RESOLUCIÓN 1131 DE 2018
(octubre 3)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 1409 de 2020>
Por la cual se adopta el manual que establece los procesos para la gestión contractual de Defensorio Pública
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en el artículo 282, numeral 4 de la Constitución Política de Colombia, artículo 5 del Decreto 025 de 2014, artículo 13 de la Ley 941 de 2005, artículo 21 de la Ley 24 de 1992 y artículo 4 de la Ley 80 de 1993
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política señala que “la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, imparcialidad mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones...”; igualmente en el artículo 269 establece la obligatoriedad por parte de la autoridad correspondiente en cada entidad pública, de diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno.
Que de conformidad con lo indicado en el numeral 22 del artículo 5o del Decreto 025 de 2014, enuncia como una de las funciones atribuidas al Defensor del Pueblo: “Celebrar contratos y expedir los actos administrativos que se requieran para el funcionamiento de la Entidad...”.
Que la Defensoría del Pueblo, en materia de contratación estatal se rige por el Estatuto General de Contratación, la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, los Decretos Reglamentarios y demás normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan.
Que el literal b) del artículo 4 de la Ley 80 de 1993 indica que es responsabilidad de los directivos de toda entidad pública, implementar procedimientos para la ejecución de sus procesos, como uno de los elementos básicos del Sistema de Control Interno.
Que el artículo 282, numeral 4 de la Constitución Política de Colombia, establece que el Defensor del Pueblo velará por la promoción, el ejercicio y la divulgación de los derechos humanos, para lo cual ejercerá la función de organizar y dirigir la defensoría pública en los términos que señale la ley.
Que los incisos 1 y 2 del artículo 21 de la Ley 24 de 1992 consagran: "La Defensorio Pública se prestará en favor de las personas respecto de quienes se acredite que se encuentran en imposibilidad económica o social de proveer por sí mismas a la defensa de sus derechos, para asumir su representación judicial o extrajudicial y con el fin de garantizar el pleno e igual acceso a la justicia o a las decisiones de cualquier autoridad pública.
En el cumplimiento de esta función, el Director Nacional de la Defensorio Pública se ceñirá a los criterios que establezca el Defensor del Pueblo, mediante reglamento”,
Que la Ley 941 de 2005, por la cual se organiza el Sistema Nacional de Defensorio Pública” señala en su artículo 13 que éste será "...un servicio público que organiza, dirige y controla el Defensor del Pueblo, en favor de las personas que lo requieren para asumir su asistencia y representación judicial y garantizar el pleno e igual acceso a la administración de justicia en materia penal”.
Que el parágrafo 1 del artículo 17 del Decreto 025 de 2014, dispone que los defensores públicos vinculados mediante contrato de prestación de servicios profesionales, hacen parte de los operadores del Sistema Nacional de Defensoría Pública, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 941 de 2005.
Que teniendo en cuenta el citado Decreto, la Entidad deberá adoptar los procesos y procedimientos contractuales específicos para Defensores Públicos de conformidad con lo establecido en la parte motiva del presente acto administrativo.
Que mediante el artículo segundo de la Resolución 1070 del 8 de agosto de 2017, se adoptó el: "Manual de contratación y supervisión de operadores de Defensoría Pública”.
Que se hace necesario adoptar el nuevo manual que establece los procesos para la gestión contractual de Defensoría Pública, previo el cumplimiento de los requisitos y de los principios de la función administrativa, específicamente para proceder con la contratación de que trata la Ley 24 de 1992 en su artículo 21, la Ley 941 de 2005 en sus artículos 28 y 29, el Decreto 025 de 2014 en su artículo 17 numerales 6 y 7, en concordancia con la Ley 80 de 1993 en sus artículos 2 y 11 y la normatividad interna que la reglamente.
Que, con la entrada en vigencia del presente manual, se pretende la agilización de las actuaciones administrativas, dar transparencia y claridad en los procesos de selección y contratación de defensores públicos y señalar las responsabilidades del supervisor para garantizar el cumplimiento de los principios constitucionales y legales de contratación pública.
Que, en virtud de lo anterior, se hace necesario derogar el artículo segundo de la Resolución 1070 del 8 de agosto de 2017, por medio del cual se adoptó el manual de contratación y supervisión de operadores de Defensoría Pública.
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 1409 de 2020> Adoptar el manual que establece los procesos para la gestión contractual de Defensoría Pública.
ARTÍCULO SEGUNDO. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 1409 de 2020> Derogar el artículo segundo de la Resolución No 1070 del 8 de agosto de 2017, por medio del cual se adopta el manual de contratación y supervisión de operadores de Defensoría Pública.
ARTÍCULO TERCERO. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 1409 de 2020> Ordenar a la Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional de la Entidad, la publicación del manual en la intranet institucional y en la página web www.defensoría.gov.co.
ARTÍCULO CUARTO. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 1409 de 2020> Los contratos de los defensores públicos en ejecución a la fecha en que entre en vigencia el presente manual, se regirán por las normas y procedimientos vigentes al momento de su iniciación.
ARTÍCULO QUINTO. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 1409 de 2020> Deróguense todas las disposiciones internas que sean contrarias.
ARTÍCULO SEXTO. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 1409 de 2020> Realizar por parte de la Subdirección de Gestión del Talento Humano y la Dirección Nacional de Defensoría Pública, las modificaciones pertinentes a la Resolución 060 de 2014 “Por la cual se conforman Grupos Internos de Trabajo en la Dirección Nacional de Defensoría Pública de la Defensoría del Pueblo y se le asignan funciones", derivadas de la adopción de este manual, dentro de los sesenta (60) días siguientes contados a partir de la expedición del presente acto administrativo.
