESPONSABILIDAD........................................................... | 11 |
| 3,39 | PÉRDIDA CON RESPONSABILIDAD........................................................ | 11 |
| 3,40 | REGISTRO...................................................................................................... | 11 |
| 3,41 | REGISTRO CONTABLE............................................................................... | 11 |
| 3,42 | REPOSICIÓN.................................................................................................. | 11 |
| 3,43 | RECUPERACIÓN........................................................................................... | 11 |
| 3,44 | REINTEGRO................................................................................................... | 11 |
| 3,45 | SOBRANTES.................................................................................................. | 11 |
| 3,46 | SEGUROS DE BIENES................................................................................. | 11 |
| 3,47 | RESOLUCIÓN DE BAJAS............................................................................ | 11 |
| 3,48 | REPOSICIÓN DE BIENES POR SEGURO................................................ | 11 |
| 3,49 | SUBASTA........................................................................................................ | 13-14 |
| 3,50 | TRASLADOS................................................................................................... | 14 |
| 3,51 | TOMA FÍSICA O INVENTARIOS.................................................................. | 14 |
| 3,52 | VIDA ÚTIL........................................................................................................ | 14 |
| 3,53 | VENTA ENAJENACIÓN O REALIZACIÓN............................................... | 14 |
CAPITULO II.
| 4 | NORMATIVIDAD SOBRE ADMINISTRACIÓN DE BIENES........................ | 14-15 |
CAPITULO III.
| 5 | ALMACÉN GENERAL................................................................................ | 15 |
| 5,1 | FUNCIONES DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE CUMPLE ACTIVIDADES DE ALMACENISTA........................................................ | 15 |
| 5,1,1 | PROPÓSITO PRINCIPAL.......................................................................... | 15-16 |
| 5,1,2 | DESCRIPCIÓN FUNCIONES ESCENCIALES...................................... | 16 |
| 5,1,3 | ACTIVIDAD DEL ALMACÉN..................................................................... | 17 |
| 5.1.4 | ACTIVIDAD PARA ELABORAR EL PLAN DE REPOSICIÓN DE BIENES DE CONSUMO............................................................................ | 17-18 |
| 5.1.5 | ACTIVIDADES DE RECEPCIÓN............................................................. | 18 |
| 5.1.6 | ACTIVIDADES DE REGISTRO EN LOS KARDEX............................... | 18 |
| 5.1.7 | ACTIVIDADES DE ALMACENAMIENTO Y DESPACHO.................... | 18-19 |
| 5.1.8 | ACTIVIDADES PARA EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS Y FACTURAS................................................................................................... | 19 |
| 5.1.9 | ACTIVIDADES DE RENDICIÓN DE INFORMES.................................. | 19-20 |
CAPITULO IV.
| 6. | CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES.......................................................... | 20 |
| 6.1. | BIENES MUEBLES..................................................................................... | 20 |
| 6.2. | BIENES DE CONSUMO (FUNGIBLES)................................................... | 20-21 |
| 6.3. | BIENES DEVOLUTIVOS (NO FUNGIBLES)........................................... | 21 |
| 6.4. | BIENES INMUEBLES................................................................................. | 22 |
| 6.4.1. | CONTROL DE BIENES INMUEBLES...................................................... | 22 |
| 6.5. | PROCESO DE TRASLADO CONTABLE DE ELEMEN A ELEMENTOS DE CONSUMO O VICEVERSA....................................... | 22-23 |
| 6.6. | VALORACIÓN DE LOS INVENTARIOS.................................................. | 23 |
CAPITULO V.
| 7 I | NGRESO Y EGRESO DE BIENES DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS............................................................................................ | 24 |
| 7.1 | PROCESO DE INGRESO DE BIENES DE CONSUMO DEVOLUTIVOS E INMUEBLES............................................................... | 24 |
| 7.1.1 | INGRESO DE BIENES POR COMPRA................................................... | 24 |
| 7.1.2 | INGRESO DE BIENES POR DONACIÓN................................................ | 24 |
| 7.1.3 | INGRESO DE BIENES POR COMODATO............................................. | 24 |
| 7.1.4 | INGRESO DE BIENES POR REPOSICIÓN DE SEGUROS................. | 25 |
| 7.1.5 | INGRESO DE BIENES INMUEBLES........................................................ | 25 |
| 7.1.6 | INGRESO DE BIENES POR SOBRANTES............................................ | 25 |
| 7.1.7 | INGRESO DE BIENES POR REVERSIÓN CONTABLE....................... | 25 |
| 7.1.8 | INGRESO DE BIENES POR TRASLADO................................................ | 25 |
| 7.1.9 | INGRESO POR LEGALIZACIÓN DE BIENES - COMODATO- DONACIÓ...................................................................................................... | 25-26 |
| 8 | POR TRASLADO ENTRE RESPONSABLES......................................... | 26 |
| 9 | SEGURAMIENTO DE LOS BIENES DE CONSUMO, DEVOLUTIVOS E INMUEBLES................................................................ | 26-27 |
CAPITULO VI
| 10 | PROCESO DE ASIGNACIÓN DE BIENES............................................... | 27 |
| 10.1 | EGRESO DE ELEMENTOS DE ALMACÉN............................................. | 27-29 |
| 10.2 | EGRESO DE BIENES O ENTREGA DE ELEMENTOS......................... | 29-30 |
| 10.3 | EGRESO DE BIENES ENTREGADOS EN DONACIÓN, COMODATO O PRÉSTAMO...................................................................... | 30 |
| 10.4 | EGRESO DE BIENES INMUEBLES........................................................... | 30 |
| 11 | DESAGREGACIÓN DE BIENES................................................................ | 30-31 |
| 12 | INVENTARIO PARA ENTREGA DEL ALMACÉN................................... | 31 |
| 12.1 | ENTREGA NORAL....................................................................................... | 31-32 |
| 12.2 | ENTREGA DE ALMACENES CUANDO EL FUNCIONARIO SALIENTE ABANDONA EL CARGO O EXISTE DILACIÓN O INCUMPLIMIENTO PARA LA ENTREGA DEL ALMACÉN.................. | 32-33 |
| 12.3. | AREAS DE ALMACENAMIENTO.............................................................. | 33-34 |
CAPITULO VII
| 13 | SEGURO DE BIENES................................................................................... | 34-35 |
| 13.1 | CONTROL Y TRÁMITE DE SEGURO DE BIENES DE LA ENTIDAD | 35 |
| 13.2 | MANEJO DE LA INFORMACIÓN DE SEGUROS.................................... | 36 |
CAPITULO VIII
| 14 | INVENTARIOS................................................................................................... | 36 |
| 15 | TOMA FÍSICA DE BIENES DEVOLUTIVOS E IDENTIFICACIÓN DE DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES....................................................... | 37 |
| 16 | INVENTARIO POR TRASLADO O RETIRO................................................. | 38 |
| 17 | CONTRATACIÓN DE LA TOMA FÍSICA CON FIRMAS EXTERNAS..... | 39-40 |
CAPITULO IX
| 18 | ASIGNACIÓN DE BIENES MUEBLES A PERSONAS DIFERENTES A SERVIDORES PÚBLICOS DE LA DEFENSORIA DEL PUEBLO.... | 40-41 |
| 18.1 | PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE BIENES O CONTRATISTAS Y/O CUALQUIER OTRA PERSONA......................... | 41 |
| 19 | BAJAS............................................................................................................. | 42 |
| 19.1 | CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES A DAR DE BAJA............................. | 42 |
| 19.2 | CLASES DE BAJAS...................................................................................... | 42-43 |
| 20 | PROCEDIMIENTOS PARA DAR DE BAJA.............................................. | 44 |
| 20.1 | COMITÉ DE BAJA DE BIENES NIVEL CENTRAL................................. | 44 |
| 20.2 | CRÉASE EL COMITÉ DE BAJA DE BIENES EN EL NIVEL CENTRAL...................................................................................................... | 44-45 |
| 20.3 | PROCEDIMIENTOS PARA LA BAJA DE BIENES EN LA SEDE CENTRAL....................................................................................................... | 45 |
| 20.4 | DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES................................................... | 45-46 |
| 21 | COMITÉ DE BAJAS REGIONALES........................................................... | 46 |
| 21.1 | CRÉASE EL COMITÉ DE BAJAS DE LAS DEFENSORIAS REGIONALES................................................................................................ | 46-49 |
| 21.2 | PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES REGIONALES............................ | 49 |
| 21.3 | DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES................................................... | 49-50 |
| 22 | REINTEGRO DE BIENES DEVOLUTIVOS............................................. | 50 |
| 22.1 | DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES................................................... | 50-51 |
| 23 | PROCEDIMIENTO PARA BAJA DE BIENES POR PÉRDIDA.............. | 51-52 |
| 24 | PROCEDIMIENTO PARA BAJA DE BIENES POR DAÑO.................... | 52-53 |
| 25 | PROCEDIMIENTO PARA BAJA DE BIENES POR PERMUTA............ | 53 |
| 26 | PROCEDIMIENTO PARA BAJA DE BIENES POR DONACIÓN.......... | 53-54 |
| 26.1 | BIENES SUCEPTIBLES DE DONACIÓN................................................ | 54 |
| 26.2 | TRÁMITE PARA DONACIONES................................................................ | 54 |
| 26.3 | INSTITUCIONES SUCEPTIBLES A RECIBIR DONACIONES............. | 54 |
| 26.4 | COMISIÓN DE DONACIÓN......................................................................... | 54 |
| 26.5 | DELEGACIÓN DE DONACIÓN.................................................................. | 54 |
| 26.6 | REQUISITOS DE BAJA POR DONACIÓN............................................... | 54 |
| 26.7 | SOLICITUD DE DONACIÓN....................................................................... | 54 |
| 26.8 | ESCOGENCIA DE LA INSTITUCIÓN BENEFICIADA........................... | 55 |
| 26.9 | NOTIFICACIÓN DE DONACIÓN APROBADA....................................... | 55 |
| 26.10 | ENTREGA DE BIENES............................................................................... | 55 |
| 26.11 | DEBER DE INFORMAR............................................................................... | 55 |
| 27 | MECANISMOS DE ENAJENACIÓN.......................................................... | 55 |
| 27.1 | ENAJENACIÓN DIRECTA POR OFERTA EN SOBRE CERRADO.... | 55-56 |
| 27.2 | ENAJENACIÓN DIRECTA ATRAVES DE SUBASTA PÚBLICA......... | 56-57 |
| 27.3 | REQUISITOS PARA LA PRESENTACION DE OFERTA O POSTURA...................................................................................................... | 57 |
| 27.4 | ENAJENACIÓN ATRAVES DE INTERMEDIARIOS IDONEOS............ | 57 |
| 27.5 | ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES A TÍTULO GRATUITO ENTRE ENTIDADES ESTATALES........................................................... | 58 |
| 28 | DESTRUCCIÓN DE BIENES MUEBLES DADOS DE BAJA................ | 58 |
| 29 | SALIDA PROVISIONAL DE BIENES NIVEL CENTRAL........................ | 58-59 |
| 30 | SALIDA PROVISIONAL DE BIENES REGIONAL.................................... | 59 |
| 31 | DEVOLUCIÓN DE BIENES AL COMODANTE....................................... | 59-60 |
| 32 | ENTREGA DE BIENES POR RETIRO DE FUNCIONARIOS............... | 60-61 |
| 33 | CIERRE MENSUAL DE INVENTARIOS................................................... | 61 |
| 34 | RESPONSABILIDADES DE LOS BIENES............................................... | 61-63 |
1. INTRODUCCIÓN
Este manual constituye un instrumento orientador de las actividades relacionadas con la administración de bienes, particularmente los referidos a los elementos de consumo y devolutivos y, por lo tanto, los principios, normas y procedimientos aquí establecidos serán conocidos y aplicados obligatoriamente por los servidores públicos y contratistas del nivel central y regional.
Es de anotar, que los manuales, constituyen instrumentos básicos para el desarrollo de las actividades institucionales, puesto que son herramientas tanto de orientación y permanente consulta sobre determinada materia, como de control interno.
De acuerdo con la Ley 42 de 1993 sobre la organización del Sistema de Control Fiscal Financiero, estarán sujetos a la vigilancia y control de los organismos que lo ejercen. Como consecuencia:
-La administración debe establecer los procedimientos de almacén e inventarios, definiendo controles y responsabilidades, plasmadas en un documento o manual
-Para efectos de control interno se requerirá establecer con claridad y oportunidad los procedimientos de Almacén e inventarios
-El control posterior que efectúa la Contraloría General de la República debe partir de los procedimientos administrativos establecidos oportunamente por cada entidad.
Por otra parte, los bienes que las entidades de derecho público manejen en desarrollo de sus funciones, tienen el carácter de patrimonio público y por lo tanto la responsabilidad sobre su administración debe estar plenamente definida.
Desde esta perspectiva, es pertinente contar con un manual que establezca los procedimientos para la administración de los bienes de la propiedad de la entidad, que se enmarque dentro de estas directrices, pero que a su vez pueda aplicarse a las condiciones estructurales de la Defensoría del Pueblo como establecimiento público del orden Nacional adscrito al Ministerio Público.
2. DE LOS PRINCIPIOS RECTORES
Son principios rectores del presente manual:
Responsabilidad.
Los bienes propiedad de la Defensoría del Pueblo y que están bajo cuidado, uso y/o administración de servidores públicos o contratistas, recibirán por parte de aquéllos el trato y el uso adecuado para el cual la institución los ha adquirido, que no es otro que el cumplimiento de las finalidades estatales ordenadas por la constitución y la ley.
Eficiencia.
Los bienes de la Defensoría del Pueblo deben ser usados teniendo siempre presente la obligación de que se aproveche al máximo la capacidad, disposición y finalidad de uso para los cuales fueron adquiridos o recibidos.
Uso Racional de los Bienes Públicos.
Los bienes de la institución, particularmente aquéllos que son consumibles, serán utilizados de tal forma que no se consuman más allá de lo estrictamente necesario; los servidores públicos, utilizarán los bienes optimizándolos, para realizar su labor sin desperdiciar los mismos. La entidad también tiene bienes devolutivos que deben ser cuidados responsablemente, a los cuales debe dárseles un buen trato para que tengan duración y presten el servicio para el cual fueron adquiridos.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
Los siguientes términos y definiciones son aplicables para el propósito de este manual:
3.1 ACTIVO: Conjunto de recursos económicos o bienes y derechos que posee una persona natural o jurídica y que son fuente potencial de beneficios.
3.2 ACTIVO FIJO: Conjunto de activos tangibles e intangibles de naturaleza duradera, no destinados para la venta, que se utilizan en las operaciones normales.
3.3 ACTIVO TANGIBLE: Bien de naturaleza duradera, que tiene existencia material.
3.4 ALMACÉN GENERAL: Espacio delimitado en donde se concentran y se guardan elementos, bienes o mercancías de consumo o devolutivos, los cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman la entidad para que esta cumpla los objetivos propuestos.
3.5 ALMACENAMIENTO (UBICACIÓN): Labor de registro de los artículos y su distribución física desde que ingresan o se adquieren hasta que se requieren para su utilización; labor sujeta a una organización interna.
La organización interna del almacenamiento, deberá efectuarse de conformidad con la naturaleza de los bienes, las necesidades de seguridad y la rapidez en su manejo
3.6 AMORTIZACIÓN: Distribución sistemática del costo de un activo durante los años de vida útil o durante el período en que se van aprovechar sus beneficios.
3.7 AVALÚO: Estimación que se hace del valor o precio de un bien
3.8 BAJA: Baja de bienes es el procedimiento mediante el cual se retira definitivamente un elemento del patrimonio de la entidad, por alguna de las siguientes situaciones: por ser inservible, reposición, renovación, obsolescencia, destrucción, desmantelamiento, hurto, daño o cuando el bien no se encuentre en condiciones de prestar el servicio para el cual fue adquirido. Esta decisión debe estar soportada a través de acto administrativo motivado, que además indica el destino final del bien.
3.9 BIEN: Artículo que se puede inventariar o activo de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, los materiales y artículos en proceso de producción.
3.10 BIEN MUEBLE: Son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro, manteniendo su integridad y la del inmueble en el que se hallarán depositados.
3.11 BIEN INMUEBLE: Elementos que no pueden moverse ni llevarse de un lugar a otro, sin su destrucción o deterioro. También son inmuebles las cosas que por su uso, destino o aplicación forman parte del inmueble y que no pueden trasladarse sin menoscabo de éste.
3.12 BIENES INSERVIBLES: Se considera como inservibles a todos aquellos bienes que han perdido totalmente la posibilidad de volver a prestar servicio.
