RESOLUCIÓN 1180 DE 2008
(septiembre 29)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2015>
Por la cual se establece el procedimiento para dar de baja los bienes de propiedad de la Defensoría del Pueblo
LA SECRETARÍA GENERAL CON ASIGNACIÓN DE FUNCIONES DE DEFENSOR DEL PUEBLO
En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 18 del artículo 9 de la Ley 24 de 1992 y
COCNSIDERANDO
Que el numeral 2 del Artículo 9 de la Ley 24 de 1992, se le atribuye al Señor Defensor la función de “Dirigir y coordinar las labores de las diferentes dependencias que conforman la Defensoría del Pueblo"
Que el numeral 16 del Artículo 9 de la Ley 24 de 1992, establece que le corresponde al Defensor del Pueblo “Administrar los bienes y recursos destinados para el funcionamiento de la Defensoría y responder por su correcta asignación y utilización"
Que dentro de las funciones administrativas que debe desarrollar la Defensoría del Pueblo, se encuentra la baja de bienes muebles devolutivos, mediante la cual, la administración decide retirar un bien definitivamente del patrimonio de la entidad.
Que con el fin de dar cumplimiento a las acciones contenidas en el Plan de Mejoramiento, cuyo objetivo es actualizar y depurar los inventarios individuales y por dependencias, generando un sistema de información actualizado en materia de inventarios, y ajustado a las necesidades de la entidad
Que se debe disponer de Estados Financieros que contengan datos reales para ser enviados a la Contaduría General de la Nación e incluir la información como saldos iniciales en el Sistema Financiero (SIIFII) que centraliza el Ministerio de Hacienda
Que es necesario reglamentar e implementar acciones efectivas y claras que permitan contar con un actualizado, moderno y eficiente inventario al interior de la entidad
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO. CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES A DAR DE BAJA. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2015>
CONCEPTO DE BAJA. Se entiende por baja de bienes el procedimiento contable y físico para la afectación o exclusión de los inventarios activos de la Defensoría del Pueblo, en rezón de su deterioro, merma, pérdida, obsolescencia y/o sustracción.
CLASES DE BAJAS. Las bajas se clasifican en las siguientes categorías, de conformidad con el evento que genera la necesidad de su registro contable:
a) Baja de Bienes Inservibles, Cuando por desgaste o deterioro físico, los elementos no son útiles pare el servicio al cual se han destinado y tampoco son susceptibles de adaptación o reparación.
b) Baja de Bienes Obsoletos. Cuando por avance tecnológico y no obstante estar en buenas condiciones, no resultan útiles para la Defensoría del Pueblo, en ninguna efe sus oficinas o despachos de la Sede Central o de Regionales y Seccionales.
c) Baja de Bienes por Pérdida. Es el retiro de los inventarios de aquellos bienes que, estando en servicio o depósito, han desaparecido físicamente por hurto, incendio, pérdida, terremoto o cualquier otro evento constitutivo de fuerza mayor o caso fortuito.
d) Baja de Bienes por Permuta. Es la sustitución, en los inventarios, de aquellos bienes que se entregan en cumplimiento de contratos de permuta.
ARTÍCULO SEGUNDO. PROCEDIMIENTOS PARA LA BAJA DE BIENES EN LA SEDE CENTRAL BIENES INSERVIBLES Y OBSOLETOS. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2015> Para dar de baja los bienes inservibles y obsoletos en la Sede Central de la entidad, se deberá realizar previamente el siguiente procedimiento:
1. El funcionario responsable del bien, deberá presentar la solicitud motivada a fa Oficina de inventarios de la entidad, para estudiar la viabilidad sobre la baja.
2. La oficina de inventarios procede a la verificación física del bien objeto de baja, así como también de los registros contables en la base de datos, con el fin de obtener la información necesaria para el posible descargo del elemento del inventario individual del funcionario responsable.
3. La Oficina de Inventarios previamente debe solicitar al personal o contratista especializado, el concepto técnico escrito de cada uno de los bienes, el cual debe contener la descripción del bien, marca, modelo, serie, valor en libros, número de placa externa e interna y la recomendación por la cual se debe dar de baja, así:
a) El concepto técnico sobre los equipos de cómputo, programas y licencias, lo debe emitir el Jefe de la Oficina de Sistemas, quien previamente comisiona a los ingenieros especializados en esta materia, para determinar el estado de uso y recomendar su baja.
b) El concepto técnico de los equipos de oficina, lo emite el contratista y/o funcionario que presta el servicio de mantenimiento preventivo y conectivo, según su especialidad.
c) El concepto técnico de los equipos eléctricos, teléfonos, herramientas y demás bienes de uso doméstico, lo emite el personal de mantenimiento de la Entidad.
d) El concepto técnico de los demás equipos de la entidad, lo expide la empresa contratista quien presta él servicio de mantenimiento, de acuerdo con la especialidad de cada uno de los equipos.