ARTÍCULO SÉPTIMO. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 1409 de 2020> La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
CARLOS ALFONSO NEGRET MOSQUERA
Defensor del Pueblo
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION DE DEFENSORÍA PÚBLICA
DIRECCION NACIONAL DE DEFENSORÍA PUBLICA
TABLA DE CONTENIDO
CAPÍTULO I
| 1. | GENERALIDADES | |
| 1.1. | Objetivo…………………………………………………………………............... | 3 |
| 1.2. | Alcance…………………………………………………………………............... | 3 |
| 1.3. | Términos y definiciones……………………………………………….............. | 3 |
CAPÍTULO II
| 2. | DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL DE DEFENSORÍA PÚBLICA Y SUS PROCEDIMIENTOS | |
| 2.1. | De los principios y deberes de la contratación de defensoría pública…………………………………………………………………..… | 6 |
| 2.2. | Competencia en el ejercicio de la gestión contractual de la defensoría pública………………………………………………...……… | 6 |
| 2.3. | Etapas de la gestión contractual de la defensoría pública………..… | 6 |
| 2.3.1. | Etapa Pre – contractual……………………………………………......... | 7 |
| 2.3.1.1. | Generalidades…………………………………………………................ | 7 |
| 2.3.1.2. | Estudios previos……………………………………………...................... | 8 |
| 2.3.1.3. | Estudio de riesgos……………………………………………….............. | 8 |
| 2.3.1.4. | Soporte presupuestal…………………………………………................. | 8 |
| 2.3.1.5. | Procedimiento de selección…………………………………….............. | 9 |
| 2.3.1.6. | Validación de documentos……………………………………............... | 9 |
| 2.3.1.7. | Elaboración remisión y suscripción del contrato……………….......... | 10 |
| 2.3.2. | Etapa contractual…………………………………………….................... | 10 |
| 2.3.2.1. | Generalidades……………………………………………......................... | 10 |
| 2.3.2.3. | Garantía……………………………………………………........................ | 11 |
| 2.3.2.4. | Aprobación de la garantía……………………………............................. | 11 |
| 2.3.2.5. | Acta de Inicio………………………………………………….................... | 11 |
| 2.3.2.6. | Procedimiento para las modificaciones contractuales……................ | 12 |
| 2.3.2.7. | Procedimiento para la suspensión de la ejecución de mutuo acuerdo………………………………………………………………….... | 12 |
| 2.3.2.8. | Procedimiento para la terminación y liquidación anticipada del contrato………………………………………………………………….… | 13 |
| 2.3.2.9. | Obligaciones del contratista con motivo de la terminación del contrato………………………………………………………………….... | 15 |
| 2.3.3. | Supervisión de los contratos………………………………………........ | 16 |
| 2.3.3.1. | Aspectos Generales………………………………………………........... | 16 |
| 2.3.3.2. | Supervisión en la etapa contractual……………………………............ | 17 |
| 2.3.3.3. | Función de la supervisión con aspectos presupuéstales y financieros……………………………………………………………….... | 19 |
| 2.3.4. | Etapa Pos – Contractual…………………………………………............ | 22 |
| 2.3.4.1. | Consecuencias del incumplimiento de la función de supervisión..... | 22 |
| 2.3.4.2. | Generalidades……………………………………………………............. | 22 |
| 2.3.4.2.1. | Procedimiento por presunto incumplimiento o deficiencia del servicio.......................................................................................................... | 22 |
| 2.3.4.2.3. | Archivo de las diligencias…………………………………….................. | 24 |
| 2.3.4.2.4. | Medidas que proceden ante el incumplimiento……………................ | 24 |
| 2.3.4.2.5. | Reglas que deben observarse para la aplicación de las multas pactadas……………………………………………………………............ | 24 |
| 2.3.4.2.6. | Tasación y beneficiarios de las multas………………………............... | 25 |
| 2.3.4.2.7 | Facultad preferente……………………………………..………............... | 25 |
| 2.3.4.2.8 | Reglas de la facultad preferente……………………………….............. | 25 |
| 2.3.4.2.9 | De la entrega de responsabilidades al prestador de servicio........… | 26 |
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO
El presente manual tiene como objetivo establecer los procesos para la gestión contractual del servicio de defensoría pública, previo el cumplimiento de los requisitos y de los principios de la función administrativa específicamente para proceder con la contratación de que trata la Ley 24 de 1992 en su artículo 21, la Ley 941 de 2005 en sus artículos 28 y 29, el Decreto 025 de 2014 en su artículo 17 numerales 6 y 7, en concordancia con la Ley 80 de 1993 en sus artículos 2 y 11 y la normatividad interna que la reglamente.
1.2. ALCANCE
El presente manual comprende todas las etapas de la gestión contractual de defensoría pública definidas en este documento y deberá ser socializado y aplicado por todos los interesados que participan en el procedimiento de selección y/o contratación de los defensores públicos de conformidad con la Ley 24 de 1992 en su artículo 21, la Ley 941 de 2005 en sus artículos 28 y 29, el Decreto 025 de 2014 en su artículo 17 numerales 6 y 7, en concordancia con la Ley 80 de 1993 en sus artículos 2 y 11 y la normatividad interna que la reglamente.
1.3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
-Defensores públicos: son los abogados vinculados al servicio de defensoría pública que administra la Defensoría del Pueblo, mediante la figura del contrato de prestación de servicios profesionales, para asumir la representación judicial o extrajudicial y con el fin de garantizar el pleno e igual acceso a la justicia o a las decisiones de cualquier autoridad pública.
-Acta de inicio: documento suscrito entre el contratista y el supervisor designado que permite la iniciación formal de actividades.
-Acta de suspensión: documento suscrito entre el contratista, el supervisor del contrato y el ordenador del gasto, previo visto bueno del Defensor del Pueblo Regional mediante el cual se suspende de manera temporal el contrato, por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, mutuo acuerdo, o circunstancias ajenas a la voluntad de las partes. En ella debe constar la fecha de suspensión, las causas que la generan, la fecha de reinicio y los demás aspectos que se consideren pertinentes; entre ellos, la obligación del contratista de modificar la garantía única de cumplimiento y las demás que se hayan constituido de acuerdo con el contrato, para garantizar la cobertura de los riesgos dentro de los plazos allí previstos.
-Acta de reinicio: documento suscrito entre el contratista y el supervisor designado que debe contar con el visto bueno o aprobación del Defensor del Pueblo Regional, por medio del cual se reanuda la ejecución del contrato después de una suspensión.
-Certificado de disponibilidad presupuestad el certificado de disponibilidad presupuestal es un documento expedido por el jefe de presupuesto de la entidad o quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos, afectándose preliminarmente el presupuesto de la respectiva vigencia fiscal mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuesta.
-Distrito judicial: es la división territorial del poder judicial que comprende determinados circuitos judiciales, con el fin de facilitar la pronta administración de justicia en el territorio nacional, según lo dispuesto en la Ley 270 de 1996 en su artículo 89 numeral 4., en cada uno de los distritos judiciales se ubica un Tribunal Superior del Distrito Judicial.
-Circuito judicial: es la división territorial del poder judicial que hace parte de un distrito judicial y que comprende a su vez determinados municipios en los que se ubican uno o varios juzgados, según lo dispuesto en la Ley 270 de 1996 en su artículo 89 numeral 4.
-Garantía: mecanismo de cobertura de un riesgo, por medio de la cual se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas a favor de la Defensoría del Pueblo con ocasión de la suscripción del contrato y su liquidación.
-Registro presupuestal: el registro presupuestal es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar.
-Registro nacional de aspirantes o personas interesadas en ingresar (RNA): es una base de datos que contiene la información de los profesionales del derecho que han acreditado el cumplimiento de los requisitos mínimos establecidos por la entidad para aspirar a prestar servicios profesionales como defensor público y además en ella se registrarán las sanciones impuestas al Defensor Público por parte de la entidad. La inscripción del aspirante o interesado en el RNA no genera derecho alguno a ser contratado por la Defensoría del Pueblo.