3.13 BIENES EN DEPÓSITO: Es el conjunto de bienes utilizables, tanto nuevos como usados que se encuentran, en almacenes y bodegas de la entidad.
3.14 BIENES EN SERVICIO. Es el conjunto de elementos devolutivos en uso en diferentes oficinas de la entidad.
3.15 BIENES SOBRANTES JUSTIFICADOS: Elementos sobrantes, originados por omisiones o errores en los registros, se deben incorporar en forma inmediata, elaborando un comprobante de entrada, el cual se soporta en el acta de la diligencia, verificando previamente la veracidad del hecho si los bienes se encuentran en servicio, se efectuará adicionalmente la salida correspondiente para dejarlos a cargo de la dependencia o funcionario que los esté utilizando.
3.16 BIENES FALTANTES: Si al final del procedimiento se concluye que hay faltantes, pero ellos tienen como origen posibles errores u omisiones en los registros, plenamente comprobados y documentados, se procede a efectuar los registros y ajustes del caso, dejando consignado expresamente el error u omisión que originó el hecho en el acta, el comité de bajas podrá tomar las decisiones que sean necesarias para cerrar este proceso mediante acto administrativo correspondiente.
3.17 LEGALIZACIÓN DE BIENES. Es el proceso que se utiliza para contabilizar los ingresos y egresos de bienes que son recibidos directamente por las dependencias y que físicamente no ingresan al Almacén General. Este proceso se realiza para registrar los bienes en los activos de la entidad u se basa en los documentos aportados, el recibido a satisfacción y la asignación de un funcionario responsable del uso y custodia del bien.
3.18 CESIÓN O TRASPASO: Transferencia a un tercero, de cualquier derecho o interés en bienes raíces o del título o interés en una partida de bienes muebles, como, por ejemplo: una patente, un documento por cobrar o una tarjeta de propiedad de maquinaria o equipos.
3.19 COMODATO: También llamado préstamo de uso, es un contrato en que una de las partes entrega a otra, de forma gratuita, un bien para que haga uso de él y con cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso.
3.20 COSTO HISTÓRICO: Está constituido por el precio de adquisición o importe original adicionado con todos los costos y gastos en que ha incurrido el ente para la prestación de servicios, en la formación y colocación de los bienes en condiciones de utilización o enajenación. Además, harán parte del costo histórico las adiciones y mejoras objeto de capitalización efectuadas a los bienes, conforme a normas técnicas aplicables a cada caso.
3.21 COSTO DE REPOSICIÓN: Representa el precio que deberá pagarse para adquirir un activo similar al que se tiene, o el costó actual estimado de reemplazo de Ios bienes en condiciones semejantes a los existentes.
3,22 DEPRECIACIÓN: Reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva del ente público
3.23 DESCARGO: Es la desincorporación física y registral de uno o más bienes de la Defensoría del Pueblo de la contabilidad patrimonial y del inventario de bienes.
3.24 DONACIÓN: Hay donación cuando por voluntad, una persona natural o jurídica, nacional o extranjera, transfieren a título gratuito e irrevocable a favor de dependencias de los Entes Públicos, la propiedad de un bien que le pertenece, previa aceptación del Representante Legal de la correspondiente entidad.
Las donaciones podrán ser aceptadas cuando las efectúen personas naturales o jurídicas que se ajusten a la normatividad vigente y cuando la entidad no adquiera, por efecto de la aceptación de la donación, gravámenes pecuniarios u obligación de contraprestaciones económicas. Los bienes donados serán incluidos en las pólizas contratada por la Defensoría del Pueblo. Podrá, sin embargo, adquirir el compromiso de destinar el bien o bienes donados a los fines que determina el donante, siempre y cuando correspondan al uso propio del bien y se ajusten a la Constitución, la Ley y al objeto de la entidad.
3.25 DESTRUCCIÓN: Es el acto de destruir un bien que ha sido dado de baja por causa de inservibilidad u obsolescencia.
3.26 FUNCIONARIO RESPONSABLE DE ALMACÉN: funcionario con experiencia en el manejo de almacenes, responsable del manejo, custodia, organización, administración, recepción, conservación y suministro de los bienes de una entidad.
3.27 GASTO: Egreso necesario para el desarrollo de la actividad del ente contable.
3.28 INGRESOS: Aumentos patrimoniales que afectan los resultados de un período, aunque no constituyan una entrada en efectivo; tales aumentos pueden ser ordinarios o extraordinarios.
3.29 INVENTARIO: Relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar: número de unidades en existencia, descripción y referencia del producto o activo, valor de compra, fecha de adquisición, entre otros.
3.30 INVENTARIO FÍSICO: Es la verificación física de los bienes o elementos en los depósitos o bodegas del Almacén, dependencias, a cargo de usuarios, con el fin de confrontar las existencias reales o físicas, contra los saldos registrados.
3.31 MANUAL: Documento detallado que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones e información sobre políticas, métodos, funciones, sistemas y procedimientos de actividades de una entidad.
3.32 MERMA: Disminución en la cantidad, calidad, peso o medida, que sufren las mercancías y bienes por causas naturales.
3.33 OBSOLESCENCIA: Pérdida en el potencial de uso de un activo, debido a diversas causas siendo la principal los adelantos tecnológicos.
3.34 PERITO: Persona que, por sus especiales conocimientos, es llamado para informar sobre hechos cuya apreciación se relaciona con su especial saber o experiencia.
3.35 PERMUTA: Es la operación mercantil consistente en la transferencia del dominio de un bien servible a cambio de otro elemento, sin perjuicio de lo previsto en la legislación civil vigente. En tal circunstancia, se dará de baja definitiva al elemento que se entrega y entrada al Almacén al bien que se recibe.
3.36 PRECIO DE MERCADO: Valor que resulta de la interacción de las fuerzas de oferta y demanda en el mercado.
3.37 PROCEDIMIENTO: Secuencia correcta y ordenada de actividades para la realización de un proceso o tarea.
3.38 PERDIDA SIN RESPONSABILIDAD: El descargo por perdida sin responsabilidad procederá en aquellos casos en donde previo el reconocimiento oficial escrito emitido por autoridad competente y con base en este reglamento, una dependencia, o regional es capaz de demostrar que uno o más bienes a su cargo o partes de estos, fueron perdidos por uno o más de sus empleados por algunas de las siguientes causas debidamente documentadas y sustentadas: hurto, inundaciones, incendios, terremotos y guerras y otras pérdidas ocasionadas por situaciones de fuerza mayor o caso fortuito que se puedan justificar o sustentar con evidencia fehaciente.
3.39 PÉRDIDA CON RESPONSABILIDAD: El funcionario o empleado de la defensoría del Pueblo tendrá responsabilidad por la pérdida física total o parcial de un bien cuando por su negligencia, uso indebido o mala fe la defensoría sufre este tipo de pérdidas. También se aplica a la pérdida de partes, accesorios, repuestos o componentes de un bien.
3.40 REGISTRO: Grupo de datos o códigos adyacentes que se manejan como una unidad.
3.41 REGISTRO CONTABLE: Asiento o anotación contable que debe ser realizado para reconocer una transacción contable o un hecho económico que afecte al ente público y atiende las normas generales de causación y prudencia. Este puede ser en el débito o en el crédito, cumpliendo el principio de partida doble.
3.42 REPOSICIÓN: Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daños por causa derivada del mal uso o indebida custodia, por otros iguales o se similares características
3.43 RECUPERACIÓN: Se entiende por recuperación de bienes, la reaparición física de éstos, una vez han sido descargados de los registros de inventarios y contables y cuya pérdida fue asumida por la entidad
3.44 REINTEGROS: Es la devolución al Almacén, de los bienes que no se requieran en una dependencia para el cumplimiento del objetivo al cual fueron destinados: supresión de la dependencia, obsolescencia etc., pudiendo la entidad optar por la redistribución o baja.
3.45 SOBRANTES: Hay sobrantes de inventarios o pruebas selectivas cuando en el momento de practicarse se encuentre que el número de elementos es superior a los que se reflejan en los registros. Esta mayor cantidad se relaciona en el acta de la diligencia, determinando la causal que los ocasionó, para lo cual el almacenista elabora en forma inmediata el comprobante de entrada por sobrante.
3.46 SEGUROS DE BIENES: Medida de amparo de los bienes a que están obligadas todas las instituciones que manejen bienes del Estado para proteger el patrimonio público, de tal manera que en caso de pérdida o deterioro se logre obtener su resarcimiento, para lo cual se fija como regla general la constitución de una póliza de seguros.
3.47 RESOLUCIÓN DE BAJAS: Es el acto administrativo a través del cual se autoriza dar salida definitiva a los bienes inservibles dados de baja del Almacén o bodega, y donde se define el destino final que debe dárseles.
3.48 REPOSICIÓN DE BIENES POR SEGURO: Es la devolución de la compañía aseguradora de los bienes hurtados, perdidos o dañados que estaban amparados por las diferentes pólizas contratadas por la entidad, en cumplimiento de lo pactado cada una de las pólizas.
3.49 SUBASTA: Es el proceso de ofrecimiento público para facilitar la realización, o venta que hace la Defensoría del Pueblo para recuperar del mercado el mayor valor posible de los bienes o de las partes de éstos; que por no cumplir con las condiciones para el trabajo se han descargado del inventario.
3.50 TRASLADOS: Actividad mediante la cual se cambia la ubicación física de bienes dentro de las dependencias de la entidad, ocasionando por tal motivo la cesación de responsabilidad de quien los entrega y transfiriéndose a quien la recibe.
3.51 TOMA FÍSICA O INVENTARIO: Es la verificación física de los bienes o elementos en los Almacenes o bodegas, depósitos, dependencias, a cargo de usuarios, etc., con el fin de confrontar las existencias reales o físicas, contra los saldos registrados en la bodega, oficina de control de inventario y cuentas contables. Esta confrontación se realiza mediante la práctica de pruebas representativas de los bienes por cada cuenta, dependencia o responsable, efectuado por lo menos una vez al año.
3.52 VIDA ÚTIL: Tiempo normal de operación de un activo fijo en términos de utilidad para su propietario, el periodo de vida podrá ser mayor o menor que la vida material o cualquier vida económica comúnmente reconocida.
3.53 VENTA, ENAJENACION O REALIZACION: Comprende todas las ventas de bienes, todas las ventas en pública subasta o por otros métodos autorizados por la Ley, a personas naturales o jurídicas de otros sectores de la sociedad al mayor precio de oferta.
4. NORMATIVIDAD SOBRE ADMINISTRACIÓN DE BIENES:
-Ley 80 de 1993 Estatuto General de Contratación pública y sus decretos reglamentarios vigentes.
-Ley 1150 de 2007 y sus Decretos Reglamentarios
-Leyes 42 y 87 de 1993, sobre control de Gestión y control interno
-Ley 489 de 1998 que regula el ejercicio de la función administrativa y define los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la Administración Pública
-Ley 734 de 2002, Código Disciplinario único
-Ley 872 de 2003, Sistema de Calidad en las Entidades del estado
-Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública.
-Normas técnicas de contabilidad para los activos fijos del plan general de Contabilidad Pública, numeral 1.2.7.1.1, adiciones y mejoras, depreciaciones y numeral 2.2.3.1 propiedad planta y equipo; procedimientos relativos a las normas técnicas de Contabilidad (depreciaciones, vida útil)
5. ALMACÉN GENERAL
Efectuar la recepción, almacenamiento, selección y suministro de los elementos de consumo y devolutivos necesarios para el adecuado funcionamiento de las dependencias de la Defensoría del Pueblo.
PROCEDIMIENTOS: La siguiente metodología describe los procedimientos que aplica la Subdirección Administrativa - Almacén General, para solicitar el Plan de reposición de mercancías, recepción, ingreso, egreso, almacenamiento, custodia, baja de bienes de consumo y devolutivos en Almacén, así como la entrega y/o envío y el control de recibo de elementos en las dependencias de la Defensoría del Pueblo
5.1 FUNCIONES DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE CUMPLE ACTIVIDADES DE RESPONSABLE DEL ALMACÉN
El funcionario responsable del Almacén, o quién haga sus veces, es la persona encargada de recibir, revisar, organizar, custodiar y distribuir los bienes de la Entidad, bajo el recinto denominado Almacén, cuya función primordial es la de proporcionar oportunamente los elementos necesarios para el normal funcionamiento de las distintas dependencias de la Entidad.
Por tratarse de un funcionario de manejo, sus funciones se someten a la acción fiscalizada de la Contraloría General de la República y deberá rendir cuenta del movimiento y estado de los bienes, a través de los reportes periódicos dentro de los términos, plazos establecidos y formularios aprobados por la Defensoría del Pueblo.
El funcionario responsable del Almacén, debe estar debidamente afianzado mediante la constitución de una póliza global de manejo para entidades estatales.
El funcionario responsable del Almacén, de acuerdo con el manual de requisitos y funciones de la entidad actualmente vigente debe:
5.1.1 PROPÓSITO PRINCIPAL
Brindar asistencia técnica en el diseño, desarrollo, aplicación, operación y mantenimiento de los procesos y procedimientos propios de la gestión administrativa del Almacén e Inventarios para contribuir al cumplimiento de los planes, programas, proyectos y metas de la Entidad.
5.1.2 DESCRIPCIÓN FUNCIONES ESENCIALES
Hacen parte de este perfil las funciones generales para todos los servidores de la Defensoría del Pueblo y las correspondientes con el nivel del cargo establecidas en este manual y las siguientes:
1. Revisar y comprobar los saldos del Kardex mensual y semestralmente y los inventarios de existencias para verificar los saldos de Kardex con las existencias y con la oficina de contabilidad.
2. Revisar y autorizar los comprobantes contables y demás documentos expedidos por el Almacén para lograr la igualdad en los estados financieros.
3. Controlar la cantidad, calidad, referencias y especificaciones incluidas en las ofertas y los documentos de compra y comprobar el ingreso, el despacho y la entrega de mercancías para controlar los activos de la entidad.
4. Elaborar, ajustar y verificar el plan anual para la reposición de mercancías del Almacén para el normal funcionamiento de la entidad durante la vigencia.
5. Alistar y verificar elementos dados de baja por inservibles y obsoletos para descongestionar y reducir costos de seguros y manejo de estos bienes.
6. Realizar seguimiento a las existencias de los bienes almacenados para evitar la pérdida de la mercancía.
7. Verificar que las actividades asignadas al personal adscrito al almacén general se cumplan en forma oportuna y de acuerdo con los procesos y procedimientos del área de desempeño.
8. Elaborar el plan de necesidades de elementos devolutivos y de consumo para aprobación del Subdirector Administrativo.
9. Cumplir con las órdenes de entrega y recibo de elementos para regular el consumo de inventario.
10. Participar en el diseño, desarrollo y aplicación de los procedimientos técnicos e instrumentales de la dependencia, relacionados con la gestión administrativa.
11. Participar en la planeación, programación, organización, ejecución y control de las actividades propias de los procesos propios de la gestión administrativa.
12. Realizar actividades de apoyo técnico, administrativo y operativo, para brindar soporte a la gestión administrativa de la dependencia.
13. Recopilar y analizar información en el marco del desarrollo de estudios e investigaciones de la dependencia y actualizar las bases de datos a cargo.
14. Apoyar las actividades relacionadas con la recepción, registro y tramite de las comunicaciones a nivel interno y externo.
15. Organizar la documentación a su cargo y realizar el control y custodia de la misma.
5.1.3 ACTIVIDADES DEL ALAAACÉN GENERAL
El servidor público responsable de las funciones de almacenista, deberá realizar actividades para solicitar la reposición de mercancías, recepción, verificación, registro, almacenaje, despacho de elementos y rendición de informes.
5.1.4 ACTIVIDADES PARA ELABORAR EL PLAN DE REPOSICIÓN DE BIENES DE CONSUMO:
1. Analizar individualmente los bienes despachados durante los últimos 2 periodos anuales, para establecer los promedios de consumo por cada código para proyectar y unificar las necesidades de las dependencias de la entidad.
2. Mediante el análisis y control a los diferentes Kardex, tener en cuenta las existencias disponibles, para ser descontadas de las necesidades proyectadas
3. Establecer las cantidades y valores proyectados para calcular las necesidades de la nueva vigencia anual. Para establecer los valores unitarios de cada bien, se toma el último valor histórico de compra, aplicando un incremento igual al decretado anualmente por el gobierno.
4. Para establecer las cantidades que se incluyen en el Plan de Reposición, se debe tener en cuenta el consumo promedio mensual global de todas las dependencias de la Entidad, multiplicado por el número de meses de la próxima vigencia y a este resultado se descontará la cantidad de existencias disponible al cierre de la vigencia inmediatamente anterior.