4. Una vez obtenido el concepto técnico de los bienes para dar de baja, la oficina de Inventarios diligencia el comprobante de Traslado al kardex, determinando el tipo de kardex al cual deben ser ingresados los bienes usados (inservibles, reintegros, comodatos). Luego procede a recibir el bien al funcionario responsable y entregarlo físicamente al Almacén General para contabilizar su ingreso y retirarlo del inventario individual del funcionario responsable.
5. El Almacén verifica el estado del bien de acuerdo con el concepto técnico, series, marcas, modelo y de acuerdo a la inspección física y contable según los registros en el SIAF2, acepta o devuelve el bien y su comprobante de traslado.
6. El Almacén General al aceptar el reintegro al kardex y recibir el bien, procede a contabilizar su ingreso al kardex, identifica el bien y lo almacena en la bodega de elementos inservibles para su posterior baja.
7. Todo bien que sea trasladado al kardex de Reintegros (usado, propio-usado, donado) debe estar perfectamente en buen estado y con capacidad total para ser utilizado en la entidad. Los bienes dañados u obsoletos deben ser contabilizados en el kardex de inservibles. Los bienes usados en comodato, deben ser contabilizados en el kardex de Comodato, para su posterior uso y/o devolución al Comodante.
8. El Almacén General se encarga del procedimiento de baja cuando se trata de bienes no depreciados, y la Oficina de inventarios realiza directamente el proceso de baja, cuando se trata de bienes totalmente depreciados y de menor valor que se encuentren en uso.
9. El proceso de baja de bienes de los bienes inservibles registrados en el kardex, lo realizará el Almacén General con la supervisión de la Oficina de Inventarios, previo alistamiento de los bienes para baja para citar al COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y GASTO quien en ejercicio de las facultades conferidas mediante la Resolución No. 823 del 13 de noviembre de 2001, adicionada con la Resolución No, 868 del 21 de noviembre de 2002, recomienda al señor Secretario General de la Defensoría del Pueblo el retiro definitivo de los elementos relacionados.
10. El Jefe de Almacén con el visto bueno del Subdirector de Servicios Administrativos, recomiendan la baja tísica y contable de tos elementos relacionados inspeccionados por el Comité de Contratación y Gasto, de conformidad con la Resolución 823 del 13 de noviembre de 2001 adicionada con la Resolución No.866 del 21 de noviembre de 2002, Artículo Primero, Literal o).
11. Una vez verificado el estado y revisados tos bienes, se firma y se numera la Resolución de baja, el Almacén General contabiliza los comprobantes de baja, y por último se procede a dar cumplimiento con el clausulado de la Resolución.
ARTÍCULO TERCERO. PROCEDIMIENTOS PARA LA SAJA DE SIENES EN LAS REGIONALES Y SECCIONALES A NIVEL NACIONAL. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2015>
BIENES INSERVIBLES Y OBSOLETOS. Para dar de baja los bienes inservibles en Regionales y Seccionales, se deberá realizar previamente el siguiente procedimiento:
1. De conformidad con la Resolución No. 1043 del 27 de Octubre de 1999, el Defensor Regional o Seccional crea el respectivo Comité de Bajas, evalúa y alista tos elementos que por su estado de deterioro, obsolescencia e irrecuperabilidad, se deben dar de baja del inventario de la Regional o Seccional, contabilizado en cabeza del Defensor Regional o Seccional.
2. El Defensor Regional o Seccional con su respectivo Comité de Bajas, elaborará el respectivo listado de bienes para baja, el cual debe contener la siguiente información: número de Ítem, cantidad, descripción detallada de cada uno de los bienes, marea, número de serie o de fabricación, número de placa de inventario interna y externa, valor en libros, estado actual del elemento, datos que se encuentran relacionados en los listados suministrado por la Oficina de Inventarios.