-Sistema electrónico para la contratación pública (SECOP): el sistema electrónico para la contratación pública, SECOP, es un instrumento de apoyo a la gestión contractual de las entidades estatales, que permite la interacción de las entidades contratantes, los proponentes, los contratistas, la comunidad y los órganos de control, materializando particularmente los principios de transparencia y publicidad.(1)
-SECOP II: es la plataforma transaccional con cuentas para las entidades estatales y los proveedores, cada cuenta tiene unos usuarios asociados a ella. Desde sus cuentas las entidades estatales crean, evalúan y adjudican procesos de contratación. Los proveedores pueden hacer comentarios a los documentos del proceso, presentar ofertas y seguir el proceso de selección en línea(2).
-Supervisor del contrato: es el funcionario y/o contratista designado por el ordenador del gasto, para ejercer la labor de vigilancia y control de la correcta iniciación, ejecución y liquidación de un contrato específico, en sus aspectos técnicos, administrativos, financieros, contables y jurídicos. La contratación de personal externo será viable únicamente cuando la entidad no posea dentro de su planta, personal idóneo para la realización de la labor.
2. DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL DE DEFENSORÍA PÚBLICA Y SUS PROCEDIMIENTOS.
2.1. De los principios y deberes de la contratación de defensoría pública.
Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán de acuerdo a los principios que deben orientar el funcionamiento de la defensoría pública, es decir, igualdad, derecho de defensa, oportunidad, gratuidad, calidad, responsabilidad, selección objetiva y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa, moralidad, imparcialidad, publicidad, igualdad, economía, ética, eficiencia y celeridad(3).
2.2. Competencia en el ejercicio de la gestión contractual de la defensoría pública.
De conformidad con el numeral 4 del artículo 281 de la Constitución Política de Colombia, el Defensor del Pueblo deberá organizar y dirigir la Defensoría Publica en los términos que señala la Ley.
Que, en el marco de su gestión contractual, la defensoría pública se rige por lo dispuesto en los artículos 21 de la Ley 24 de 1992, 28 y 29 de la Ley 941 de 2005, 17 numerales 6 y 7 del parágrafo 1 del Decreto 025 de 2014, en concordancia con los artículos 2 y 11 de la Ley 80 de 1993.
2.3. Etapas de la gestión contractual de la defensoría pública
La contratación de defensores públicos, se desarrollará en tres fases o etapas, a saber: i) la etapa pre - contractual, ii) la etapa contractual y iii) la etapa poscontractual.
2.3.1. Etapa Pre – contractual
2.3.1.1. Generalidades.
Esta etapa inicia con la presentación de las necesidades de contratación del servicio de defensoría pública, elaborados por las Defensorías del Pueblo Regionales quienes sustentan la necesidad, por programa y por distrito y/o circuito judicial, ante el GRSO de la DNDP.
Posteriormente, el GRSO elaborará los estudios previos con fundamento en las necesidades antes descritas, en los informes presentados por el Grupo de Control, Vigilancia y Gestión Estadística y el Grupo de Representación Judicial de Víctimas de la DNDP, producto del análisis estadístico de la prestación del servicio y en el presupuesto disponible.
El GRSO presentará los estudios previos al Director Nacional de Defensoría Pública, para su aprobación o ajustes respectivos, en caso de ser necesario.
Los documentos del proceso que hacen parte de la etapa precontractual deben ser publicados en el SECOP.
Esta etapa culmina con la selección de los contratistas y la elaboración de los respectivos contratos.
Para ser contratado como defensor público, es necesario cumplir con los requisitos establecidos en cada programa y haber superado los procesos de selección determinados por la entidad a través de la DNDP.
2.3.1.2. Estudios previos.
El GRSO elaborará los estudios previos y del sector para la contratación de cada uno de los defensores públicos, en aplicación del artículo 87 de la Ley 1474 de 2011 en concordancia con el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, los artículos 28 y 29 de la Ley 941 de 2005, o de la normatividad legal vigente, los que serán sometidos al análisis y aprobación del Director Nacional de Defensoría Pública, con base en la justificación de las necesidades presentadas por las Defensorías del Pueblo Regionales, así como la información suministrada por el Grupo de Control, Vigilancia y Gestión Estadística y el Grupo de Representación Judicial de Víctimas.
2.3.1.3. Estudio de riesgos.
Esta actividad tiene como propósito proteger a la entidad o minimizar los eventos adversos que puedan surgir en el proceso de contratación y que puedan causar daño a sus intereses o patrimonio, de conformidad con los siguientes criterios: 1. Establecer el contexto en el cual se adelanta el proceso de contratación. 2. Identificar y clasificar los riesgos del proceso de contratación. 3. Identificar y clasificar los riesgos de la ejecución de los contratos. 4. Evaluar y calificar los riesgos. 5. Asignar y tratar los riesgos y 6. Monitorear y revisar la gestión de los riesgos.
Cada uno de estos pasos se llevará de acuerdo con el manual para la identificación y cobertura del riesgo en los procesos de contratación publicado en la Agencia Colombiana de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente.
2.3.1.4. Soporte presupuestal.
Previamente, se solicitará a la Subdirección Financiera, la expedición de los certificados de disponibilidad presupuestal (CDP) como soporte para el proceso contractual. En todo caso la necesidad de la contratación deberá estar incluida en el Plan Anual de Adquisiciones de la entidad.
2.3.1.5. Procedimiento de selección.
La Defensoría del Pueblo, establecerá un procedimiento para la selección de los Defensores Públicos de acuerdo con el mapa judicial colombiano y con base en las necesidades y requerimientos presentados por cada una de las Defensorías del Pueblo Regionales, a la DNDP para el cubrimiento del servicio de defensoría pública.
Hasta tanto se desarrolle y culmine el procedimiento establecido en el párrafo anterior, la Defensoría del Pueblo con el fin de garantizar el derecho al acceso a la administración de justicia, el derecho a la defensa y dar continuidad a la prestación del servicio de defensoría pública, podrá celebrar contratos de prestación de servicios profesionales para cubrir las necesidades de servicio en los diferentes distritos y circuitos judiciales a través de las siguientes alternativas:
1. Quienes, a la entrada en vigencia de este manual, estén prestando el servicio de defensoría pública o quienes lo hayan prestado dentro de los ciento veinte (120) días calendario anteriores a aquella, podrán ser vinculados mediante un contrato de prestación de servicios.
2. En los demás casos, se recurrirá al mecanismo de invitación en el medio institucional donde se indicarán por la DNDP los criterios de escogencia, con la aplicación de una prueba de valoración psicotécnica que entre otros mida: la personalidad, la competencia y el comportamiento del profesional que aspira a prestar sus servicios como Defensor Público.