5. Para establecer los valores que se incluyen en el Plan de Reposición, se debe tener en cuenta el valor histórico de Kardex de las 2 últimas vigencias, multiplicado por el número unidades requeridas. Al sub-totalizar la columna de valor, se aplican los diferentes porcentajes del IVA, los cuales están establecidos por el Gobierno Nacional y varían de acuerdo a la clase de bienes que se van a adquirir.
6. Se deben tener en cuenta las apropiaciones presupuéstales asignadas por la Secretaría General para cada rubro, realizando un segundo trabajo, para ajustar y establecer las cantidades que se pueden adquirir con los recursos asignados.
7. Por último, con memorando remisorio se debe enviar impresos y por correo electrónico a la Subdirección Administrativa, los dos trabajos realizados anteriormente, uno con las cantidades y valores correspondientes a las Necesidades reales proyectadas para la nueva vigencia anual, y el otro, con las cantidades y valores ajustados a los recursos presupuéstales asignados por la Entidad en los diferentes rubros.
8. Para los bienes nuevos que no están codificados y que se pretenden adquirir, se deben codificar en el sistema, teniendo en cuenta los diferentes grupos y subgrupos establecidos, asignando un orden consecutivo ascendente al código del bien. El valor unitario de los bienes nuevos que se van a adquirir, se debe establecer mediante costos del mercado vigente o consultándolo por los oferentes en internet.
5.1.5. ACTIVIDADES DE RECEPCIÓN:
1. Recibir los bienes adquiridos a los proveedores, para lo cual se debe constatar calidad, cantidad, peso, presentación, marca, estado, medida y precios contra los documentos soportes que originan el ingreso.
2. Recibir los bienes en donación o en comodato, de acuerdo a los documentos soportes que originan el ingreso, verificando la presentación, marcas, modelos, seriales, estado actual, medida y precios estimados o de compra, preferiblemente con copia de la factura de compra.
3. Codificar los bienes de acuerdo con las agrupaciones establecidas en el sistema contratado por la Entidad para el control de los recursos físicos.
4. Asignar y colocar el número de placa de inventario a los elementos devolutivos, realizando la identificación de cada bien devolutivo.
5. Realizar la solicitud a la Subdirección Administrativa para que se ordene la inclusión en las pólizas de Seguro contratadas por la entidad para todos los bienes devolutivos propios, donados, en comodato y en reposición por seguro.
6. Archivar los documentos que se generen por la administración de los bienes de la Entidad, de conformidad con las normas de gestión documental.
5.1.6 ACTIVIDADES DE REGISTRO EN LOS KARDEX:
1. Registrar en el sistema los movimientos de ingresos al almacén.
2. Tramitar los comprobantes de ingreso y demás documentos soportes enviados al Almacén General
3. Verificar el registro en el sistema de las existencias, para que sirva como soporte para la preparación del plan anual de reposición de mercancías, que hace parte del Plan de Compras de la Entidad.
4. Preparar la información necesaria para elaborar los informes de movimientos del Almacén con destino a los entes administrativos y de control.
5. Archivar los documentos que se generen por la administración de los bienes de la Entidad, de conformidad con las normas de gestión documental.
5.1.7 ACTIVIDADES DE ALMACENAMIENTO Y DESPAC
1. Almacenar los bienes de manera organizada, en condiciones óptimas de seguridad física y ambiental, mediante rotulación ordenada que se colocara en un lugar visible, para que puedan ser fácilmente identificados y en todo caso propendiendo por un mejor control del almacén.
2. Verificar físicamente las mercancías para establecer que las cantidades en existencias coincidan con los registros efectuados en el sistema de información
3. Despachar los bienes, disponiendo las cantidades a entregar de conformidad con las existencias disponibles y los promedios de consumo de cada dependencia, legalización de los comprobantes de egreso, recibo a satisfacción por parte de la dependencia o funcionario solicitante.
4. Archivar adecuadamente los documentos que se generen por la administración de los bienes de la Entidad, de conformidad con las normas de gestión documental
5.1.8 ACTIVIDADES PARA EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS Y FACTURAS
El funcionario responsable del Almacén, debe proceder de la siguiente forma:
1. Durante el proceso de entrega y recepción de los bienes, el proveedor debe presentar al Almacén General copia de los documentos emitidos por la entidad, correspondientes a las Aceptaciones de Oferta, Contratos de compraventa y/o interadministrativos, el original de la factura, parafiscales, RUT y demás documentos que requiera la Subdirección Financiera para el pago de la factura respectiva
2. El funcionario encargado del Almacén, deberá confrontar la factura en cantidades, valores e IVA con los documentos de compra emitidos por la Defensoría del Pueblo.
3. Contabilizar el ingreso respectivo de los bienes adquiridos en el Kardex respectivo.
4. Imprimir y autorizar el respectivo comprobante de ingreso y adjuntar una copia al carbón a la factura y demás documentos aportados por el proveedor
5. Registrar en el libro de Radicación la factura con los documentos y entregarlos en la Subdirección Financiera para el trámite de pago de acuerdo con el PAC establecido para el mes.
6. Mantener control sobre la facturación enviada hasta que sea cancelado su valor por la entidad.
5.1.9 ACTIVIDADES DE RENDICIÓN DE INFORMES
1. Rendir los informes, cuentas y consolidados que le corresponda, de conformidad con las normas aplicables
2. Preparar los informes estadísticos sobre la administración de bienes, que sean solicitados
3. Cumplir con las normas fiscales y administrativas que garanticen el funcionamiento eficiente de la Dependencia
4. Preparar el informe del Almacén sobre el Plan de Reposición de Mercancías para la vigencia, teniendo como base los promedios de consumo, existencias disponibles, stock mínimo y máximo por ítems de bienes, con el fin de que sirva de insumo para el plan de reposición de mercancías el cual hace parte del Plan de compras. Ajustar las necesidades reales proyectadas a los rubros presupuéstales asignados, en cantidades y valores.
5. Realizar mensualmente inventarios selectivos a los bienes de consumo y devolutivos que se encuentren almacenados, para ejercer un control permanente a las existencias.
6. Realizar el inventario físico de bienes que estén en bodega tanto devolutivos como de consumo y de aquellos que no sean de propiedad de la Defensoría, una vez al año a diciembre 31 de cada ejercicio fiscal.
7. Archivar los documentos tramitados e informativos de conformidad con las normas de gestión documental.
CAPÍTULO IV.
6. CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES
Bienes: Son los materiales susceptibles de inventariarse, que posee la defensoría del Pueblo. Los movimientos y registros contables se realizarán de acuerdo con lo establecido por las Normas de Contaduría General de la Nación en bienes muebles de Consumo, Devolutivos e Inmuebles (Propiedad, Planta y Equipo).
6.1 BIENES MUEBLES
Son elementos devolutivos, a los cuales el Nuevo plan de contabilidad pública los denomina como cargos diferidos para consumo y activos los que conforman la cuenta de Propiedad, Planta y Equipo.
6.2 BIENES DE CONSUMO (FUNGIBLES)
Son los bienes que se consumen por el primer uso que se hace de ellos o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte constitutiva de otros. Estos se encuentran identificados en inventarios, con el GRUPO 1 el cual hace referencia a su grupo mayor, a la vez se divide en los siguientes subgrupos:
1-01-00-Aceites, grasas y lubricantes
1-02-00-Combustibles
1-03-00-Drogas, elementos odontológicos, de laboratorio y sanidad
1-04-00-Elementos para construcción, instalación, campo e industria
1-04-01-Elementos eléctricos de iluminación
1-08-00-Materiales para pintura y embellecimiento
1-10-00-Papelería y útiles de oficina
1-10-01-Tóner y tintas para impresoras, fotocopiadoras y fax
1-10-02- Papelería Institucional impresa
1-12-00- Repuestos para máquinas y equipos - vehículos
1-12-01 -Repuestos para máquinas y equipos de oficina
1-12-02-Repuestos para máquinas y equipos de cómputo
1-12-03-Repuestos - materiales de iluminación
1-13-00-Elementos de aseo
1-13-01 -Elementos de cafetería
1-15-00-Otros elementos de consumo - Dotaciones
1-15-01 -Otros elementos de consumo - Deportes
1-15-02-Otros elementos de consumo - Distintivos
1-15-03-Otros elementos de consumo - Revistas y publicaciones
1-15-04-Otros elementos de consumo - Varios
1-15-05-Otros elementos de consumo - Distintivos institucionales
1-15-06-Otros elementos de consumo - Consumibles fotocopiadoras
1-15-07- Otros elementos de consumo - Otros materiales de construcción
6.3 BIENES DEVOLUTIVOS (NO FUNGIBLES)
Son los que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo y por razón de su naturaleza se deterioran o desaparecen. Éstos se encuentran identificados de acuerdo con inventarios, con el GRUPO 2 el cual hace referencia a su Grupo mayor, a la vez se divide en las siguientes Subgrupos:
2-03-00-Elementos de culto
2-06-00-Equipos y máquinas para comedor y cocina
2-07-00-Equipos y máquinas para comunicaciones, sonido, radio y televisión
2-08-00- Máquinas y equipos para construcción, instalación, campo y taller 2-09-00-Equipos y máquinas para deportes, gimnasia
2-10-00-Equipos y máquinas para laboratorio
2-11 -00-Equipos y máquinas para medicina, odontología
2-11 -01 -Equipo de investigación
2-12-00-Equipos y máquinas para oficina, contabilidad
2-13-00-Equipos y máquinas para transporte terrestre
2-13-01-Equipos y máquinas para transporte fluvial y marítimo
2-13-02- Equipos y máquinas para transportes y sus accesorios
2-14-00- Herramientas y sus accesorios
2-15-00- Instrumentos musicales y sus accesorios
2-16-00- Libros de biblioteca
2-18-00- Mobiliario y enseres
2-24-00- Equipos y máquinas para procesamiento de datos - Hardware 2-25-00- Sistemas de programación - Software
6.4 BIENES INMUEBLES
Son aquellos que no pueden trasladarse de un lugar a otro sin su destrucción o deterioro. También son inmuebles las cosas que por su uso, destino o aplicación forman parte del inmueble y no pueden trasladarse sin menoscabo de este.
Estos se encuentran clasificados con el GRUPO 3 el cual hace referencia al Grupo Mayor y se divide en las siguientes agrupaciones:
3-00-00- Bienes inmuebles
6.4.1. CONTROL DE BIENES INMUEBLES
Para el control de bienes inmuebles, se establece el siguiente procedimiento:
1. El Subdirector Administrativo recibirá los soportes de los predios adquiridos o transferidos a título de compraventa, comodato, donación, arriendo, o cualquiera otra posible modalidad. Se incluyen documentos como contratos escrituras, certificados de tradición, planos estructurales, eléctricos, redes de alcantarillado y de agua, cajas, sumideros y mampostería.
2. El Subdirector Administrativo recibirá los documentos soportes de los inmuebles, señalando los valores de adquisición, avalúos, remodelaciones, valorizaciones, pago de impuestos y cualquier actividad relacionada con los inmuebles de la Defensoría del Pueblo o bajo la responsabilidad de este.
3. El Subdirector Administrativo, informará oportunamente las novedades pertinentes a la Subdirección Financiera para los registros contables y para la inclusión de los bienes inmuebles en las pólizas de seguro contratadas por la entidad, así mismo, informará oportunamente la exclusión o ajuste a las pólizas adquiridas por la Defensoría del Pueblo.
4. El funcionario responsable de la Subdirección administrativa y del grupo de archivo, mantendrá el archivo actualizado de los predios de acuerdo con las normas de gestión documental.
6.5 PROCESO DE TRASLADO CONTABLE DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS A ELEMENTOS DE CONSUMO O VICEVERSA
Cuando por la naturaleza, uso, norma, destino o aplicación que se dé a los elementos devolutivos, éstos se convierten en elementos de consumo o viceversa, se legalizará mediante un acto administrativo o Resolución motivada Luego se producirá su traslado a la agrupación que le corresponda, su contabilización y movimiento en los inventarios y cuentas se harán por órdenes de alta y/o de baja del Almacén con base a los comprobantes respectivos, expedidos por el funcionario responsable.
Cada una de las agrupaciones enumeradas anteriormente indica en su título la clase, uso, destino, aplicación o naturaleza de los elementos o bienes que en ella deben incluirse; para una mejor clasificación de ellos se tomará como guía el índice Universal de Inventarios.
6.6 VALORACIÓN DE LOS INVENTARIOS
Todos los inventarios deben estar valorizados con el precio que corresponda a cada uno de los bienes o elementos que en ellos figuren, tomados de las siguientes fuentes:
1. Para los elementos de consumo
a) El de compra
b) El que figure en el inventario anterior
c) El que fije la Administración a su juicio o mediante avalúo
d) El que suministre el donante
2. Para los elementos devolutivos
a) El de compra
b) El que figure en el inventario anterior
c) El que fije la Administración a su juicio o mediante avalúo
d) El que suministre el donante o comodatario
3. Para los Inmuebles
a) El de compra
b) El avalúo catastral
c) El del inventario anterior
d) El que fije la administración mediante avalúo
e) El que suministre el donante o comodatario
Nota: Para la valorización de los inventarios, además de las indicaciones anteriores, se tendrá en cuenta las normas técnicas relativas al reconocimiento, valuación de los activos correspondientes a los conceptos de Depreciación, Agotamiento, Amortización y Provisión de que trata el numeral 5.7.2.1 del Plan General de la Contabilidad Pública, y las Normas Técnicas relativas a la aplicación de Depreciación y Bienes Depreciables de menor cuantía.
CAPÍTULO V.
8. INGRESO Y EGRESO DE BIENES DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS
7.1 PROCESO DE INGRESO DE BIENES DE CONSUMO, DEVOLUTIVOS E INMUEBLES
El proceso de ingreso de bienes de consumo, devolutivos e inmuebles a la Defensoría del Pueblo puede originarse por:
1. Compra
2. Donación
3. Comodato o préstamo
4. Reposición por seguros
5. Bienes inmuebles
6. Elementos sobrantes de inventario
7. Reversión contable
8. Traspaso entre responsables
9. Por Legalización de bienes
10. Reintegro o devoluciones
7.1.1. INGRESO DE BIENES POR COMPRA
El proceso de ingreso de bienes de consumo y devolutivos adquiridos como compra requieren un registro en el sistema utilizado por la entidad, basado en los documentos base para la adquisición como son las aceptaciones de oferta y los contratos de compraventa e interadministrativos, para lo cual se requiere de la factura respectiva y los documentos para su pago.
7.1.2. INGRESO DE BIENES POR DONACIÓN
El proceso de ingreso de bienes de consumo y devolutivos recibidos en donación, requiere un registro en el sistema, basado en los documentos base de donación como son los contratos de donación y/o comunicaciones dirigidas a la Defensoría del Pueblo como ofrecimiento de los bienes en donación.
7.1.3. INGRESO DE BIENES EN COMODATO
El proceso de ingreso de bienes devolutivos en comodato o préstamo, requiere un registro en el sistema, basado en los documentos base como son el contrato de comodato y/o comunicaciones dirigidas a la defensoría del pueblo como ofrecimiento de los bienes en comodato o préstamo.
7.1.4. INGRESO DE BIENES POR REPOSICIÓN DE SEGUROS
El proceso de ingreso de bienes de consumo y devolutivos requiere un registro en el sistema, basado en los documentos base para la reposición de bienes dañados o hurtados, para lo cual se requiere copia de la factura respectiva, acta de entrega de los bienes, fotocopia del denuncio respectivo en caso de bienes extraviados o hurtados, fotocopia del concepto técnico en caso de daño de los equipos, fotocopia del memorando de la Subdirección Administrativa donde se autorice la inclusión en el sistema y la entrega al funcionario responsable.
7.1.5. INGRESO DE BIENES INMUEBLES
El proceso de ingreso de bienes de bienes inmuebles requiere de un registro en el sistema autorizado por la Subdirección Financiera-Oficina de Contabilidad, basado en los documentos base para la compra, donación o comodato, como son los contratos respectivos
7.1.6. INGRESO DE BIENES POR SOBRANTES DE INVENTARIO
El proceso de ingreso de bienes de consumo y devolutivos requiere un registro en el sistema, basado en los documentos base que se tuvieron en cuenta para detectar el sobrante, registro que se realiza como un ajuste en cantidades y valores establecidos en el Kardex.
7.1.7. INGRESO DE BIENES POR REVERSIÓN CONTABLE
El proceso de ingreso de bienes por reversión contable, se registra en el sistema como un ajuste por un error presentado en una contabilización anterior.