3. Mediante la suscripción de un acto firmada por tos integrantes del comité, se recomienda al Secretario General de la Entidad, el retiro definitivo de bienes y registros del patrimonio de la entidad mediante baja de bienes a que se refiere el capítulo cuarto de la Resolución 1746 del 23 de septiembre de 1997.
4. Para la baja de los equipos de oficina, sistemas, comunicaciones, audiovisuales, fotocopiado, se debe adjuntar el respectivo concepto técnico, en el cual se certifique la imposibilidad de reparación, o que el costo de la reparación sea igual o superior al valor actual de su reposición, o que se demuestre su estado de obsolescencia. Para la baja de muebles y enseres domésticos, solo se requiere el concepto del Defensor Regional o Seccional, avalado por el respectivo Comité de Bajas.
5. Se debe adjuntar fotos o video de cada uno de los elementos relacionados para baja, previamente rotulados con el número de Placa de Inventario, lo cual quedará como memoria y constancia del estado de los mismos, el cual hará parte integrante del acta respectiva.
6. Todo el procedimiento hasta el momento realizado debe enviarse a la Subdirección Administrativa y a la Oficina de Coordinación de Inventarios en la ciudad de Bogotá, para realizar el trámite respectivo ante el Secretario General y recomendar la baja por inservibles u obsoletos.
7. Previa aprobación por el Secretario General, la Oficina de Inventarios procederá a la elaboración y firma de la respectiva resolución de baja.
8. Los documentos aprobados para la baja conjuntamente con la resolución de baja, son enviados al Almacén General para contabilizar su respectivo descargo de los inventarios de la oficina Regional o Seccional, con te elaboración de comprobantes de ingreso y egreso en el kárdex de inservibles.
9. Una vez contabilizada la baja, el Almacén General devuelve a la Oficina de Inventarios, todos los documentos aportados, con el fin de que se comunique a te Regional o Seccional, el procedimiento a seguir incluido en él clausulado de la resolución de baja.
10. La oficina de Inventarios a través de la Subdirección de Servicios Administrativos comunica y envía a la Regional o Seccional copia de te Resolución, para proceder de conformidad con el clausulado de la misma sobre los bienes dados de baja los cuales generalmente son destruidos. También la Oficina de Inventarios remitirá un nuevo listado del inventario actualizado, con el fin de que sea revisado y firmado por el Defensor Regional o Seccional, el cual deberá devolverse en señal de aceptación debido a que los bienes dados de baja fueron descargados de su inventario personal.
ARTÍCULO CUARTO. PROCEDIMIENTO PARA BAJA DE BIENES POR PÉRDIDA. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2015>
1. El funcionario responsable de! bien debe informar mediante una comunicación a la Subdirección Administrativa sobre el hurto, aportar documentación básica y anexar original del denuncio.
2. El Coordinador de Inventarios realiza el traslado en el SIAFII a Responsabilidades en Proceso.
3. El Coordinador de Inventarios envía mediante oficio copia del informe, denuncio y demás documentación al Corredor de Seguros, Veeduría y contabilidad.
4. Solicita cotizaciones a proveedores y selecciona al proveedor
5. Recibe copia de la liquidación aprobada por la aseguradora y se llama al proveedor seleccionado para reponer el bien
6. Imprime el reporte de valor en libros y depreciación y envía a contabilidad para aprobación
7. El contador verifica el reporte del bien, lo aprueba y firma y devuelve a la Oficina de inventarios
8. El Coordinador de Inventarios remite el reporte al corredor de seguros
9. Una vez el Coordinador de Inventarios cuente con la liquidación aprobada por el Secretario General, recibe el bien en reposición, y lo envía al Almacén General adjuntando oficio de solicitud de ingreso y copia de la factura, para que se elabore el comprobante de recibido a satisfacción
10. El Coordinador de Inventarios entrega copia del comprobante de recibo de satisfacción a la Subdirección Administrativa para que trámite el pago al proveedor.
11. Sí existe falto administrativo: Se informa a la oficina de contabilidad por medio de memorando anexando copia del fallo
12. Se descarga el bien de responsabilidades en proceso en el SIAF II y se envían copias a la Oficina de Contabilidad y a Veeduría
13. Sí no existe falto administrativo: Se realiza seguimiento a la expedición del fallo.
ARTÍCULO QUINTO. PROCEDIMIENTO PARA BAJA DE BIENES POR PERMUTA. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2015>
Para te baja de bienes por permuta, se seguirán los procedimientos que se indican a continuación
1. La entidad determinará el procedimiento contractual a seguir para viabilizar te permuta.
2. Contrato de permuta elaborado por la Oficina Jurídica debidamente perfeccionado, de acuerdo a las disposiciones legales.