3. <Numeral adicionado por el artículo 1 de la Resolución 1123 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> De persistir la necesidad de prestación del servicio de Defensoría Pública en el territorio nacional, y habiéndose agotado las alternativas establecidas en los numerales anteriores del presente artículo, la Defensoría del Pueblo podrá acudir a la casual de contratación directa establecida en la ley para los contratos de prestación de servicios profesionales; siempre y cuando, exista constancia por parte de la Dirección Nacional de Defensoría Pública sobre tal evento.
2.3.1.6. Validación de documentos.
El GRSO solicitará a los aspirantes que superen el proceso de selección y hayan sido escogidos para prestar sus servicios como defensores públicos, la documentación legal requerida para la celebración del contrato, así como el registro y/o actualización de la información y el cargue de documentos en la plataforma SIGEP.
En caso de resultar necesario, el aspirante o el GRSO registrarán en la plataforma SECOP II, o en aquella que la autoridad competente establezca, los documentos y/o requisitos por ella exigidos.
No obstante, lo anterior, el GRSO verificará si el aspirante ha sido objeto de investigaciones, sanciones, o suspensiones de cualquier orden, que impidan el cumplimiento de los principios de la ética pública y el ejercicio armónico y transparente de la profesión.
2.3.1.7. Elaboración remisión y suscripción del contrato.
El GRSO proyectará las minutas contractuales para la vinculación de tos defensores públicos y las someterá a la aprobación del Director Nacional de Defensoría Pública.
Seguidamente las minutas y los documentos soportes son remitidos al ordenador del gasto para la verificación del cumplimiento de los requisitos legales pertinentes. Surtido el mismo, las minutas y los soportes se remiten a la DNDP para que sean distribuidas entre las diferentes Defensorías del Pueblo Regionales; y el Defensor del Pueblo Regional convocará al contratista a la suscripción, una vez suscritas se remitirán a través de la DNDP para la culminación del proceso de perfeccionamiento contractual por parte del ordenador del gasto.
2.3.2. Etapa contractual.
2.3.2.1. Generalidades.
Esta etapa contempla las actividades de legalización y ejecución de las obligaciones contractuales y va hasta la fecha de su terminación.
2.3.2.2. Registro presupuestal
Celebrado el contrato, copia del mismo se remitirá por el ordenador del gasto a la Subdirección Financiera para el registro presupuestal pertinente y el original se remitirá a la DNDP para los efectos de legalización. Expedido el registro presupuestal en físico, la Subdirección Financiera de la entidad lo remitirá al GRSO para que repose en el expediente contractual y a la Defensoría del Pueblo Regional a través de medio electrónico, para que en dicha dependencia se inicie por el prestador el proceso de legalización y suscripción del acta de inicio.
2.3.2.3. Garantía.
De acuerdo con lo previsto en el artículo 7 de la Ley 1150 de 2007, el Decreto 1082 de 2015, el contratista se obliga a constituir, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de firma del contrato, una garantía única a favor de la Defensoría del Pueblo con los siguientes amparos: a) CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES SURGIDAS DEL CONTRATO: Por el diez por ciento (10%) del valor del contrato, con una duración igual al término de vigencia del contrato y cuatro (4) meses más; b) CALIDAD DEL SERVICIO: Por el veinte por ciento (20%) del valor del contrato, con una duración igual al término de vigencia del contrato y dos (2) años más contados a partir del vencimiento del plazo contractual.
El Contratista se obliga a efectuar el debido trámite ante la aseguradora para la expedición de la garantía que ampara el contrato. Lo anterior, con el fin de salvaguardar a la entidad contratante de los perjuicios imputables al contratista que surjan con posterioridad a la terminación del contrato, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el mismo.
2.3.2.4. Aprobación de la garantía. <Numeral modificado por el artículo 2 de la Resolución 370 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:>
Una vez constituida la garantía y expedido el registro presupuestad el profesional especializado responsable del Grupo de Registro y Selección de Operadores, procederá a realizar la aprobación mediante la plataforma del Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOP II).
Cuando en desarrollo de los programas de la DNP, se debieran suscribir otros contratos diferentes a los de DP, la aprobación de las garantías y el desarrollo de las diferentes etapas del proceso contractual se regirán con base en la norma general de la Defensoría del Pueblo y no serán aplicables ninguna de las particularidades del presente manual, excepto el trámite fiscal que ampare el compromiso
2.3.2.5. Acta de Inicio.
Cumplido lo anterior, se procederá a suscribir el acta de inicio la cual deberá contener las firmas del contratista, el supervisor del contrato y el Defensor del Pueblo Regional.
El defensor público no podrá realizar actividades propias del ejercicio profesional que vayan en contra de los intereses de la entidad o impliquen conflicto de intereses y deberá dar prelación a las obligaciones contractuales con la entidad. En el evento que se incurra en esta conducta la Defensoría del Pueblo iniciará las acciones correspondientes para declarar el incumplimiento del contrato de acuerdo con lo previsto en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.
En ningún caso se podrá dar inicio a la ejecución del contrato sin el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalización.
2.3.2.6. Procedimiento para las modificaciones contractuales.
Sólo se podrá modificar el circuito de ejecución del contrato, en el entendido que esta se efectúa dentro de los programas de la misma área, previa solicitud del contratista, estudio de justificación y conveniencia realizado por el respectivo supervisor del contrato; también requiere del visto bueno del Defensor del Pueblo Regional en donde se precise que con la modificación no se afecta la prestación del servicio, que se han realizado o se realizarán las sustituciones procesales y la redistribución de procesos al interior de la Regional. Finalmente, que el solicitante ha radicado un informe detallado del estado de los procesos en los que tenía representación.
Cumplidos los pasos de este procedimiento, el GRSO proyectará el otrosí del contrato dejando la trazabilidad de la solicitud y su desarrollo para ser remitido a la Defensoría del Pueblo Regional, la cual deberá regresar el documento de manera física con las firmas del contratista, el supervisor y el Defensor del Pueblo Regional dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha de envío.
El otrosí y sus documentos soporte se pondrán por la Secretaria General a consideración del Defensor del Pueblo o quien haga sus veces para su trámite y suscripción.
La modificación sólo procederá una vez suscrito el otrosí por las partes.
2.3.2.7. Procedimiento para la suspensión de (a ejecución de mutuo acuerdo.
El contratista tendrá la obligación de prestar el servicio de defensoría pública en los términos pactados en el contrato, durante la vigencia del mismo sin interrupción y durante el plazo establecido.