7.1.8. INGRESO DE BIENES POR TRASLADO
Este procedimiento aplica para el ingreso de bienes devolutivos usados, por traslado directo entre dos funcionarios responsables
7.1.9. INGRESO POR LEGALIZACIÓN DE BIENES EN COMODATO O EN DONACIÓN
El proceso de “Legalización de bienes”, corresponde a bienes que son recibidos directamente por las dependencias y que físicamente no son recibidos por el Almacén General, para el cual se requieren los siguientes documentos: Copia del contrato respectivo o en su defecto, la comunicación del donante o comodatario, copia de la Aceptación de Oferta, fotocopia de la factura comercial donde se relacionan los bienes, recibido a satisfacción firmada por el responsable de la dependencia y comunicación interna donde se autorice el ingreso a los activos de la Entidad, se relacionen los documentos aportados y se especifique que los bienes deben ser contabilizados a nombre de la dependencia que los recibe.
Bienes donados: Son aquellos elementos transferidos de una persona a otra sin contraprestación alguna.
El comodato o préstamo de uso: El Código Civil, define el contrato de comodato en los siguientes términos: “ÁRT.2200. Es un contrato en que una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o raíz, para que haga uso de ella y con cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso. Este contrato no se perfecciona sino por la tradición de la cosa.
La Circular 012 del 15 de marzo de 2013, suscrita por el secretario general, establece que los únicos funcionarios que se encuentran autorizados para celebrar contratos, convenios y acuerdos de entendimiento o cooperación, que vinculen en cualquier forma a la Defensoría del Pueblo, son: el señor defensor del pueblo y el Secretario General. De igual manera, no se podrán recibir bienes, ayudas o donaciones, en nombre y/o representación de la Entidad, sin el previo visto bueno y autorización del Sr Defensor del Pueblo o del Secretario general.
Los bienes entregados en calidad de donación o comodato deben ser incluidos en la póliza de seguros de la Entidad, por lo que se solicita a todos los directores, Delegados, Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores y defensores regionales que tramiten donaciones o comodatos con proyectos de cooperación u otra entidad, son los responsables de allegar al almacén general copia de los documentos, requeridos para su respectiva legalización.
8. POR TRASLADO ENTRE RESPONSABLES
Es el procedimiento que se aplica para traspasar los bienes devolutivos usados entre dos funcionarios responsables.
9. ASEGURAMIENTO DE LOS BIENES DE CONSUMO, DEVOLUTIVOS E INMUEBLES
Es de carácter obligatorio que todos los bienes de la defensoría del pueblo sean incluidos en las pólizas de seguros contratadas por la entidad.
Los bienes de consumo que se encuentran almacenados, deben están protegidos mediante el amparo de una póliza de seguros de carácter flotante, cuyo valor varía dependiendo de los saldos contables en valores, al cierre de cada periodo acordado entre la Entidad y la compañía aseguradora. También, el valor de las primas puede ser igual para la vigencia de la póliza contratada, si la entidad acuerda con la compañía aseguradora, un valor máximo fijo asegurado, el cual siempre debe superar los valores reales existentes en Kardex.
Para la protección de los bienes devolutivos recibidos, el Almacén General debe solicitar a la Subdirección Administrativa, su inclusión mediante un documento escrito, adjuntando copia de la factura de compra, reposición por seguros, donación o comodato y una copia al carbón del comprobante de ingreso al Almacén.
Para los bienes inmuebles, la Subdirección Administrativa deberá solicitar su inclusión en las pólizas contratadas por le entidad, con la mayoría de amparos que sea posible y que estén acordes al valor disponible en rubro presupuestal correspondiente.
CAPITULO VI.
10. PROCESO DE ASIGNACIÓN DE BIENES
Para la asignación de las cantidades y el despacho de bienes de consumo, se requiere de la solicitud previa de la dependencia sobre la cual que se toman como base las existencias disponibles en el momento, las cuales se deben distribuir equitativamente entre todas las dependencias a nivel local y nacional que las soliciten, teniendo en cuenta el periodo que resta de la vigencia, así como los promedios mensuales de consumo en el caso de las oficinas del nivel central, o promedio de consumos trimestrales en el caso de las regionales ubicadas fuera de Bogotá.
Para la asignación de las cantidades de bienes devolutivos a despachar, se requiere del documento que autoriza al Almacén General para que proceda al envío de los bienes. Dependiendo de la clase de bienes a despachar, el documento debe ser autorizado por el Despacho del Defensor, Vicedefensor, Secretario General, Subdirector Administrativo, Grupo de Sistemas, o de la Subdirección Gestión Talento Humano, cuando se trate de bienes que mejoran la salud de los funcionarios de la entidad.
10.1 EGRESO DE ELEMENTOS DEL ALMACÉN
Egreso: Es la salida física de un bien del Almacén General, acompañada de la expedición del comprobante de egreso respectivo, cesando de esta manera la responsabilidad directa por la custodia, protección y conservación por parte del funcionario responsable del Almacén y quedando bajo la responsabilidad del funcionario a quien se le entregan los bienes.
La salida de bienes o elementos del Almacén puede originarse por:
-Suministro o entrega de elementos, de acuerdo con la solicitud que realizan mensualmente las oficinas a nivel central y trimestralmente por las regionales ubicadas fuera de Bogotá, de acuerdo con el instructivo vigente sobre la programación, recepción y despacho de los requerimientos de las dependencias.
-Bajas por daño, obsolescencia, cambio de tecnología o inservibles
-Bienes en donación
-Bienes por devolución del comodato o préstamo.
-Traspaso o cesión sin costo del bien a otras entidades
El comprobante de egreso debe ser digitado en el sistema utilizado por la entidad revisado e impreso por el funcionario encargado del Kardex y autorizado el despacho de los bienes por el responsable del Almacén.
El comprobante de egreso debe registrar las cantidades en el sistema para contabilizar la salida de los bienes, con el cual en forma simultánea se procede al alistamiento y entrega de los bienes, con base en la solicitud inicial del pedido o requerimiento, debidamente tramitado y autorizado por el funcionario encargado de la oficina solicitante.
El comprobante de egreso debe tener la siguiente información básica:
1. Fecha y hora de la contabilización en el sistema
2. Numeración consecutiva ascendente del Almacén y del sistema
3. Número y nombre de la dependencia
4. Identificación y nombre del funcionario responsable a quien se le contabilizan los bienes egresados
5. Relación de bienes enviados, clasificados según los grupos y subgrupos establecidos en el sistema
6. Total del valor del comprobante en letras y números.
7. Nombre y firma del despachador del Almacén
8. Nombre y firma del responsable del Almacén, quien autoriza el despacho y entrega de los bienes
9. Nombre e identificación del funcionario peticionario quien recibe los bienes
10. Fecha y hora de recepción de los bienes
La entrega de los bienes de consumo para uso de las diferentes dependencias, se hará directamente al jefe de la dependencia en donde se va a utilizar. La entrega se legalizará con la firma del jefe o del funcionario autorizado para este evento, quién recibe y el funcionario despachador y el responsable del almacén que autoriza la entrega de los bienes a las oficinas y ordena el alistamiento, empaque, envío y/o entrega de los mismos.
La firma del comprobante de egreso es la certificación de recibido a satisfacción de los bienes, y determina la dependencia a la cual le fueron contabilizados los bienes despachados y/o en el inventario personal del funcionario firmante (cuando son devolutivos), por lo tanto, será base para determinar la responsabilidad fiscal y administrativa del consumo y/o manejo de los bienes entregados por el Almacén.
El funcionario responsable del Almacén, no puede variar el destinatario, ni el lugar de destino en el comprobante de egreso, ni cambiar o remplazar elementos por otros, aunque sean similares o tengan el mismo valor.
El comprobante de egreso no debe contener tachones, enmendaduras, adiciones, intercalaciones, correcciones, aclaraciones o notas manuscritas. Solamente tendrán validez, las anotaciones que se registren originalmente en el sistema
Cuando se trate de entrega de bienes a personas jurídicas la firma en el comprobante es la de su representante legal, o de la persona que esté autorizada legalmente para recibirlos, cumpliendo los requisitos de anotar su documento de identidad, previa verificación.
El funcionario responsable del Almacén no permitirá que el destinatario o funcionario responsable, firme el comprobante de egreso de bienes del Almacén, hasta tanto no se le reciba todos los bienes que se relacionan en él, como tampoco se aceptarán constancias o anotaciones en el comprobante sobre bienes pendientes por entregar posteriormente.
El comprobante de egreso es el documento que soporta el registro de los movimientos por salidas, con los cuales de descuentan las existencias en los listados de existencias y de los Kardex del Almacén, con lo cual se controlarán los inventarios de bienes de consumo y devolutivos. Los comprobantes de egreso serán el soporte válido para realizar los registros contables y harán parte de la contabilidad diaria de la Entidad.
10.2 EGRESO DE BIENES POR ENTREGA DE ELEMENTOS
Para contabilizar cualquier comprobante de egreso, se requiere de una solicitud previa enviada por la dependencia, debidamente firmada por el jefe o responsable de la oficina, la cual debe estar radicada previamente en el Almacén General de conformidad con la programación establecida previamente en el Instructivo de programación y despacho de solicitudes a todas las oficinas de la Entidad.
Para contabilizar cualquier comprobante de egreso por bienes devolutivos, se requiere la autorización escrita y firmada por el Despacho del Defensor, Vicedefensor, Secretaría General, Subdirección Administrativa, grupo de sistemas o Subdirección Gestión Talento Humano.
10.3 EGRESO DE BIENES ENTREGADOS EN DONACIÓN, COMODATO O PRÉSTAMO
Por lo general el comprobante de egreso de bienes entregado en comodato, se presenta en los procesos de “Legalización de bienes”, es decir que estos elementos no ingresan físicamente al Almacén General y que generalmente son recibidos directamente por las dependencias, razón por la cual se procede a contabilizar el ingreso y simultáneamente a registrar el comprobante de egreso, con base en el memorando de solicitud de contabilización de la aceptación de oferta, contrato interadministrativo, de compraventa, comodato o de donación, con base a la certificación de recibido a satisfacción, contabilizando de inmediato dichos bienes en el inventario personal del funcionario responsable, quien los recibió a satisfacción y/o los va a utilizar.
10.4 EGRESO DE BIENES INMUEBLES
El registro de ingreso y egreso de los activos de la Entidad lo realiza directamente la Oficina de Contabilidad de la entidad.
El Almacén General, no está autorizado para contabilizar el ingreso ni egreso de bienes inmuebles.
11. DESAGREGACIÓN DE BIENES
Es la separación de las partes de los bienes en servicio o en bodega, que se encuentran registrados en los inventarios como una sola unidad.
La desagregación de los bienes se realizará siempre que se requiera efectuar cambios en su configuración y el valor del componente a cambiar no se encuentre individualizado.
En el evento que se requiera un cambio en un equipo de cómputo ya sea por reemplazo, reposición, pérdida o daño, sustitución por cambios o actualizaciones tecnológicas y el valor de los componentes no se encuentre discriminado, los porcentajes que se aplicarán en la desagregación serán los siguientes:
CPU 85%
MONITOR 10%
TECLADO 3%
MOUSE 2%
El almacén e inventarios conjuntamente con el grupo de Sistemas, desagregaran el costo histórico del elemento, para determinar el valor porcentual de las partes que lo componen.
12. INVENTARIO PARA ENTREGA DE BIENES POR PARTE DEL RESPONSABLE DEL ALMACÉN SALIENTE
12.1. ENTREGA NORMAL: Para la entrega normal del Almacén se debe tener en cuenta:
1. El acto administrativo que designa al funcionario que recibe, indicando la fecha y el tiempo aproximado que durará la entrega.
2. La Subdirección Administrativa, mediante comunicación escrita, debe informar y autorizar al responsable del almacén saliente, para que proceda a realizar la entrega del Almacén al responsable entrante, dentro del tiempo señalado.
3. La Subdirección Administrativa, deberá comunicar a todas las dependencias de la Entidad, el periodo y fechas durante el cual se realizará el proceso de entrega del Almacén, tiempo durante el cual no se realizarán ingresos ni egresos de bienes, hasta tanto no esté legalizada la entrega.
4. Que el Responsable del Almacén que recibe, se haya posesionado del cargo y que se encuentre constituida y vigente la póliza de seguros o garantía bancada, que ampare el manejo del Almacén
5. La Subdirección Administrativa será responsable de exigir la renovación de la mencionada garantía al vencimiento de la misma y de mantenerla actualizada en su valor
6. Verificado lo anterior, se procede a realizar el conteo físico y la entrega de los elementos de consumo y devolutivos que se encuentren en existencia por grupos de inventario, registrando en el inventario con toda claridad las características de los bienes, marca, modelo, seriales, cantidad, valores unitario y total, y el estado de conservación.
7. Los bienes inventariados deben corresponder en todos sus aspectos a los registrados en los listados y hojas electrónicas de Kardex contenidos en el sistema de información del módulo de Almacén.
8. Los inventarios que se levanten sobre los bienes almacenados, deben estar suscritos por el funcionario que entrega y por quien los recibe; y por todos los funcionarios que intervienen en la diligencia de conteo, revisión, entrega y recepción de los bienes inventariados.
9. El funcionario saliente responsable del Almacén, también debe entregar por inventario, los elementos devolutivos que tenga a su cargo y al servicio en su dependencia y verificar y entregar aquellos bienes que tengan los demás funcionarios y contratistas que dependan del Almacén.
10. Cuando el responsable del almacén lleve el control de los elementos devolutivos en servicio, la entrega se limita a efectuar la comparación de los saldos de los inventarios parciales de devolutivos en servicio de las dependencias de la entidad, contra el saldo total que arrojen los registros del Kardex en el Almacén por grupos de inventario, los cuales deben coincidir exactamente. En caso contrario, se debe dejar la constancia en el acta de entrega respectiva.
11. El responsable del almacén saliente no debe inventariar o entregar elementos devolutivos que se encuentren en servicio, porque estos se encuentran contabilizados bajo la responsabilidad y control de los jefes de las dependencias o en el inventario individual de cada funcionario, quienes firmaron el comprobante de salida en señal de aceptación y de recibido a satisfacción por quedar bajo su custodia.
12. La entrega total del Almacén se hace constar en acta firmada por todos los actuantes, dejando constancia en ella de todos los hechos encontrados en las diligencias de entrega y recepción del almacén, como cuadres, descuadres, irregularidades, inconsistencias, diferencias y situaciones encontradas.
13. La diligencia de entrega y recibo no puede exceder en ningún caso de noventa días, contados a partir de la fecha de posesión de empleado entrante. Si el Responsable del almacén entrante inicia su ejercicio laboral sin la entrega formal de los bienes almacenados, asume la responsabilidad administrativa y fiscal por las diferencias en cantidades y calidad, que se puedan presentar posteriormente.
12.2. ENTREGA DE ALAAACENES CUANDO EL FUNCIONARIO SALIENTE ABANDONA EL CARGO O EXISTE DILACIÓN O INCUMPLIMIENTO PARA LA ENTREGA DEL ALMACÉN
1. Cuando se presenta el caso de que el funcionario saliente abandona el cargo o existe dilación para la entrega del Almacén, el secretario general de la Defensoría del Pueblo, designará al funcionario administrativo que debe realizar el inventario físico y la entrega de existencias al nuevo funcionario de manejo, al tiempo que solicita por escrito a la compañía de seguros contratada por le Entidad que aseguró al responsable del almacén saliente, la designación de un representante.
2. Mediante una comunicación escrita enviada por correo certificado al último lugar de residencia que se tenga registrado el almacenista saliente, en la carpeta de la Subdirección de Gestión del talento humano, se notifica la urgencia que tiene la Entidad para realizar la entrega, la recepción simultánea y disponer de los bienes almacenados, indicando los funcionarios nombrados para este actividad, fecha y hora en que se realizara la diligencia de entrega.
3. Cuando se conoce la ubicación del responsable del almacén saliente, se procede a notificarlo personalmente y/o por escrito al lugar de permanencia que se establezca; en caso contrario, se notifica por edicto que también se fija en lugar visible de la Entidad, indicando la fecha y hora en que comienza la diligencia de entrega.
4. Si el responsable del almacén saliente concurre a la citación, se adelantará el proceso de entrega en forma normal. Si éste no asiste, lo mismo que el representante de la compañía de seguros, se deja constancia en el acta y se inicia la diligencia de entrega con la intervención del funcionario administrativo, el nuevo almacenista y un funcionario delegado por la Oficina de Control Interno Disciplinario de la entidad.