La suspensión procede en aquellas circunstancias que impliquen la justificada interrupción de la ejecución de las obligaciones, para lo cual, el contratista informará al supervisor del hecho sobreviniente que imposibilite la ejecución contractual con los respectivos soportes para tal fin, indicando fecha de inicio y fecha de terminación.
El supervisor del contrato, elaborará el estudio de justificación y conveniencia, en el cual sustente la no afectación de la prestación del servicio o las medidas tendientes a garantizarlo (sin condicionamiento), y evaluará la respectiva sustitución procesal y del informe de estado de cada uno de los procesos, y remitirán los respectivos soportes al GRSO.
Dentro de la solicitud se debe incluir el valor económico estimado a reducir, con la suspensión del contrato, previa verificación de los valores pagados al contratista ante la Subdirección Financiera por el Supervisor del contrato.
EL GRSO proyectará el acta de suspensión del contrato para ser enviada a la Defensoría del Pueblo Regional, la cual deberá regresar el documento de manera física con las firmas del contratista, el supervisor y visto bueno del Defensor del Pueblo Regional, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha de envío. El acta de suspensión será enviada por la DNDP a la Secretaria General para su trámite, y será vigente a partir de la fecha de suscripción por las partes, independientemente del plazo fiscal determinado para la suspensión.
Durante el término de la suspensión no habrá lugar al pago de honorarios. Expirado el término de la suspensión, no se recuperará el tiempo de la suspensión, por lo que el plazo pactado no sufrirá modificación alguna.
Una vez cumplido el término de la suspensión, se procederá a realizar el acta de reinicio la cual será suscrita por el contratista y el supervisor, con el visto bueno del Defensor del Pueblo Regional, documento indispensable para la reanudación de la ejecución del contrato después de su suspensión.
2.3.2.8. Procedimiento para la terminación y liquidación anticipada del contrato.
De conformidad con lo señalado en el artículo 217 de Decreto Ley 019 de 2012 en los contratos de prestación de servicios profesionales, la liquidación no es obligatoria; razón por la cual, los supervisores de este tipo de contrato, no solicitarán la liquidación del mismo, sin perjuicio del deber que les corresponde de elaborar un informe final sobre la gestión, incluyendo el balance económico del contrato, señalando su valor total, valor pagado y saldo a liberar, así:
1. El supervisor dentro del estudio de recomendación para la terminación y liquidación anticipada del contrato, establecerá el balance financiero del mismo indicando la fecha de terminación, para con ella determinar los efectos fiscales, y advertirá los valores a liberar Así, mismo señalará brevemente las modificaciones que hayan tenido lugar durante la ejecución del contrato, tales como prórrogas, adiciones, modificaciones, suspensiones, cesiones, y sanciones.
Cuando la terminación se origine en la solicitud del contratista, la misma se deberá acompañar de la siguiente documentación:
- Presentación de la solicitud por escrito ante el supervisor por parte del contratista, indicando los motivos por los cuales solicita la terminación del contrato de prestación de servicios vigente e indicación de los procesos vigentes a su cargo.
- Concepto de viabilidad del supervisor del contrato ante el Ordenador del Gasto o en su defecto al Nominador para determinar la procedencia o no de la solicitud de terminación y liquidación anticipada del contrato.
- Relación de los procesos a su cargo que deban ser sustituidos.
- Radicar igualmente un informe detallado y por escrito al supervisor del estado a la fecha de la solicitud de terminación, de cada uno de los procesos asignados.
2. Cumplidos estos pasos con posterioridad a la solicitud soportada del contratista, se remitirá por el Defensor Regional esta documentación al GRSO, donde se procederá a elaborar el acta de terminación y liquidación anticipada del mismo, siguiendo los parámetros arriba descritos.
3. Elaborada el acta correspondiente por parte del GRSO, se enviará por la DNDP a la Defensoría del Pueblo Regional para la firma del contratista, del supervisor del contrato y el visto bueno del Defensor del Pueblo Regional.
4. Recibida en la Defensoría del Pueblo Regional, se procederá a:
a. Citar al contratista para someter a su consideración y firma del acta de terminación y liquidación anticipada del contrato por mutuo acuerdo.
b. Si el contratista acepta el proyecto de acta elaborado por la entidad:
El supervisor del contrato dentro de los (8) ocho días hábiles siguientes a la suscripción de la parte interesada, devolverá a la Secretaria General el acta original firmada por el supervisor, el contratista y el Defensor del Pueblo Regional, para que la misma se suscriba por el Ordenador del Gasto o por el Nominador, y será vigente a partir de la fecha de suscripción por las partes, independientemente del plazo fiscal determinado para la terminación.
1. Suscrita el acta de terminación, copia de la misma se remitirá por parte de la Secretaria General a la Subdirección Financiera para el proceso de liberación. Será responsabilidad del GRSO el seguimiento a las liberaciones que se produzcan por efectos de terminación y suspensiones por mutuo acuerdo, la cual se cotejara de forma trimestral con la subdirección financiera.
Procederá la liberación automática de recursos, cuando recibida por la Subdirección Financiera el acta de inicio, esta no coincida con la fecha de registro presupuestal, al igual que en el momento que se remitan por la DNDP y lo GRSO y la Secretaria General las actuaciones administrativas que modifiquen las condiciones contractuales pactadas.
PARÁGRAFO: Será responsabilidad del supervisor y del Defensor del Pueblo Regional los hechos que se pudieren generar en contra de una de las partes, por el no envío del documento acta de liquidación y terminación anticipada de mutuo acuerdo del contrato dentro del plazo antes indicado.
2.3.2.9. Obligaciones del contratista con motivo de la terminación del contrato.
Ante la terminación del contrato por cualquier causa, el contratista deberá previamente a la suscripción del Acta de Terminación y una vez radicada la solicitud de terminación anticipada a:
Consignar en el Sistema de Información los datos actualizados que reflejen el estado real de cada uno de los procesos.
2. Presentar un informe escrito del estado de cado uno de los procesos asignados.
3. Sustituir todos los poderes recibidos.
PARÁGRAFO: de esta actividad emitirá constancia el Defensor Regional, en donde se ratifica la redistribución de poderes entre otros Defensores Públicos, pertenecientes al área y circuito judicial del cual hacía parte el contratista solicitante.
4. Reintegrar a la DNDP, los documentos, insignias, chalecos, chaquetas, carnet institucional y bienes muebles que le hayan sido entregados para cumplir el objeto contractual, sujetando el último pago de honorarios a la certificación expedida por el supervisor del contrato.
2.3.3. Supervisión de los contratos.
La supervisión de los contratos de los defensores públicos, será ejercida por el Profesional Administrativo y de Gestión, designada por el ordenador del gasto de la entidad.
La labor de supervisión inicia una vez suscrito el contrato y se extiende hasta la firma del acta de liquidación, cuando a ello haya lugar y conforme con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, en los términos allí contemplados y concluye con el acta de cierre del expediente.