5. En el acta se deja constancia de los elementos sobrantes y faltantes que aparezcan al verificar el inventario contra los registros actualizados y listados que genera el sistema en el módulo de Almacén. También se dejará constancia en el acta de todos los hechos encontrados en las diligencias de entrega y recepción del Almacén, como cuadres, descuadres, irregularidades, inconsistencias, diferencias y situaciones encontradas.
6. Si los registros de Kardex se encuentran desactualizados por algún motivo específico o el almacenista saliente no las coloca a disposición de la comisión de entrega, se debe dejarse constancia en el acta. Igualmente, en el acta se registrarán las cantidades físicas encontradas en el inventario físico y con estos datos, de abrirá un nuevo Kardex en cantidades liquidadas con los valores unitarios que se tengan en el Kardex anterior. Por el nuevo Kardex en cantidades y valores deberá responder el nuevo Responsable del Almacén.
7. Si alguno de los elementos almacenados se requiere con urgencia, será necesario que antes de su entrega se registre en el inventario de recibo. Los elementos que lleguen durante la diligencia de entrega del Almacén, serán recibidos por el Responsable del almacén entrante para ser registrados en forma separada para que queden integrados al finalizar el proceso.
8. La diligencia de entrega y recibo no puede exceder en ningún caso de noventa (90) días, contados a partir de la fecha de posesión del almacenista entrante. Si el responsable del almacén entrante inicia su ejercicio sin la entrega formal de los bienes almacenados, asume la responsabilidad administrativa y fiscal por las diferencias en cantidades y calidad, que se puedan presentar.
12.3. ÁREAS DE ALMACENAMIENTO
El espacio destinado para el almacenamiento de bienes de la entidad, se determina de acuerdo a la cantidad y características de los materiales que se manejen, previendo clase y tamaño, cuidados, calidad y protección a deterioro, y que permita su concentración en un único lugar. Sin embargo, esto no implica la necesidad de un gran espacio, incluso puede tratarse de estantes o muebles, lo que se busca es que se permita la optimización, el control y ordenamiento de los bienes en la bodega.
Los equipos retirados del servicio por inservibles, irreparables u obsoletos, deberán ser ubicados en un área distinta a la del almacén y ser identificados bajo la condición de bienes inservibles o bienes para baja, realizando los procedimientos para ser retirados de los activos de la entidad, de acuerdo con las normas vigentes contables y administrativas, del inventario del almacén y de la entidad.
En las áreas de almacenamiento solamente se debe guardar estrictamente lo necesario.
Los elementos existentes en el almacén, deben contar con el registro individual en el Kardex, con la cual se controlarán las entradas, salidas y saldo real en todo momento.
13. SEGURO DE BIENES
OBJETIVO: Amparar la pérdida patrimonial de la defensoría del pueblo por pérdidas generadas por daño, hurto, terrorismo, erupción volcánica, delitos contra el patrimonio económico, alcances fiscales, gastos de reconstrucción y rendición de cuentas; además, por las indemnizaciones en las que resulte civilmente responsable el asegurado, entre otras.
DESARROLLO; La siguiente metodología describe los procedimientos que aplicara la Subdirección Administrativa o quien haga sus veces, para el manejo, tramite, control y reclamaciones por los seguros contratados para amparar el patrimonio de la defensoría del pueblo.
MARCO LEGAL; El artículo 101 de la Ley 42 de 1993, establece como un deber el amparo de los bienes estatales con oportunidad y cuantía suficiente, a través de una póliza de seguros o de un fondo especial.
El artículo 107 de la misma norma dispone: “Los órganos de control fiscal verificarán que los bienes del Estado estén debidamente amparados por una póliza de seguros o un fondo especial creado para tal fin, pudiendo establecer responsabilidad fiscal a los tomadores cuando las circunstancias lo ameriten”.
Esta disposición tiene la finalidad de proteger el patrimonio público, de tal manera que en caso de pérdida o deterioro de los bienes del estado se logre obtener su resarcimiento, para lo cual se fija como regla general, la constitución de una póliza de seguros o de un fondo especial que ampare dichos bienes, independientemente de la naturaleza de la institución o persona que los maneje.
En igual sentido, la Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, en el Artículo 48, numeral 63, elevó a falta gravísima “No asegurar por su valor real los bienes del Estado ni hacer las apropiaciones presupuéstales pertinentes”.
13.1. CONTROL Y TRÁMITE DE SEGUROS DE BIENES DE LA ENTIDAD.
1. Recopilar información para selección del corredor o intermediario de Seguros
a) Recopilar por el servidor público designado por el Subdirector Administrativo o quien haga sus veces, los documentos soporte de las pólizas vigentes que contengan información sobre montos asegurados, valor de las primas y bienes asegurados
b) El servidor público designado por el Subdirector Administrativo o quien haga sus veces, debe suministrar la información necesaria para adelantar el proceso de selección de la aseguradora.
2. Recopilar información para seleccionar la compañía Aseguradora
a) El servidor público designado por el Subdirector Administrativo o quien haga sus veces recopila la información de la Defensoría del Pueblo, requerida por el intermediario de seguros para adelantar la selección de la compañía de seguros, así:
-Número de cargos de la planta global de personal de la Defensoría del Pueblo, listado de los bienes inmuebles (Dirección, cédula, avalúo catastral, avalúo comercial actualizado (incluyendo remodelaciones realizadas después del último avalúo), listado de vehículos de propiedad o bajo responsabilidad de la Entidad, listado de bienes muebles en servicio, listado de bienes en almacén.
-Verificar la consistencia de la información recopilada y realizar las correcciones que sean necesarias.
b) Suministrar la información recopilada al funcionario responsable del trámite de seguros, para que conjuntamente con el intermediario de seguros defina el pliego de condiciones en aspectos técnicos para el proceso de selección de la compañía aseguradora.
13.2. MANEJO DE LA INFORMACIÓN DE SEGUROS
1. Analizar, controlar y revisar por el intermediario de seguros, que las pólizas de seguros adquiridas por la Defensoría del pueblo estén debidamente emitidas.
2. El intermediario de seguros, relaciona las pólizas emitidas para la firma del Secretario General y así mismo, hace la respectiva entrega a la subdirección Financiera, para custodia de las mismas en caja fuerte.
3. El funcionario responsable del Almacén reportara al intermediario de seguros el ingreso de los bienes propios adquiridos, donados, en comodato y recibidos por reposición de seguros.
4. Recibir la documentación por el funcionario responsable del almacén y la Subdirección Financiera, cuando se presenten novedades relacionadas con predios, remodelaciones a los predios, vehículos adquiridos y dados de baja o entregados, mejoras o avalúos que modifiquen el valor a asegurar de los activos de propiedad o por los que sea responsable la entidad, con el fin de mantener actualizado el programa de seguros.
5. Recibir y remitir por el funcionario responsable del trámite de seguros al intermediario de seguros, las novedades relacionadas con los bienes de la Entidad o por los que sea responsable la defensoría del pueblo, para el trámite de actualización de las pólizas ante la compañía de seguros contratada, además de los siniestros ocurridos.
6. Gestionar por el funcionario responsable del trámite de seguros ante la Subdirección Financiera, las cuentas de cobro presentadas por la compañía Aseguradora.
7. El corredor o intermediario de Seguros deberá estar pendiente y ejercer control permanente a los anexos de inclusión y exclusión de bienes de las pólizas contratadas por la entidad y remitir estos documentos originales para custodia a la Subdirección Financiera.
CAPITULO VIII.
14. INVENTARIOS
DEFINICIÓN: El inventario es la relación ordenada, completa y detallada de toda clase de bienes que integran el patrimonio de la Defensoría del pueblo.
El inventario permite verificar, clasificar, analizar, valorar y controlar los bienes de la entidad para efectuar un control razonable de las existencias reales y así evitar errores, pérdidas, deterioro y desperdicios de los elementos.
15. TOMA FÍSICA DE BIENES DEVOLUTIVOS E IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES DE MANTENIMIENTO
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1. El Grupo responsable de Bienes - Inventarios, elabora el cronograma de verificación de inventario físico y remite al Subdirector Administrativo el formato físico el cronograma y proyecta oficio dirigido al Secretario General para su visto bueno.
2. El Subdirector Administrativo, entrega para visto bueno a la Secretaría General, ésta imparte su aprobación al cronograma de visitas a las Regionales y nivel central y los requisitos que se deben cumplir.
3. El Subdirector Administrativo, informa mediante oficio, proyectado por el Grupo de Bienes - inventarios, a las Regionales y a cada dependencia del Nivel Central las fechas de visitas y los requisitos que se deben cumplir, con el fin de que cada funcionario encargado de este tema en las diferentes dependencias y regionales se encuentre disponible para la colaboración necesaria.
Así como también los funcionarios deben tener a la mano los inventarios del año anterior el cual debe coincidir con el actual, sino hubo cambios internos durante el año. (En caso de que se presenten cambios en el transcurso del año, se informa mediante oficio y/o correo electrónico al Grupo de Bienes- Inventarios, para que se facilite la toma física).
4. Cada Regional debe realizar anualmente la toma física de sus inventarios, es responsabilidad de cada Defensor Regional velar por la actualización permanente de los inventarios de los servidores adscritos a su regional, razón por la cual se les allega en los primeros tres meses del año, el archivo plano de los inventarios a las 36 regionales. Esta actualización debe ser enviada a la Subdirección Administrativa - Grupo de Bienes- Inventarios, para que se proceda a la debida modificación si es el caso, en el Sistema de información.
5. Cuando se realicen visitas a las Regionales, el área de inventarios, dará instrucciones para llevar a cabo el levantamiento y actualización de los inventarios, pero es el Defensor Regional quien debe cumplir con la entrega final de esta actividad
6. El Grupo de Bienes - inventarios realiza la toma física de bienes y registra la información de los bienes que requieren mantenimiento. Cada dependencia debe contar con un funcionario responsable de los inventarios de la misma, con el fin de facilitar la toma física de bienes a nivel central y Regional y solicitar mantenimiento cuando se requiera.
NOTA: Los bienes que se encuentran ubicados en áreas comunes quedaran a nombre de: Defensores Regionales, Jefes de Oficina, Subdirectores, Coordinadores, Directores, Delegados según sea el caso, o en su efecto a quienes ellos asignen, mediante autorización escrita.
7. El Grupo de Bienes - inventarios confronta los resultados de la toma física contra el reporte de inventarios generado por el sistema de información vigente e identifica si la toma física coincide con el reporte de inventarios, si coincide imprime el listado de inventarios y entrega al responsable para la firma o los envía a las Regionales mediante memorando, las cuales firman y devuelven el original a inventarios y se archiva.
8. Si no coinciden los inventarios el Grupo de bienes – inventarios proyecta memorando para firma del Subdirector administrativo, dirigido al funcionario responsable del bien, solicitando la ubicación del mismo de lo contrario, se ejecuta el procedimiento de reposición de bienes devolutivos por pérdida, daño o hurto para surtir la correspondiente investigación denuncia penal, informar a veeduría, a la Aseguradora y a contabilidad.
9. Si existen necesidades de mantenimiento el grupo de bienes – inventarios entrega a la Subdirección Administrativa la relación de los bienes de lo contrario termina el procedimiento. En las regionales se proyecta memorando en el que se solicita el envío de la relación de bienes pendientes para mantenimiento.
10. Se realiza el procedimiento Mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo, o el que corresponda, de acuerdo con las necesidades presentadas.
11. Siempre que un Defensor Regional, Director, delegado, jefe, subdirector se ausente de la oficina por traslado temporal o definitivo, terminación del contrato laboral, disfrute de vacaciones, etc. Deberá realizar la entrega formal de la Oficina, incluyendo el inventario físico de elementos devolutivos asignados, para lo cual solicitará oportunamente al grupo de Bienes, el envío del respectivo listado, el cual será verificado físicamente por la persona que entrega y quien recibe, levantando el acta respectiva con las anotaciones del caso, si las hubiere. Éste debe ser enviado al grupo de Bienes para el respectivo trámite y de esta manera evitar inconsistencias en los inventarios.
16. INVENTARIO POR TRASLADO O RETIRO
1. Cuando un servidor público y contratista de una dependencia sea trasladado o cese en sus funciones, tiene la obligación de hacer entrega de los elementos devolutivos que tenía a su cargo a su sucesor y/o jefe inmediato.
2. Si el servidor público y contratista es trasladado o es desvinculado de la Entidad, el Subdirector de Gestión de Talento humano deberá comunicar inmediatamente al Subdirector Administrativo, con el fin de que se adelante el traslado o reintegro de los elementos y se hagan los registros correspondientes.
3. En caso de cesación de funciones, el Coordinador del Grupo de Talento Humano comunicará por escrito al funcionario, la obligación de entregar los elementos bajo su cargo.
4. El Jefe de la Oficina donde se presente el traslado o la cesación deberá cerciorarse que los elementos sean debidamente entregados, y debe ir con su visto bueno.
5. El Subdirector Administrativo, comunicará al Grupo de Bienes - Inventarios, para que verifique la entrega de los bienes.
6. Si el inventario y la entrega fueron correctos se dejará constancia; de lo contrario, el funcionario encargado de hacer la entrega formulará las observaciones que sean del caso en cuanto a faltantes o estado de los bienes y, en ambos casos firmará la diligencia con la persona que recibe el inventario, se remitirá a la cuenta de responsabilidades en proceso.
7. La firma de los inventarios por parte de las personas encargadas del manejo y custodia de los bienes implica responsabilidad administrativa y fiscal y, por lo tanto, serán responsables directa o individualmente por la pérdida, daño o depreciación de los mismos, salvo que provengan del deterioro natural por razón de uso legítimo o de otra causa justificativa.
PRUEBAS SELECTIVAS
El Grupo de Bienes - Inventarios, está facultado para practicar pruebas selectivas a las diferentes dependencias de la Defensoría del Pueblo, verificando descripción del elemento, cantidad y la placa de identificación de los elementos devolutivos en servicio.
17. CONTRATACIÓN DE LA TOAAA FÍSICA CON FIRRMAS EXTERNAS
Si se decide contratar con una firma externa especializada, la toma física de inventarios, es preciso efectuar inicialmente un diagnóstico de la situación actual de la entidad que permita contar con una base de datos actualizada, especialmente en aspectos de ubicación y responsables de los bienes, lo que permite fijar con claridad los objetivos y el alcance del contrato.
Para la contratación se debe verificar que las firmas proponentes o sus personas integrantes acrediten experiencia en esta clase de procesos y que dentro de las obligaciones del contratista se definan objetivos tales como:
1. Realización de inventarios individualizados y/o personalizados.
2. Conciliación de cada uno de los elementos incluidos en kárdex o sistema de control, con los resultados del trabajo de la firma contratada.
3. Que la conciliación efectuada permita a la entidad tener claridad de los faltantes a fin de establecer posibles responsabilidades, así como de sobrantes con el fin de proceder a incorporarlas, y poder realizar los ajustes contables pertinentes.
4. El informe final del inventario o informe para formalizar el proceso, deberá estar clasificado en los grupos definidos en el aparte “Resultados a obtener con la toma física" al nivel de cada elemento, sin omitir el costo histórico, fecha de adquisición, depreciación, ajustes por inflación y valor actualizado.
De igual forma, el contrato debe contemplar la elaboración y entrega de un cronograma o plan de cómo se realizará la toma física, que se constituirá en una herramienta de trabajo y como orientación para hacer el seguimiento posterior y fijar parámetros mínimos de control al resultado obtenido.
Lo anterior se establece como guía básica para la contratación, la entidad establecerá las demás condiciones y obligaciones en el contrato, de acuerdo con sus propias necesidades.
18. ASIGNACION DE BIENES MUEBLES PERSONAS DIFERENTES A SERVIDORES PÚBLICOS DE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO
La Defensoría del Pueblo tiene la obligación legal de establecer controles internos necesarios que permitan prevenir o minimizar los riesgos sobre sus activos, para garantizar la función de vigilancia y control de sus bienes, con el fin de evitar el daño o pérdida patrimonial, por acción u omisión.
La Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, En el numeral 3 del artículo 48 y numeral 11 del artículo 55 señalan como falta gravísima de los particulares, el “Dar lugar a que por culpa gravísima se extravíen, pierdan o dañen bienes del estado o a cargo del mismo, o de empresas o instituciones en que este tenga parte o bienes de particulares cuya administración o custodia se le haya confiado por razones de sus funciones”.
Los conceptos de la Contraloría General de la República 17862 del 5 de abril de 2005- Manejo de Bienes y 03909 de diciembre 3 de 2002 responsabilidades de los Contratistas, en el numeral 3.3 de las conclusiones indica que es factible que se incluya dentro de la minuta contractual la entrega de bienes a los contratistas de prestación de servicios, con las debidas garantías, seguridades y restricciones que sean del caso, quienes deberán responder en los términos establecidos en el artículo 56 de la Ley 80 de 1993, Ley 610 de 2000 y la ley 734 de 2002.