Las actividades de supervisión se concretan en la vigilancia y control del cumplimiento del objeto, las obligaciones contractuales, y las directrices generales y particulares previstas en:
- El contrato.
- El Manual de Procesos de contratación de Defensoría Pública.
- Las resoluciones, circulares y demás actos administrativos de la Defensoría del Pueblo que contengan directrices sobre la prestación de servicios de defensoría pública.
2.3.3.1. Aspectos Generales.
La función de supervisión estará sometida a los principios generales de buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, ética, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia. Se ejercerá con plena autonomía en total coordinación con el Ordenador del Gasto y las demás dependencias involucradas con el proceso contractual, en particular, la DNDP. La vigilancia y control del inicio, ejecución y liquidación de los contratos en la Defensoría del Pueblo se realizará a través de la supervisión. Cuando el servidor responsable de la supervisión de un contrato se ausente entre otras causas por: vacaciones, permiso, comisión, licencia y retiro de la entidad, la supervisión recaerá automáticamente en el Defensor del Pueblo Regional, o en el superior inmediato del supervisor, o en el funcionario que sea encargado de las funciones de su cargo, en los casos en que se realice dicho encargo.
La asignación de la supervisión estará a cargo del ordenador del gasto y se comunicaran a través de la DNDP a las Defensorías del Pueblo Regionales.
En el evento que el ordenador del gasto realice reasignación o cambio de supervisor del contrato, el supervisor saliente realizará empalme con el supervisor entrante, rindiendo un informe detallado, en el que se establezca la situación del contrato y las rutas de trabajo establecidas para la supervisión en general.
2.3.3.2. Supervisión en la etapa contractual.
Al supervisor le corresponde la coordinación, vigilancia y control de la ejecución del objeto contratado, para garantizar que las obligaciones contractuales se cumplan. Para ello, debe verificar que se cumpla con los derechos y obligaciones de las partes, y en particular los mecanismos establecidos en el contrato para el reconocimiento de los derechos de contenido económico.
Una vez expedido el registro presupuestal y aprobada la garantía de cumplimiento, el supervisor y el Defensor del Pueblo Regional deberán suscribir conjuntamente con el contratista, el acta de inicio, fecha desde la cual iniciará la ejecución del contrato.
Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, el supervisor deberá enviar, original del contrato, original de la póliza y su aprobación y el original del acta de inicio, al GRSO, con el fin de que sean incluidas en los expedientes contractuales e igualmente enviará a la Subdirección Financiera copia del acta de inicio v de la aprobación de garantías para los tramites que de ella se deriven.
El supervisor, cuando tenga dudas sobre los términos de ejecución del contrato o lo considere necesario para garantizar su normal ejecución, podrá solicitar concepto al Responsable del GRSO y subsidiariamente al Director Nacional de Defensoría Pública. Así mismo, el supervisor deberá resolver todas las consultas que realice el contratista y hacer las observaciones que estime convenientes.
El supervisor deberá verificar que el contratista haga uso de los formatos establecidos por la Defensoría del Pueblo y su diligenciamiento total, al igual que el uso de medios tecnológicos por el contratista para el seguimiento y control del contrato.
Cuando el supervisor manifieste su desacuerdo con la ejecución y desarrollo de las obligaciones pactadas en el contrato, o con los actos, documentos o circunstancias examinadas, deberá sin excepción, formular todas las observaciones por escrito al contratista con copia al Grupo de Control, Vigilancia de Gestión y Estadística, de la DNDP. Dichas objeciones deberán ser motivadas, fundadas en hechos, circunstancias y normas en las que se apoye el criterio sustentado y comprenderán todas las observaciones y objeciones correspondientes. Además, realizará las recomendaciones que considere necesarias y oportunas para la normal ejecución del contrato con el fin de determinar con precisión el cumplimiento y calidad del objeto contractual.
El supervisor podrá solicitar a la dependencia o dependencias técnicas de la Defensoría del Pueblo que considere competentes, la emisión de conceptos cuando se aprecien graves irregularidades e incumplimientos en la ejecución de un contrato que amenacen la continuidad de la prestación eficiente del servicio. Es obligación de los supervisores informar por escrito dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la ocurrencia de los hechos al Defensor del Pueblo Regional, al Director Nacional de Defensoría Pública y al Grupo de Control, Vigilancia de Gestión y Estadística, de la DNDP, con copia al ordenador del gasto, con el fin de iniciar las acciones correspondientes.
Si durante la ejecución del contrato se presentan situaciones que afecten alguno o algunos de los aspectos inicialmente pactados en el mismo, el supervisor deberá solicitar oportunamente la adición, prórroga, modificación o cesión, del contrato según el caso.
El supervisor hará la solicitud una vez tenga conocimiento de la situación que, de origen a la adición, prórroga o modificación, según el caso, con el fin de que se puedan realizar, de acuerdo con lo establecido, todas las actividades conexas a la misma tales como: Evaluar la solicitud, revisar los documentos soporte, elaborar la minuta, realizar los trámites para su perfeccionamiento, tales como ampliación de la póliza, en los casos a que haya lugar, y el registro presupuestal.
Para la suspensión del contrato, el supervisor elaborará el estudio de justificación y conveniencia, en el cual manifiesta la no afectación de la prestación del servicio o las medidas tendientes a garantizarlo (sin condicionamiento), y remitirá los respectivos soportes al GRSO. Dentro de la solicitud se debe incluir el valor a reducir con la suspensión del contrato.
Para los casos de terminación y liquidación anticipada por mutuo acuerdo del contrato, el supervisor deberá emitir concepto sobre la no afectación del servicio, o sobre las medidas que adoptará, tendientes a garantizar la prestación del servicio. Dicho estudio deberá contar con el visto bueno del Defensor del Pueblo Regional.
2.3.3.3. Función de la supervisión con aspectos presupuéstales y financieros.
Antes de suscribir el acta de inicio de la ejecución del contrato, el supervisor debe verificar y constatar la expedición del respectivo registro presupuestal. Nunca se podrá autorizar la prestación de ningún servicio sin cumplirse con este requisito. Así mismo, deberá verificar que se expidan los respectivos registros presupuéstales para las adiciones, modificaciones y cesiones de los contratos a su cargo que se presentaren.
2.3.3.4. Funciones generales de la supervisión.
1. Ejercer la supervisión del contrato, de acuerdo con lo previsto en este Manual y demás lineamientos expedidos por la Defensoría del Pueblo.
2. Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el contrato para su perfeccionamiento, ejecución y legalización, para tal efecto deberá verificar la expedición del registro presupuestal, la aprobación de la garantía única de cumplimiento y suscribir, conjuntamente con el contratista y el visto bueno del Defensor del Pueblo Regional, el acta de inicio de ejecución del contrato.
3. Enviar a Subdirección Financiera copia del acta de inicio y de la aprobación de garantías, para los trámites respectivos.
4. Formular observaciones al contratista frente a los informes periódicos de ejecución del contrato.
5. Responder las solicitudes del contratista en forma oportuna.
6. Verificar el diligenciamiento por parte del contratista en el aplicativo digital del informe mensual de ejecución consolidado, con los documentos que soportan el cumplimiento de las obligaciones contractuales, en los términos establecidos en las resoluciones internas que fijan las disposiciones que debe ejecutar, cumplir y/o acatar el contratista y sus modificatorias, las cuales se incorporan y hacen parte integral de los contratos.
7. Certificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
8. Una vez verificado el cumplimiento de obligaciones contractuales y los requisitos establecidos para el pago mensual de honorarios, enviar a la Subdirección Financiera la correspondiente certificación dentro de los tiempos y límites contenidos en las directrices del proceso administrativo de cada programa.
9. Verificar previo a cada pago de honorarios, la vigencia de la afiliación a los sistemas de salud, pensión y ARL, en los porcentajes establecidos por la Ley.
10. Verificar mensualmente la condición del contratista a través de cada una de las páginas WEB institucionales, los certificados de antecedentes de la Procuraduría General de la Nación; antecedentes del Consejo Superior de la Judicatura; certificado de policía, multas en el Sistema Registro Nacional de Medidas Correctivas y el boletín fiscal expedido por la Contraloría General de la República. Igualmente, verificará que no exista inhabilidad sobreviniente, antecedentes judiciales, suspensión en el ejercicio profesional o deudas fiscales. En el evento que dentro del período a certificar se registre una de estas sanciones, se abstendrá de certificar y comunicará de manera inmediata a la DNDP la correspondiente novedad. De esta actividad deberá dejar un registro magnético.
11. Los gastos de desplazamiento serán asumidos por la entidad, conforme a su reglamentación.
12. La comunicación entre el supervisor y el contratista, y de éste último, con el supervisor, es absolutamente formal, es decir siempre, deberá constar por escrito y debe estar debidamente radicada en la respectiva Regional y/o correo electrónico institucional, de esta actividad deberá dejar un registro magnético. En ningún caso la comunicación vía correo electrónico será mediante correo personal.
13. El supervisor debe erigirse como el interlocutor válido y actuar como conducto regular de las relaciones entre la entidad y el contratista.
14. En ningún caso el supervisor podrá suscribir documentos que impliquen la modificación del plazo, valor, objeto y obligaciones del contrato, entre otras.
15. El supervisor debe advertir oportunamente al contratista sobre el no cumplimiento de sus obligaciones y si fuere necesario, solicitarle acciones correctivas, siempre con plazo perentorio, no mayor a 5 días.
16. Deberá advertir y poner en conocimiento de manera inmediata cuando un contratista manifieste no poder acatar las directrices emitidas por la supervisión en razón a situaciones de salud que le impiden dar un pleno cumplimiento del objeto contractual.
17. Controlar la vigencia de las garantías, cuando éstas se hayan requerido para amparar los riesgos contractuales y solicitar su modificación cuando sea necesario.
18. Estudiar las reclamaciones que formule el contratista y recomendar las correspondientes soluciones. Apoyar a la DNDP y a la Oficina Jurídica en la atención de reclamaciones contractuales, solicitudes de conciliación, peticiones, tutelas, demandas, entre otros, que se originen con ocasión del contrato objeto de supervisión, presentando los informes que se le requieran, así como los soportes documentales necesarios para fundamentar la decisión que adopte la entidad.
19. Comprobar que el valor de las adiciones cumplan con lo regulado por el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, esto es, los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales vigentes.
20. Adelantar los trámites necesarios para la liquidación del contrato, cuando se requiera.
21. Estudiar y tramitar las solicitudes presentadas por el contratista en el curso de la ejecución del contrato a la mayor brevedad posible.
22. Acompañar y dar el apoyo que se requiera en la audiencia sancionatoria de que trata el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.
23. Realizar seguimiento a los riesgos del contrato que puedan afectar la ecuación contractual, e igualmente ejercer control sobre el pago de las sanciones impuestas al contratista por la entidad y su depósito a favor del Tesoro Nacional.
24. Terminado el contrato, y para efectos del tramitar el último pago del contrato, el supervisor deberá verificar que el contratista haya desarrollado lo siguiente: entregar al Defensor del Pueblo Regional los elementos que tenga a su cargo; archivar todos los documentos en los expedientes correspondientes; cargar toda la información al sistema visión web; realizar la sustitución de los procesos a su cargo.
25. Conforme con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, en los términos allí estipulados, elaborar el acta de cierre del expediente del contrato.
2.3.4. Etapa Poscontractual.
2.3.4.1. Consecuencias del incumplimiento de la función de supervisión.
Dada la importancia de la supervisión, a través de la cual se garantiza la correcta ejecución de los recursos públicos, la Ley prevé que la acción defectuosa o la omisión en el seguimiento a la gestión contractual por parte de los servidores encargados de ejercerla, así como de quienes sean contratados externamente para este fin, los podrá hacer responsables civil, penal, y disciplinariamente de conformidad con lo señalado en el artículo 44 de la Ley 1474 de 2011.
2.3.4.2. Generalidades.
La actuación aplicable o procedimiento en los casos de incumplimiento de las obligaciones contractuales o presunta deficiencia en la prestación del servicio para ejercer la actividad sancionatoria, que comprende la facultad de imponer multas, hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria, declarar la caducidad por vía administrativa, o el incumplimiento del contrato, se adelantará de acuerdo con el procedimiento establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, o norma que le sustituya.
2.3.4.2.1. Procedimiento por presunto incumplimiento o deficiencia del servicio.
Para el desarrollo del debido proceso se seguirán los siguientes pasos:
El supervisor presentará ante el Defensor del Pueblo Regional donde se genere el hecho, para desarrollar el procedimiento de imposición de multa o sanción, un informe detallado en el que se mencionen los hechos que dan origen al presunto incumplimiento y en él enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación.
El Defensor del Pueblo Regional una vez haya realizado un análisis del caso puesto en conocimiento y observada la pertinencia y procedencia de adelantar el procedimiento, deberá enviar una citación al contratista y a su garante para que concurran ante él en audiencia. En la citación que se envíe se hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de supervisión en el que se sustente la actuación y se enunciarán las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia.
A la audiencia se deberá citar igualmente al supervisor del contrato con el fin de contribuir en la misma.
El procedimiento de imposición de multa o sanción será adelantado por el Defensor del Pueblo Regional; en desarrollo de la audiencia presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación.