También se podrá entregar inventarios de bienes muebles a la comisión de la Contraloría General de la República, para que desarrollen las actividades objeto de la comisión, así como a las personas que con ocasión de alguna obligación deban desarrollar alguna actividad en la Defensoría del Pueblo y en razón de esta obligación requiera utilizar bienes de propiedad de la entidad.
18.1 Procedimiento para la entrega de bienes a contratistas y /o cualquier otra persona:
Para la entrega de bienes a los contratistas, y/o a cualquier otra persona que con ocasión a alguna obligación deban utilizar bienes de propiedad de la Defensoría del Pueblo, como es el caso de los funcionarios comisionados por la CGR, se tendrá en cuenta:
1. Mediante acta interna, el grupo de bienes de la entidad, hará entrega de los bienes necesarios para llevar a cabo la labor encomendada, y se tendrá en cuenta las siguientes obligaciones:
-Asumir la responsabilidad sobre la conservación de los bienes confiados a su guarda o administración y la responsabilidad en caso de pérdida, daño o deterioro de bienes.
-Rendir oportunamente los informes de la utilización de los bienes cuando la Defensoría del Pueblo se lo solicite
-Informar sobre los movimientos y novedades de los bienes
-Entregar los bienes al momento de la terminación del contrato
2. Entregar, controlar y recibir bienes a contratistas de acuerdo con los procedimientos establecidos por la Defensoría del Pueblo
3. El supervisor y/o interventor de cada contrato informará al Grupo de Bienes las modificaciones, renovaciones, terminaciones, suspensiones, liquidaciones o cualquier otra situación del contrato, de tal forma que el Grupo de Bienes realice los trámites correspondientes.
4. En los casos de pérdida, hurto, daño o deterioro de los bienes por causas distintas al desgaste natural que sufre las cosas, la Defensoría del Pueblo seguirá el proceso establecido para su recuperación
5. La legalización puede implicar la entrega de bienes al Grupo de Bienes, o el traspaso de estos a quien la Defensoría autorice.
Al contratista y/o cualquier otra persona que con ocasión a una obligación deba utilizar los bienes de la Defensoría del Pueblo, le corresponde acatar las siguientes directrices, una vez le hayan sido entregado bienes:
1. Recibir los bienes de acuerdo con los procedimientos establecidos por la Defensoría para la entrega y recibo de bienes
2. Utilizar los bienes entregados por la Defensoría única y exclusivamente para el desempeño de la actividad contratada y en las ubicaciones asignadas.
3. Responder por la conservación de los bienes asignados y rendir cuenta oportuna de su utilización.
4. Informar al Grupo de Bienes todos los movimientos y novedades de acuerdo con los procedimientos establecidos por la Defensoría.
5. Entregar los bienes cuando se termine la actividad contratada o cuando lo solicite la Defensoría, de acuerdo con los procedimientos para la entrega de bienes.
NOTA: La responsabilidad de los contratistas se asimilará a la de los servidores públicos y, por lo tanto, son sujetos del régimen especial de los particulares que consagra el Código Disciplinario Único Ley 734 de 2002 y a los procesos y procedimientos establecidos por la Defensoría para la recuperación de bienes en los casos de pérdida, hurto, daño o deterioro de los bienes por causas distintas al desgaste natural que sufren las cosas.
19. BAJAS
19.1 CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES A DAR DE BAJA
Los procedimientos para dar de baja un bien, difieren de acuerdo con las características de este. Por eso hay que tener en cuenta si se trata de bienes servibles o inservibles, como criterio básico para determinar su destino, teniendo como alternativas la venta directa o en pública subasta, la transferencia a otras entidades de derecho público o la destrucción.
La baja se perfecciona con el retiro físico, la firma del acta de conformidad con el hecho que la originó y el descargo de los registros contables de inventario.
El acta de baja constituye el documento soporte principal para dar salida a los bienes de Almacén, por motivos de destrucción, entrega, desmantelamiento, venta, hurto, destrucción u otra modalidad de retiro de elementos de inventario.
19.2 CLASES DE BAJAS. Las bajas se clasifican en las siguientes categorías de conformidad con el evento que genera la necesidad de su registro contable:
a) Baja de bienes Servibles. Una vez se hayan dado de baja los bienes por acto administrativo y teniendo en cuenta la decisión de los miembros del comité de bajas, se da salida definitiva de bienes que se encuentran en buenas condiciones, pero que no son requeridos por la entidad para el normal desarrollo de sus actividades, o de aquellos bienes que estando en servicio activo o depósito han desaparecido, respecto de los cuales, mediante trámite administrativo de investigación, se determine que en el servidor público a cuyo cargo se hallaban, no recae responsabilidad alguna o que habiéndose establecido responsabilidad, se efectué su pago o reposición.
Parágrafo. En los casos en que la baja sea el resultado de un proceso administrativo de carácter disciplinario o de responsabilidad fiscal, no será necesaria la recomendación del Comité Evaluador de bajas el acto administrativo que la ordene y su perfeccionamiento se producirá con fundamento en el fallo respectivo.
b) Baja de Bienes Inservibles. Una vez se hayan dado de baja los bienes por acto administrativo y teniendo en cuenta la decisión de los miembros del comité de bajas, cuando por desgaste o deterioro físico, los elementos no son útiles para el servicio al cual se han destinado y tampoco son susceptibles de adaptación o reparación.
c) Baja de Bienes Obsoletos. Una vez se hayan dado de baja los bienes por acto administrativo y teniendo en cuenta la decisión de los miembros del comité de bajas, cuando por avance tecnológico y no obstante estar en buenas condiciones, no resultan útiles para la Defensoría del Pueblo, en ninguna de sus oficinas o despachos de la Sede Central o de Regionales
d) Baja de Bienes por Pérdida. Es el retiro de los inventarios de aquellos bienes que, estando en servicio o depósito, han desaparecido físicamente por hurto, incendio, pérdida, terremoto o cualquier otro evento constitutivo de fuerza mayor o caso fortuito.
e) Baja de Bienes por Permuta. Es la salida definitiva del patrimonio de la entidad, una vez se hayan dado de baja los bienes por acto administrativo y teniendo en cuenta la decisión de los miembros del comité de bajas, de aquellos bienes muebles que se encuentran en buenas condiciones y son necesarios para el normal funcionamiento de la entidad, pero que ésta ha decidido permutarlos por otros, de condiciones técnicas más recientes, con la finalidad de mejorar la prestación del servicio.
f) Baja de bienes por Donación. Una vez se hayan dado de baja los bienes por acto administrativo y teniendo en cuenta la decisión de los miembros del comité de bajas, la Defensoría del Pueblo podrá transferir gratuita e irrevocablemente un bien mueble de su propiedad a otra persona jurídica de derecho público, que lo acepta.
g) Baja de bienes por destrucción. Una vez se hayan dado de baja los bienes por acto administrativo y teniendo en cuenta la decisión de los miembros del comité de bajas se procede a reducir a pedazos o a ceniza los bienes muebles objeto de la baja
h) Venta de bienes muebles. Es la operación mercantil mediante la cual se transfiere a dominio ajeno un bien mueble dado de baja a cambio de dinero en el precio convenido
i) Baja de bienes por faltantes. Es el retiro de los inventarios de aquellos bienes muebles que, estando en servicio o depósito, han desaparecido físicamente, y el cuentadante sólo detecta su inexistencia en el momento de realizar un conteo físico y no es posible determinar un momento cierto de su desaparición.
20. PROCEDIMIENTOS PARA DAR DE BAJA
20.1 COMITE DE BAJA DE BIENES NIVEL CENTRAL
20.2 Créase el comité de bajas de bienes en el nivel central, el cual estará integrado por los siguientes funcionarios:
a) El Secretario General o su Delegado, quien lo presidirá
b) El Jefe de la Oficina Jurídica o su Delegado
c) El Subdirector Administrativo o su Delegado
d) El Subdirector Financiero o su Delegado
e) El Jefe de Control Interno Disciplinario o su Delegado
f) El Jefe de la Oficina de Control Interno o su Delegado
g) El Responsable del Grupo de Sistemas o su Delegado
h) Jefe Oficina de Planeación, o su delegado quien actuara como secretario.
El Jefe de la Oficina de Control Interno Disciplinario y el jefe de la oficina de Control Interno harán parte del Comité con voz, pero sin voto.
El Responsable del Grupo de Sistemas hará parte del Comité de bajas, con voto, cuando dicho comité se ocupe de temas tecnológicos.
Son funciones del comité de bajas del nivel central, las siguientes:
a) Revisar el listado de bienes a dar de baja, elaborado por el grupo de bienes, el cual debe contener la siguiente información, por elemento: número de Ítem, Referencia, descripción, placa interna, cantidad, placa externa, origen, valor del bien, valor ajuste, valor del bien más ajuste por inflación, depreciación, valor libros.
b) Revisar físicamente y el material fotográfico de los elementos a dar de baja, el cual quedará como constancia del estado de los mismo y hará parte integral del acta respectiva.
c) Recomendar al Secretario General la baja de los elementos inservibles y obsoletos, así como su retiro definitivo de los registros del patrimonio de la Defensoría del Pueblo, para lo cual se expedirá la resolución respectiva.
El comité de bajas del nivel central se reunirá ordinariamente, el primer día hábil de los meses de marzo y septiembre, y extraordinariamente cada vez que se requiera dar de baja elementos.
El comité sesionará válidamente con la mayoría simple de los integrantes y las decisiones se adoptarán con el voto favorable de la mitad más uno de los asistentes.
El comité podrá invitar a sus reuniones a otros servidores públicos del Nivel Central, que, según su criterio, puedan aportar elementos de juicio para sus decisiones. De las reuniones del Comité se dejará memoria escrita en actas que suscribirán todos los asistentes. Estas serán compiladas en orden numérico consecutivo para cada año y deberán contener la fecha y lugar de la reunión, la hora de iniciación y terminación de la sesión, el nombre de los asistentes y sus cargos, así como una relación sucinta de los asuntos tratados, las decisiones tomadas con sus respectivas motivaciones.
20.3 PROCEDIMIENTOS PARA LA BAJA DE BIENES EN LA SEDE CENTRAL
BIENES INSERVIBLES Y OBSOLETOS. Para dar de baja a los bienes inservibles y obsoletos en la Sede Central de la entidad, se deberá realizar previamente el siguiente procedimiento:
20.4. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1. El Grupo de Bienes - Inventarios, recibe con oficio remisorio los bienes inservibles de las dependencias del nivel central.
2. El Grupo de Bienes- Inventarios alista los bienes para dar de baja.
3. El Grupo de Bienes - Inventarios, envía a la Subdirección Administrativa solicitud de concepto técnico para baja.
4. El Subdirector Administrativo, tramita o gestiona con los funcionarios de mantenimiento para que se emitan los conceptos técnicos en caso de ser máquinas, teléfonos, grecas, equipos de oficina etc. Así como también los de muebles de oficina. Cuando se traten de equipos de cómputo, se procede con el Grupo de Sistemas y para fotocopiadoras con el contratista respectivo.
5. El Subdirector Administrativo - Grupo de Bienes recibe y revisa concepto técnico.
6. El Grupo de Bienes proyecta memorando para la convocatoria del Comité de Bajas.
7. El Secretario (a) General firma el memorando de convocatoria.
8. El Grupo de Bienes -Inventarios Recibe el memorando firmado para hacer entrega a cada miembro del comité de bajas.
9. El Comité de bajas recomienda la baja y tipo de baja previa revisión física y prosigue
10. El Grupo de Bienes - Inventarios elabora acta de Comité de bajas para firma de sus miembros
11. El Comité de Bajas firma el acta por sus miembros
12. El Grupo de Bienes - Inventarios elabora proyecto de resolución de baja y lo envía a la Secretaría General para revisión y firma. Si no se aprueba el proyecto, la Secretaría General devuelve con observaciones al grupo de Bienes - inventarios para la debida corrección.
13. El Secretario General, firma la Resolución y remite al área de inventarios.
14. El Grupo de Bienes - Inventarios recibe la Resolución, hace el retiro de los bienes del sistema de información, mediante
15. El Grupo de Bienes-inventarios, envía al área de contabilidad copia de los ajustes y de la Resolución para el trámite respectivo.
16. El Grupo de Bienes - Inventarios envía oficio al subdirector administrativo para la exclusión de la póliza de seguros de los bienes dados de baja y termina.
17. La Subdirección Administrativa y el Grupo de bienes – Inventarios destruye los bienes y retira los desechos de la entidad, de acuerdo con la resolución de baja y elabora acta de destrucción.
18. La Subdirección Administrativa y el Área de inventarios, entrega a la empresa especializada para la destrucción de elementos contaminantes y hace entrega mediante acta.
19. Si la decisión del Comité es la permuta de bienes, la subdirección Administrativa elabora estudios previos para llevar a cabo los contratos de permuta de bienes dados en baja y continua con el procedimiento de contratación.
20. El Grupo de contratación elabora contrato de permuta y continua con el procedimiento de contratación. Si el Comité decide, entregar equipos de cómputo dados de baja al programa Computadores para educar, se procede a adelantar los trámites establecidos en el decreto 2324 de 2000 y al Instructivo para el traslado de equipos provenientes del sector público” de octubre de 2007, creado por el mismo Programa
21. Si la decisión es subasta, la Subdirección administrativa elabora estudios previos para llevar a cabo los contratos de subasta de bienes dados de baja y continua con el procedimiento de contratación.
22. Si la decisión es donación, La subdirección administrativa – grupo de bienes dentro de la resolución de bajas, especifica cuales bienes son objeto de donación y el nombre de la empresa a quien se le donaran los mismo, y se hace entrega de los elementos mediante acta.
21. COMITÉ DE BAJAS REGIONALES
21.1 Créase el comité de bajas de las Defensorías Regionales, el cual estará integrado por los siguientes funcionarios:
a) El Defensor Regional, quien la presidirá
b) El abogado asesor del Defensor Regional y/o el profesional especializado o Profesional Universitario de la Regional
c) El funcionario que desempeñe el cargo de Secretario y/o Auxiliar en la Oficina Regional, quién actuará como Secretario del Comité
d) Funcionario responsable de los inventarios en la regional
En todos los casos, el Defensor Regional deberá convocar como mínimo a dos empleados de la Oficina que estén nombrados en planta, para conformar el comité de Bajas de la Regional.
Son funciones del Comité de Bajas de las Defensorías Regionales las siguientes:
a) Evaluar y alistar los elementos que, por su estado de deterioro, obsolescencia e irrecuperabilidad, se deben dar de baja en los inventarios de cada una de las Oficinas Regionales de la Defensoría del Pueblo
b) Elaborar el respectivo listado de bienes para baja, el cual debe contener la siguiente información en cada una de las columnas:
-Número de ítem,
-Referencia,
-Descripción,
-Placa interna,
-Cantidad,
-Placa externa,
-Origen.
-Valor del bien,
-Valor ajuste,
-Valor del bien más ajuste por inflación,
-Depreciación,
-Valor libros,
c) Previa revisión individual del estado de los elementos, los integrantes del comité de bajas deberán emitir individualmente un concepto personal y escrito sobre el estado de los bienes relacionados y la necesidad de darlos de baja de los inventarios de la Oficina Regional y de la entidad.
d) Mediante la suscripción de un acta, recomendar al Secretario General de la Entidad, el retiro definitivo de bienes y registros del patrimonio de la entidad.
e) Adjuntar fotos de los elementos relacionados para baja, lo cual quedará como constancia del estado de los mismos y hará parte integrante del Acta respectiva.
f) Enviar fotocopia de los anteriores documentos a la Subdirección Administrativa Grupo de Bienes- Inventarios en Bogotá D.C.
g) Una vez sea autorizada la baja de los elementos por el Secretario General, mediante la expedición de la Resolución respectiva, se deben adjuntar al listado y en el mismo orden, la placa de inventario correspondiente a cada uno de los bienes objeto de la baja, las cuales deben ser remitidas al grupo de Bienes - Inventarios de Bogotá. En la resolución expedida por el Secretario General, se dan instrucciones al Comité de bajas de la regional, para proceder de conformidad con los elementos dados de baja.
h) Las demás que le correspondan según el régimen de contratación vigente y las especiales previstas en esta Resolución.
El Comité de Bajas de las Defensorías Regionales, se unirá ordinariamente una vez cada año, extraordinariamente cada vez que se requiera dar de baja elementos, para evaluar y calificar el estado de los bienes objeto de baja y proceder de conformidad con la presente resolución.