Posteriormente, concederá el uso de la palabra al supervisor para que éste presente y exponga los argumentos en los cuales basa el posible incumplimiento; y al contratista y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrán rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad.
Agotadas las etapas descritas, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, la entidad a cargo del Defensor del Pueblo Regional, procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento.
Contra la decisión proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en dicha audiencia.
La decisión adoptada por la administración en cabeza del Defensor del Pueblo Regional, deberá ser comunicada al supervisor una vez quede en firme para lo de su competencia.
De la misma manera, el Defensor del Pueblo Regional deberá comunicar la decisión al contratista y a la DNDP, para que ésta reporte la novedad en el RNA a través del GRSO.
El procedimiento de aplicación de sanciones contemplado en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, se delega en los Defensores del Pueblo Regionales, en donde se encuentre adscrito el contratista de defensoría pública, la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento.
2.3.4.2.2. Inicio del procedimiento para los casos de incumplimiento.
El procedimiento para los casos de incumplimiento deberá iniciarse en los siguientes eventos:
1. De oficio por el supervisor en desarrollo de su gestión de control y vigilancia de la ejecución del contrato, en los eventos en que advierta inconsistencias o irregularidades en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del Defensor Público.
2. Por denuncia de un usuario del servicio o de un tercero que en su nombre denuncie irregularidades que afecten o incidan directamente la prestación del servicio o la ejecución misma del contrato.
3. Por solicitud del Defensor del Pueblo, del Vicedefensor, del Secretario General, del Director Nacional de Defensoría Pública y los Defensores Delegados.
2.3.4.2.3. Archivo de las diligencias.
Antes de iniciarse el procedimiento sancionatorio o durante el mismo se podrá archivar la actuación si se verifica y concluye por la Defensoría del Pueblo Regional que: I) no existe incumplimiento o retardo en la ejecución de las obligaciones, II) que los hechos no existieron, III) que aun existiendo no fueron realizados por el contratista o IV) incluso existiendo y siendo cometidos por el contratista no son violatorios de norma o clausula alguna.
2.3.4.2.4. Medidas que proceden ante el incumplimiento.
Las medidas que proceden frente al incumplimiento contractual son:
a. Imposición de multa a favor del tesoro nacional.
b. Sanciones pactadas en el contrato.
c. Declaración de incumplimiento.
d. Hacer efectiva la cláusula penal.
e. Declaratoria de caducidad.
2.3.4.2.5. Reglas que deben observarse para la aplicación de las multas pactadas.
a. Su objetivo es conminar al contratista al cumplimiento de las obligaciones contractuales. Se imponen cuando el incumplimiento no conlleva la paralización del servicio u obra sino cuando existe retardo en el cumplimiento de la obligación.
b. Deben sujetarse a los montos establecidos en esta reglamentación.
c. Su decreto solo procede durante la vigencia del contrato.
d. Debe agotarse previamente el procedimiento establecido para la imposición de sanciones.
e. Debe concederse la oportunidad de aportar pruebas.
f. La reiteración del incumplimiento, aunque no se trate de la misma causal, podrá dar lugar a la declaratoria de incumplimiento o caducidad o terminación del contrato, a juicio de la entidad, dependiendo de la gravedad y sus implicaciones en la prestación del servicio o la imagen institucional
g. Deben tenerse en cuenta las circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito como eximentes de responsabilidad, debidamente comprobadas.
2.3.4.2.6. Tasación y beneficiarios de las multas.
De acuerdo con la gravedad del incumplimiento se podrán imponer multas de 2 a 10 SMDLV (Salario Mínimo Diario Legal Vigente) y las que se tasen se depositaran en favor del Tesoro Nacional.
2.3.4.2.7 Facultad preferente.
El Secretario General de la Defensoría del Pueblo en su condición de ordenador del gasto o el nominador si fuere del caso, podrá asumir de manera preferente en cualquier momento de la actuación el conocimiento de la acción de incumplimiento que se adelante contra un operador del sistema de defensoría pública.
El ejercicio de la facultad preferente puede surgir de manera oficiosa o por solicitud que eleve el Defensor Regional o el contratista a quien le es atribuido el presunto incumplimiento; dicha solicitud deberá contener las razones en que se sustenta, mismas que serán valoradas por el despacho del Secretario General para determinar su viabilidad.
2.3.4.2.8. Reglas de la facultad preferente
El ejercicio de la facultad preferente se someterá a las siguientes reglas:
a). Su ejercicio deberá hacerse de forma integral, es decir el Secretario General de la Defensoría del Pueblo en su condición de ordenador del gasto o el nominador si fuere del caso quedan facultados para iniciar o asumir toda la actuación que se derive de la acción de incumplimiento.
b). El ejercicio de la facultad preferente desplaza al Defensor Regional para que inicie o siga adelantando la acción de incumplimiento contra el contratista y además deberá remitir el expediente contentivo de la actuación con todos sus anexos.
c). No podrá ejercerse la facultad preferente sobre decisiones debidamente ejecutoriadas.
d). Podrá ejercerse la facultad preferente para garantizar el cumplimiento de garantías inherentes a la Entidad, en virtud de mandatos constitucionales y legales que la rigen.
e). Podrá ejercerse la facultad preferente cuando se advierta que existen circunstancias que pueden afectar la imparcialidad y objetividad en el desarrollo de la actuación derivada de la acción de incumplimiento, o que puedan sacrificar garantías mínimas fundamentales del contratista a quien le es atribuido el presunto incumplimiento.
f). Podrá ejercerse la facultad preferente cuando se advierta que el presunto incumplimiento a sancionar puede provocar o comprometer un impacto de orden social, político, económico o institucional, o genere connotación especial de la opinión pública.
2.3.4.2.9 De la entrega de responsabilidades al prestador de servicios.
Corresponde única y exclusivamente al Defensor Regional el proceso de entrega y distribución de los casos en que el prestador actuará como defensor público y dentro de un Circuito Judicial, e igualmente, estará en cabeza del Defensor Regional la reasignación de procesos cuando se presentaren terminaciones anticipadas, suspensiones y de la misma manera cuando por necesidades se incremente el número, de prestadores en un respectivo circuito.
LISTA DE SIGLAS
| SIGLA | SIGNIFICADO |
| DNDP | DIRECCIÓN NACIONAL DE DEFENSORÍA PÚBLICA |
| GRSO | GRUPO DE REGISTRO Y SELECCIÓN |
| RNA | REGISTRO NACIONAL DE ASPIRANTES |
| DP | DEFENSOR PÚBLICO |
| CDP | CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL |
| RP | REGISTRO PRESUPUESTAL |
1. Decreto 3485 del 22 de septiembre de 2011.
2. https://www.colombiacompra.gov.co.
3. Articulo 23 Ley 80 de 1993.