El comité sesionará válidamente con la mayoría simple de los integrantes y las decisiones se adoptarán con el voto favorable de la mitad más uno de los asistentes.
El comité podrá invitar a sus reuniones a los demás servidores públicos de la Regional, que, según su criterio, puedan aportar elementos de juicio para sus decisiones. De las reuniones del Comité se dejará memoria escrita en actas que suscribirán todos los asistentes. Estas serán compiladas en orden numérico consecutivo para cada año y deberán contener la fecha y lugar de la reunión, la hora de iniciación y terminación de la sesión, el nombre de los asistentes y sus cargos, así como una relación sucinta de los asuntos tratados, las decisiones tomadas con sus respectivas motivaciones, de los salvamentos de voto y de las constancias presentadas.
El Comité de bajas de la Defensoría Regional deberá tener en cuenta los siguientes parámetros para el alistamiento y toma de decisiones de los elementos que se relacionan para baja:
a) Los elementos relacionados deben ser obsoletas y que por su antigüedad o deterioro no se utilicen en esa oficina
b) Los elementos deben estar inservibles totalmente y sin posibilidad de reparación en la ciudad donde está ubicada la defensoría regional o en Bogotá. D.C.
c) Los equipos de oficina, de cómputo, muebles, relacionados para baja, deben tener el respectivo concepto técnico.
d) En el caso de que algún equipo de oficina se encuentre funcionando y no se utilice en la Regional, se debe comunicar de inmediato al Grupo de bienes inventarios de Bogotá. D.C., para que analice la viabilidad de su traslado para su utilización en otra ciudad o dependencia y a la vez proceda simultáneamente al descargue de los inventarios.
Una vez depurada la base de datos del sistema de información vigente, el Grupo de Bienes - Inventarios, enviará a cada regional el listado de inventario de elementos devolutivos, el cual debe confrontarse nuevamente y devolverlo debidamente firmado.
Las oficinas podrán solicitar él envió de los listados de inventarios, cada vez que fuere necesario, en especial cuando se realice la entrega de elementos de algún funcionario y al cierre de cada vigencia anual.
Es responsabilidad de cada Defensor Regional velar por la actualización permanente de los inventarios de los servidores adscritos a su regional.
El Defensor Regional, deberá asignar y bajo responsabilidad directa de cada funcionario, los elementos devolutivos entregados para el desempeño de las funciones propias de su cargo, quien, en el momento de ausencia parcial o total de la Oficina, deberá realizar la respectiva entrega de los elementos inventariados, suscribiendo el acta respectiva.
Siempre que el Defensor Regional se ausente de la oficina por traslado temporal o definitivo, terminación de la relación legal y reglamentaria, disfrute de vacaciones, etc. Deberá realizar la entrega formal de la oficina, incluyendo el inventario físico de elementos devolutivos asignados, para lo cual solicitará oportunamente al Grupo de Bienes - Inventarios de Bogotá D.C, el envío del respectivo listado, el cual será verificado físicamente por la persona que entrega y quien recibe, levantando el acta respectiva con las anotaciones del caso, si las hubiere.
El Secretario General, procederá a la legalización definitiva de los bienes dados de baja, mediante la expedición de la Resolución respectiva, de la cual se envía copia al Grupo de Bienes - Inventarios, a la Regional, y al área de Contabilidad para la baja física y en libros.
21.2 PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES REGIONALES
21.3 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1. El Defensor regional crea y/o convoca el Comité de bajas, evalúa y alista los bienes para dar de baja.
2. El Defensor Regional, tramita o gestiona concepto técnico en caso de ser eléctricos (máquinas, teléfonos, grecas etc.) con un electricista, si son equipos de cómputo (con ingeniero de sistemas), en el cual se certifique la imposibilidad de reparación, o que el costo de la reparación sea igual o superior al valor actual de su reposición, o que se demuestre su estado de obsolescencia. Para la baja de muebles y enseres, solo se requiere el concepto del Defensor Regional, avalado por el respectivo Comité de Bajas.
3. El Comité se reúne y recomienda, mediante acta, el tipo de baja del bien.
4. El Defensor Regional, envía copia del acta de baja y documentos soportes, fotos de cada uno de los elementos relacionados para baja, previamente rotulados con el número de placa de inventario, lo cual quedara como memoria y constancia del estado de los mismos.
5. Todo el procedimiento hasta el momento realizado debe enviarse a la Subdirección Administrativa- Grupo de Bienes – inventarios en la ciudad de Bogotá, para realizar el trámite respectivo ante el secretario general y recomendar la baja por inservibles u obsoletos según lo indicado por la Defensoría Regional.
6. El Grupo de Bienes -Inventarios consulta el registro de los bienes en el sistema de información y verifica con el acta.
7. Si la información no coincide el Grupo de bienes – inventarios, proyecta memorando para firma del subdirector Administrativo solicitando a la Regional los ajustes pertinentes.
8. El Defensor Regional, realiza los ajustes correspondientes al acta de baja.
9. El Grupo de Bienes elabora proyecto de Resolución de baja y lo envía a la Secretaría General para revisión y firma. Si no se aprueba el proyecto, la Secretaría General lo devuelve con observaciones al grupo de bienes - Inventarios para su corrección.
10. El Secretario General, firma la Resolución y remite al grupo de bienes - Inventarios.
11. El Grupo de Bienes recibe la Resolución, hace el retiro de los bienes del sistema de información, mediante ajuste.
12. El Grupo de Bienes, envía a la Oficina de Contabilidad copia de los ajustes y de la Resolución para el trámite respectivo.
13. Se envía al Defensor Regional copia de la resolución para que dé cumplimiento a la misma en cuanto a la disposición de los bienes.
14. El Grupo de Inventarios envía oficio al Subdirector administrativo para la exclusión de la póliza de seguros de los bienes dados de baja y termina
22. REINTEGRO DE BIENES DEVOLUTIVOS
22.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
1. El Subdirector Administrativo recibe memorando del funcionario o dependencia, informando sobre la devolución del bien y remire información a inventarios para iniciar trámite respectivo.
Si el bien es físicamente presentado al Grupo de bienes – inventarios se procede con la verificación del estado de los bienes y placa de identificación en la dependencia solicitante.
Confronta en el sistema de información vigente los datos del bien, para determinar al responsable del elemento.
En caso de presentarse inconsistencias realiza los ajustes pertinentes.
2. El Grupo de Bienes - Inventarios, solicita a mantenimiento la valoración física de los bienes devueltos. Cuando se trata de equipos de cómputo se remite el bien, mediante oficio al Grupo de Sistemas.
El grupo de Sistemas o mantenimiento realizarán la valoración y emitirán concepto técnico.
3. El Grupo de Bienes - Inventarios, si encuentra en buen estado o se puede reparar, elabora el formato de traslado para reintegrar el bien al Almacén General.
Si el bien no se encuentra en buen estado o es irreparable, se realizará el Procedimiento de ingreso, baja y retiro de los bienes del kárdex de inventarios-Nivel Central.
4. Funcionarios del Grupo de Bienes - Inventarios, proceden al traslado de los bienes en buen estado al Almacén General.
5. El Grupo de Bienes - Inventarios, envía las copias del formato de traslado y los bienes al Almacén General.
6. El Grupo de Inventarios, Archiva copias del comprobante de ingreso recibidas del Almacén General de acuerdo con Procedimiento Organización y Conservación Documental.
23. PROCEDIMIENTO PARA BAJA DE BIENES POR PÉRDIDA
1. El funcionario responsable del bien debe informar mediante una comunicación a la Subdirección Administrativa sobre las circunstancias de tiempo, modo y lugar de los hechos del hurto, aportar documentación básica y anexar original del denuncio interpuesto ante la Fiscalía.
2. El Grupo de inventarios, realiza el traslado en el sistema de información vigente a responsabilidades en proceso.
3. El Grupo de Bienes - Inventario envía mediante oficio copia del informe, denuncio y demás documentación al corredor de seguros, veeduría y contabilidad
4. Imprime el reporte de valor en libros y depreciación, reporte de especificaciones pantallazo de traslado a responsabilidades en proceso y envía al corredor de seguros
5. El intermediario de seguros envía la documentación a la Aseguradora para empezar el trámite de siniestro.
6. Estudiado el siniestro por la compañía aseguradora envía a la defensoría del Pueblo la liquidación de indemnización del siniestro para que sea firmado por el ordenador del gasto.
7. El Subdirector Administrativo solicita el ingreso del bien al almacén general, mediante memorando y envía copia del mismo al grupo de bienes para el trámite respectivo.
8. El proveedor correspondiente hace reposición del bien al almacén general en presencia del intermediario de seguros y en caso de que sean equipos de cómputo se solicita la presencia del Grupo de sistemas.
9. Si existe fallo administrativo se informa al área de contabilidad por medio de memorando anexando copia del fallo.
10. Se descarga el bien de responsabilidades en proceso en el sistema de información vigente y se envían copias al Área.
11. Si no existe fallo administrativo se realiza seguimiento a la expedición del fallo.
En caso de que la Aseguradora objete la reclamación el responsable del bien deberá reintegrar el bien por uno de iguales o mejores características.
24. PROCEDIMIENTO PARA BAJA DE BIENES POR DAÑO
1. El funcionario responsable del bien debe informar mediante una comunicación a la Subdirección Administrativa las circunstancias de tiempo, modo y lugar de los hechos sobre el daño, aporta documentación básica como el concepto técnico.
2. El responsable de inventarios envía al intermediario de seguros mediante oficio y se anexa documentación correspondiente. (reporte de valor en libros y depreciación, reporte de especificaciones pantallazo de traslado a responsabilidades en proceso y envía al corredor de seguros).
3. El intermediario de seguros envía la documentación a la aseguradora para empezar el trámite por daño
4. Estudiado el caso por daño por la compañía aseguradora, este envía a la defensoría del pueblo la liquidación de indemnización del siniestro para que sea firmado por el ordenador del gasto.
5. El Subdirector Administrativo solicita el ingresó del bien al almacén general mediante memorando y envía copia del mismo al grupo de bienes para el trámite respectivo.
6. El proveedor correspondiente hace reposición del bien al almacén general en presencia del intermediario de seguros y en caso de que sean equipos de cómputo se solicita la presencia del Grupo de sistemas.
7. Una vez el Almacén recibe a satisfacción el bien, el corredor de seguros allega al Área de Inventarios copia de la reposición para descargar del sistema el bien dañado.
8. El Grupo de Bienes recibe copia de la reposición y procede a realizar un comprobante de ajuste por Retiro de inventario, y éste es allegado al Área de contabilidad para el trámite respectivo
9. El Grupo de Bienes le solicita al intermediario de seguros informe a la aseguradora que están disponibles los salvamentos a que haya lugar
10. El Grupo de Bienes hace entrega mediante oficio a la persona autorizada por la Aseguradora, los bienes dañados, objeto de reposición (salvamentos)
11. En caso de que la Aseguradora objete la reclamación el responsable del bien deberá reintegrar el bien por uno de iguales o mejores características.
25. PROCEDIMIENTO PARA BAJA DE BIENES POR PERMUTA
Para la baja de bienes por permuta, se seguirán los procedimientos que se indican a continuación:
1. Se realiza primero la baja mediante acto administrativo una vez se haya tomado la decisión por parte del comité de bajas.
2. La entidad determinará el procedimiento contractual a seguir para viabilizar la permuta
3. Contrato de permuta elaborado por la Oficina Jurídica debidamente perfeccionado, de acuerdo a las disposiciones legales.
4. Acta de verificación física y contable sobre la preexistencia del bien o bienes, que se entregan en permuta
5. Avalúo comercial, tanto del activo fijo que se va a recibir en permuta como del que va a ser objeto de baja por este concepto
6. Una vez la oficina de jurídica elabore el contrato y recoja firma del Secretario General se le allegará al almacén general la documentación completa (contrato de permuta, factura donde se especifique el valor del bien adquirido, certificado a satisfacción), a efectos de que el almacén general ingrese los bienes respectivos al patrimonio de la entidad.
26. PROCEDIMIENTO PARA BAJA DE BIENES POR DONACIÓN
26.1. Bienes susceptibles de donación. Todos los bienes muebles y semovientes declarados en desuso o en mal estado, podrán ser objeto de donación. Para que un bien pueda ser donado debe tener como máximo el valor de rescate
26.2. Trámite para donaciones. Previo a la ejecución de la donación, se deberá contar con el avalúo de los bienes realizados por el órgano especializado de la administración respectiva, de acuerdo con el valor real del mercado, lo anterior para que sirva de base a las instituciones o entidades beneficiadas en un eventual permuta o venta de dichos bienes, en cuyo caso el precio de los bienes no podrá ser inferior al monto establecido en el avalúo.
26.3. Instituciones susceptibles a recibir donaciones. Las donaciones se podrán otorgar a entidades declaradas de interés público, de interes social o sin fines de lucro debidamente inscritas ante las instancias correspondientes, centros o instituciones de educación del Estado, u otras dependencias del estado para la realización de sus fines.
26.4. Comisión de donación. El comité de donación será el mismo del comité de bajas; conformado por lo menos por el Secretario general, jefe de la oficina Jurídica o su representante, el Subdirector de servicio administrativo, el Subdirector Financiero o su representante, Responsable grupo de sistemas o su representante, Jefe Oficina de Planeación, Jefe de control interno, jefe oficina Control Interno Disciplinario.
26.5. Delegación de donación. Le corresponde a la secretaria general, dictar la resolución final del acta de donación de su institución, podrá delegar formalmente está siguiendo al efecto las disposiciones y observando los límites que establecen la Ley General de la Administración pública y la ley de la Administración Financiera y Presupuestos Públicos, en materia de delegación de competencias.
26.6. Requisitos de baja por donación. Para dar de baja bienes por donación se deberá cumplir con los siguientes requisitos:
a) Lista de bienes susceptibles de dar de baja por donación (descripción, número de patrimonio, estado, valor y ubicación de los bienes), debidamente firmada por el funcionario competente para tales casos.
b) Nombre y cualidades de la institución o instituciones que fueron beneficiadas con la donación.
c) La comisión deberá levantar un acta con el detalle de los bienes donados con las respectivas firmas y sellos del donante y donatario. Este último, deberá firmar el Acta en el acto de entrega de los bienes.
d) Envío de los documentos a la Oficina Jurídica.
26.7. Solicitud de donación. Los interesados deberán presentar una solicitud formal de donación ante la Oficina Administrativa a efectos de ser inscritos en el registro correspondiente. En el caso de asociaciones o fundaciones o instituciones sin fines de lucro, con su solicitud deberá adjuntar los documentos legales que los acrediten como sujetos de donación, a saber:
a) Copia certificada de los estatutos y fines de la entidad
b) Copia certificada de la cédula jurídica
c) Copia certificada de la personería jurídica
d) En caso de que se les haya otorgado el carácter de “Bienestar social” por parte del Instituto Mixto de Ayuda Social, copia certificada de la correspondiente certificación o constancia emitida por la institución de dicha condición.
e) En caso de que se les haya declarado “De interes Publico” por parte del Poder Ejecutivo, copia del respectivo decreto
f) En el caso de escuelas y colegios, con su solicitud deberá adjuntar los siguientes documentos legales:
g) Copia certificada de la cédula jurídica de la Junta de Educación
h) Copia certificada de la personería jurídica de la Junta de Educación
i) Constancia de la supervisión del nombramiento del Director
26.8. Escogencia de la institución beneficiada. Para el otorgamiento de donación, el Comité de Donación deberá recoger la institución del registro, que para tales efectos lleva la Oficina Jurídica.
26.9. Notificación de donación aprobada. El comité aprobará la donación. El acuerdo deberá ser notificado expresamente al interesado y la entidad deberá proceder al retiro de los bienes en el término improrrogable de 8 días naturales.
Caso contrario, la Administración podrá de oficio dejar sin efecto la misma, procediendo a donarlo a otra institución.
26.10. Entrega de bienes. La entrega de los bienes donados se hará “in situ”, en las instalaciones de la institución donataria, salvo indicación en contrario de la Administración.
26.11. Deber de informar. La institución beneficiada con la donación, deberá comunicar al donante en un plazo no mayor de treinta días naturales, contados a partir del acto de entrega de la donación, un detalle del beneficio o destino final de los bienes donados. En caso de no cumplir con esta disposición, será excluido para futuras donaciones.
27. MECANISMOS DE ENAJENACIÓN:
En atención a lo preceptuado por el Decreto 1510 del 17 de julio de 2013, por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública y se dictan otras disposiciones, establece:
27.1 Enajenación directa por oferta en sobre cerrado: La entidad estatal que enajene bienes con el mecanismo de oferta en sobre cerrado debe seguir el siguiente procedimiento:
-La entidad Estatal debe publicar la convocatoria, los estudios previos, el proyecto de pliegos de condiciones, en los cuales debe incluir la lista de bienes sometidos al proceso de enajenación.
-Recibidas y respondidas las observaciones al proyecto de pliegos de condiciones, la Entidad Estatal debe expedir el acto administrativo de apertura y publicarlo en el SECOP junto con los pliegos de condiciones definitivo.
-Una vez recibidas las ofertas, la Entidad estatal debe verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes de los oferentes y publicar el informe correspondiente en el SECOP junto con la lista de los bienes sobre los cuales se recibieron ofertas.
-La Entidad Estatal debe convocar la audiencia en lugar día y hora señalados en los pliegos de condiciones.
-En la audiencia la Entidad Estatal debe abrir las ofertas económicas de los oferentes habilitados e informar la mejor oferta para la entidad estatal.
-La Entidad Estatal concede a los oferentes la oportunidad para mejorar la oferta por una sola vez.
-Surtido este paso, la Entidad Estatal debe adjudicar el bien al oferente que haya ofrecido el mejor precio para la Entidad estatal.
27.2 Enajenación directa a través de subasta pública. La entidad estatal que enajene bienes con el mecanismo de subasta pública debe seguir el procedimiento establecido en el artículo 41 del presente decreto, teniendo en cuenta que el bien debe ser adjudicado al oferente que haya ofrecido el mayor valor a pagar por los bienes objeto de enajenación y, en consecuencia, el margen mínimo debe ser al alza.
La Defensoría del Pueblo, podrá vender sus bienes a través del mecanismo de subasta pública, cuyas condiciones de realización deberán ser señaladas en el pliego de condiciones. En todo caso, para tales efectos se tendrá en cuenta:
1. La subasta se llevará a cabo con los oferentes habilitados de conformidad con el pliego de condiciones de manera presencial o electrónica, en el día y hora señalados en el respectivo pliego.
2. Se le solicitará al intermediario contratado presentar al comité de bajas de la entidad una sugerencia de precios bases para venta.
3. El mayor precio ofrecido por los participantes habilitados en sus ofertas, será el valor inicial con el que comenzará la subasta.
4. El bien será adjudicado al participante que haya ofertado el mayor valor a pagar, si transcurrido el tiempo señalado en el pliego de condiciones no se logra una postura mejor. El pliego de condiciones podrá señalar el número de posibles posturas que puede realizar cada uno de los participantes, así como un valor mínimo de mejora de las mismas, y os demás asuntos propios del procedimiento de subasta que sean pertinentes y aplicables, con base en las previsiones consagradas en la normativa vigente, para la subasta inversa.
Cuando se elija el mecanismo de enajenación a través de uno o varios promotores banqueros de inversión, martillos, bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities u otros profesionales idóneos, la venta siempre deberá realizarse a través de subasta pública, o mediante el mecanismo de derecho privado que se convenga con el intermediario.
A los intermediarios contratados por la Defensoría del Pueblo para la enajenación de sus bienes les serán aplicables las causales de inhabilidad e incompatibilidad y el régimen de conflicto de interés consagrado en la Ley, deberá adicionalmente tener en cuenta los principios del artículo 209 de la Constitución Política.
Para el avalúo de los bienes, los intermediarios se servirán de evaluadores debidamente inscritos en el Registro Nacional de evaluadores (RNA) de la Superintendencia de Industria y Comercio, quienes responderán solidariamente con aquellos
27.3 Requisitos para la presentación de oferta o postura: Para participar en los procesos de enajenación de bienes del Estado, el oferente debe:
1. Consignar a favor de la Entidad Estatal un valor no inferior al veinte por ciento (20%) del precio mínimo de venta, como requisito habilitante para participar en el Proceso de Contratación, valor que se imputará al precio cuando el interesado es el adjudicatario.
2. La Entidad Estatal debe devolver al oferente cuya oferta no fue seleccionada el valor consignado, dentro del término establecido en los pliegos de condiciones, sin que haya lugar a reconocimiento de intereses, rendimientos e indemnizaciones, ni el reconocimiento del impuesto a las transacciones financieras.
3. Si el oferente incumple cualquiera de las obligaciones derivadas de la oferta, tales como las condiciones de pago, la firma de documentos sujetos a registro, o cualquier otro asunto derivado del negocio jurídico, pierde la suma de dinero depositada a favor de la Entidad Estatal que se entiende como garantía de seriedad del ofrecimiento, sin perjuicio de que la Entidad Estatal reclame los perjuicios derivados del incumplimiento. En consecuencia, no se exigirá garantía adicional a los oferentes o al comprador.
4. El oferente que no resulte adjudicatario puede solicitar a la Entidad Estatal mantener el valor consignado para otro proceso de enajenación que adelante la Entidad Estatal, valor al cual puede adicionar recursos cuando sea necesario.
27.4. Enajenación a través de intermediarios idóneos. La venta debe realizarse a través de subasta pública, o mediante el mecanismo de derecho privado que se convenga con el intermediario.
27.5 Enajenación de bienes muebles a título gratuito entre entidades estatales. Las Entidades Estatales deben hacer un inventario de los bienes muebles que no utilizan y ofrecerlos a título gratuito a las Entidades estatales a través de un acto administrativo motivado que deben publicar en su página web.
La Entidad Estatal interesada en adquirir estos bienes a título gratuito, debe manifestarlo por escrito dentro de los treinta (30) dias calendario siguiente a la fecha de publicación del acto administrativo. En tal manifestación la entidad Estatal debe señalar la necesidad funcional que pretende satisfacer con el bien y las razones justifican su solicitud.
Si hay dos o más manifestaciones de interés de Entidades Estatales para el mismo bien, la Entidad Estatal que primero haya manifestado su interés debe tener preferencia. Los representantes legales de la Entidad Estatal titular del bien y la interesada en recibirlo, deben suscribir un acta de entrega en la cual deben establecer la fecha de la entrega material del bien, cual no debe ser mayor a treinta (30) días calendario, contados a partir de la suscripción del acta de entrega.
28. DESTRUCCIÓN DE BIENES MUEBLES DADOS DE BAJA
Cuando comercialmente carezcan de valor los bienes objeto de baja, por obsolescencia, deterioro, avería, rotura o cualquier otro hecho objetivo que impida su venta, donación o no la haga aconsejable, se procederá a su destrucción, siempre y cuando esté estipulado en la resolución de baja y haya sido aprobado por el Comité de bajas, y para lo cual se levantará un acta.
29. SALIDA PROVISIONAL DE BIENES NIVEL CENTRAL
1. La Subdirección Administrativa - Grupo de bienes – inventarios, recibe la solicitud de salida provisional de bienes devolutivos
2. El formato de salida provisional de bienes debe tramitarse un día antes del retiro y debe estar debidamente firmado por el responsable del bien.
3. El Grupo de Bienes - Inventarios verifica en el sistema, que la información corresponda
4. Si la información es correcta se firma el formato respectivo por el grupo de Bienes y se relaciona en un listado de control de salida, y lo firma el responsable del bien, luego se envía para la firma del subdirector Administrativo
5. Si la información no corresponde, se devuelve el formato al funcionario responsable para que realice la respectiva corrección del caso.
6. Una vez el formato cuente con las tres firmas, el responsable del retiro del bien presenta dicho documento al funcionario de vigilancia que se encuentre a la salida de la entidad.
7. El grupo de Bienes realiza seguimiento teniendo en cuenta la fecha de reintegro del bien, para lo cual realiza llamada telefónica al funcionario respectivo para que presente físicamente el bien y firma el listado de control.
30. SALIDA PROVISIONAL DE BIENES REGIONALES
1. El Defensor(a) Regional, recibe la solicitud de salida provisional de bienes devolutivos
2. El formato de salida provisional de bienes debe tramitarse un día antes del retiro y debe estar debidamente firmado por el responsable del bien
3. El responsable de inventarios de la Regional verifica en el sistema, que la información corresponda
4. Si la información es correcta se firma el formato respectivo por el responsable de inventarios y se relaciona en un listado de control de salida, y lo firma el responsable del bien, luego se envía para la firma del Defensor(a) Regional.
5. Si la información no corresponde, se devuelve el formato al funcionario responsable para que realice la respectiva corrección del caso.
6. Una vez el formato cuente con las tres firmas, el responsable del retiro del bien presenta dicho documento al funcionario de vigilancia que se encuentre a la salida de la entidad.
7. El responsable de inventarios Regional, realiza seguimiento teniendo en cuenta la fecha de reintegro del bien, para lo cual realiza llamada telefónica al funcionario respectivo para que presente físicamente el bien y firma el listado de control.
31. DEVOLUCIÓN DE BIENES AL COMODANTE
1. Nivel central: La Subdirección Administrativa recibe solicitud del comodante del reintegro de bienes, y documentos soporte o sugerir devolución por vencimiento de términos y remitir memorando al Grupo de bienes - inventarios.
2. El Grupo de bienes - Inventarios verifica en el sistema de información vigente el número de placa de inventarios y demás información del bien
3. El grupo de bienes- inventarios proyecta acta de entrega para la firma del Subdirector Administrativo, la empresa de vigilancia de la entidad y del comodante.
4. El grupo de bienes - inventarios hace entrega de los elementos al comodante, y recoge firma de éste en el acta.
5. El Grupo de bienes inventarios proyecta oficio anexando el acta de entrega al comodante para la firma del Subdirector administrativo ordenando al Almacén general el descargo definitivo del bien o bienes entregados al comodante.
6. El Almacén general envía a la Subdirección Administrativa memorando solicitando la exclusión de los bienes a la póliza de seguros de la entidad.
7. En caso de vencimiento de términos de contratos de bienes en comodato, que están en buen estado y que son necesarios para el buen funcionamiento de la Entidad, y no se pueden adquirir, se solicita al Comodante que haga la donación del mismo o prorrogue el contrato.
8. El Almacén allega al Grupo de Bienes – inventarios copia del comprobante de egreso.
9. Regionales: El Defensor Regional proyecta y firma el acta de entrega en coordinación con el comodante
10. El Defensor Regional entrega los bienes al comodante
11. El Defensor Regional envía copia del acta de entrega a la subdirección Administrativa, Grupo de bienes - Almacén General.
12. El Subdirector recibe la copia del acta de entrega y envía al almacén General
13. El Almacén General recibe y procede de conformidad para el respectivo retiro del patrimonio de la entidad.
14. El Almacén general envía a la Subdirección Administrativa memorando solicitando la exclusión de los bienes a la póliza de seguros de la entidad.
15. En caso de vencimiento de términos de contratos de bienes en comodato, que están en buen estado y que son necesarios para el buen funcionamiento de la Entidad, y no se pueden adquirir, se solicita al Comodante que haga la donación del mismo o prorrogue el contrato.
16. El Almacén allega al Grupo de Bienes – Inventarios copia del comprobante de egreso
32. ENTREGA DE BIENES POR RETIRO DE FUNCIONARIOS
1. La Subdirección Administrativa- Grupo de Bienes, recibe notificación del retiro de funcionarios por parte de la Subdirección de gestión de talento Humano.
2. La Subdirección Administrativa- Grupo de Bienes, recibe del funcionario fotocopia de la entrega de inventarios al jefe inmediato con su respectivo V.B.
3. El Grupo de Bienes verifica en el sistema que los bienes sean los asignados al funcionario y constata físicamente en el puesto de trabajo respectivo.
4. Si la información no corresponde, se entregará al responsable la relación de los bienes que arroja el sistema para que estas sean confrontadas con los bienes físicos.
5. Si la información corresponde, el Grupo de Bienes certifica a la Subdirección de Gestión de Talento Humano que el funcionario realizó la entrega total del inventario.
NOTA: Todo servidor público o contratista que en forma temporal o definitiva deje de laborar o prestar sus servicios en la Defensoría del Pueblo, deberá estar a paz y salvo con el Área de Bienes. Para la expedición de certificados de Paz y Salvo que soliciten quienes hayan cesado en sus funciones o actividades, será requisito indispensable que el interesado entregue a satisfacción los bienes que tenía bajo su responsabilidad.
El Área de bienes, en caso que el servidor público o contratista no haya entregado los bienes, procederá a su valoración e informará a la Subdirección de Gestión del Talento Humano para que allí se proceda en concordancia con la Ley y los reglamentos, en procura de la recuperación de los bienes propiedad de la Defensoría del Pueblo, e igualmente se enviará a la Oficina de Control Interno Disciplinario.
33. CIERRE MENSUAL DE INVENTARIOS
1. Una vez la Oficina de Contabilidad autorice el primero de cada mes el cierre, el Grupo de bienes - inventarios ingresa al sistema de información actual y procede al cierre inventarios -contabilidad.
2. Si existe diferencia, se entrega al Área de contabilidad el reporte respectivo para buscar el posible error
3. Si no existe diferencia se archiva el reporte de conformidad con las normas de archivo
34. RESPONSABILIDADES DE LOS BIENES
Los servidores públicos y contratistas que presten sus servicios a la entidad que tengan, usen, administren, custodien o transporten bienes de propiedad de la entidad, son responsables por la pérdida o daño que sufran cuando esto no provenga del deterioro natural de su uso legítimo, o de otra causa justificada.
En consecuencia, responderán por el valor de los bienes en caso de su pérdida, cuando se deduzcan responsabilidades por el uso impropio, manejo o inversión no autorizados, conforme lo prevé el Código Disciplinario Único.
Así mismo, responderán por todo daño o deterioro ocasionado por el descuido en la conservación o uso de los bienes que se encuentren bajo su responsabilidad, sin perjuicio de la obligación de repararlos o reponerlos.
La Defensoría del Pueblo entregará bajo inventario a y elementos necesarios para el desempeño de su cargo y ejercicio de sus funciones
Todo servidor público tendrá en inventario bajo su responsabilidad los bienes devolutivos requeridos para el desempeño de su función, y será responsable de los mismos mientras permanezca en el cargo; en el momento de su retiro, por cualquier motivo deberá hacer entrega y devolución de los elementos a su jefe inmediato o a quien este designe.
La Oficina de Control Interno Disciplinario con la información suministrada por el Grupo de Bienes - Inventarios, en todo caso, adelantara las averiguaciones administrativas correspondientes, de conformidad con lo dispuesto en el código Contencioso Administrativo, tendiente a deducir o no, la responsabilidad disciplinaria por la pérdida, daño o deterioro de los bienes entregados bajo inventario a los servidores de la Defensoría del Pueblo.
El Área de inventarios, podrá solicitar en cualquier momento al responsable, información sobre la ubicación y el estado de los bienes muebles a su cargo.
En caso de pérdida, daño o deterioro de un bien mueble por causas distintas al desgaste natural que sufren las cosas, el funcionario cuyo cargo esta el bien podrá proceder voluntariamente a pagar, restituir o reparar el bien, independientemente del procedimiento establecido.
El valor del bien extraviado lo establecerá el Técnico administrativo del almacén General, dicho valor en ningún caso podrá ser inferior al valor de compra o adquisición.
Cuando se pretenda reponer un bien mueble, es el técnico administrativo del Almacén General, quién decidirá la aceptación del bien, para lo cual tendrá en cuenta los siguientes aspectos:
-Que el bien cumpla la misma función del elemento perdido, dañado o deteriorado
-Que el bien tenga características y accesorios semejantes y que técnicamente esté en buenas condiciones
-Que el valor del bien mueble sea igual o superior al del elemento que sustituye.
Cuando se trate de equipos de los cuales el Técnico administrativo del almacén General, no tenga los conocimientos técnicos requeridos para su aceptación, se solicitará la asesoría de personal técnico especializado de la entidad.
De acuerdo con sus funciones, corresponde a la Oficina de Control Interno Disciplinario, adelantar la acción disciplinaria por el presunto incumplimiento de los deberes previstos en los numerales 4,21 y 22 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.
El Grupo de Bienes- Inventarios, se abstendrá de expedir paz y salvo cuando el solicitante tenga deudas con la Defensoría del Pueblo, por faltantes o pérdidas de los bienes muebles a su cargo, salvo que de las averiguaciones se desprenda, que no hay lugar a deducir responsabilidad administrativa.
El funcionario que por algún motivo requiera ingresar a la entidad un bien de su propiedad deberá solicitar autorización previa al Grupo de Bienes, donde se especifiquen las características del bien, su ubicación y el tiempo que permanecerá dicho bien en la entidad.
VIGENCIA. Este manual rige a partir de la fecha de expedición
Dada en Bogotá, D.C.,
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
ALFONSO CAJIAO CABRERA
Secretario General