3. Acta de verificación física y contable sobre la preexistencia del bien o bienes, que se entregan en permuta.
4. Avalúo comercial tanto del activo fijo que se va a recibir en permuta como del que va a ser objeto de baja por este concepto.
ARTÍCULO SEXTO. PROCEDIMIENTO PARA BAJA DE SIENES POR DONACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2015>
1. Sienes susceptibles de donación. Todos los bienes muebles y semovientes declarados en desuso o en mal estado, podrán ser objeto de donación. Para que un bien pueda ser donado debe tener como máximo el valor de rescate.
2. Trámite para donaciones. Previo a la ejecución de la donación, se deberá contar con el avalúo de los bienes realizados por el órgano especializado de la administración respectiva, de acuerdo con el valor real del mercado, lo anterior para que sirva de base a las instituciones o entidades beneficiadas en un eventual permuta o venta de dichos bienes, en cuyo caso el precio de los bienes no podrá ser inferior al monto establecido en el avalúo.
3. Instituciones susceptibles a recibir donaciones. Las donaciones se podrán otorgar a entidades declaradas de interés público, de interés social o sin fines de lucro debidamente inscritas ante las instancias correspondientes, centros o instituciones de educación del Estado, u otras dependencias del Estado para la realización de sus fines.
4. Comisión de donación. Se contará con un Comité de Donación, de nombramiento del Alto Directivo; conformada por lo menos por el Secretario General, Jefe de la Oficina Jurídica, el Subdirector Administrativo, Jefe Oficina de Sistemas, Jefe de Control Interno y el Veedor.
5. Delegación de donación. Le corresponde a la Secretaria General, dictar la resolución final del Acta de Donación de su institución. Podrá delegar formalmente esta función siguiendo al efecto las disposiciones y observando los límites que establecen la Ley General de la Administración Pública y la Ley de la Administración Financiera y Presupuestos Públicos, en materia de delegación de competencias.
6. Requisitos de baja por donación. Para dar de baja bienes por donación se deberá cumplir con los siguientes requisitos:
a) Lista de bienes susceptibles de dar de baja por donación (descripción, número de patrimonio, estado, avalúo y ubicación de los bienes), debidamente firmada por el funcionario competente para tales casos.
b) Nombre y cualidades de la institución o instituciones que fueron beneficiadas con la donación.
c) La comisión deberá levantar un acta con el detalle de los bienes donados con las respectivas firmas y sellos del donante y donatario. Este último, deberá firmar el Acta en el acto de entrega de los bienes.
d) Envío de los documentos a la Oficina Jurídica
7. Solicitud de donación. Los interesados deberán presentar una solicitud formal de donación ante la Oficina Administrativa a efectos de ser inscritos en el Registro correspondiente. En el caso de asociaciones o fundaciones o instituciones sin fines de lucro, con su solicitud deberá adjuntar los documentos legales que los acrediten como sujetos de donación, a saber:
a) Copia certificada de los estatutos y fines de la entidad.
b) Copia certificada de la cédula jurídica.
c) Copia certificada de la personería jurídica.
d) En caso de que se les haya otorgado el carácter de “Bienestar social” por parte del Instituto Mixto de Ayuda Social, copia certificada de la correspondiente certificación o constancia emitida por la Institución de dicha condición.
e) En caso de que se tes haya declarado “De Interés Público” por parte del Poder Ejecutivo, copia del respectivo decreto.
f) En el caso de escuelas y colegios, con su solicitud deberá adjuntar los siguientes documentos legales:
g) Copia certificada de la cédula jurídica de la Junta de Educación.
h) Copia certificada de la personería jurídica de la Junta de Educación,
i) Constancia de la supervisión del nombramiento del Director.
8. Escogencia de la institución beneficiada. Para el otorgamiento de donación, el Comité de Donación deberá escoger la institución del registro, que para tales efectos lleva la Oficina Jurídica.
9. Notificación de donación aprobada. El comité aprobará la donación. El acuerdo deberá ser notificado expresamente al interesado y la entidad deberá proceder al retiro de los bienes en el término improrrogable de 8 días naturales. Caso contrario, la Administración podrá de oficio dejar sin efecto la misma, procediendo a donarlo a otra institución.
10. Entrega de bienes. La entrega de los bienes donados se hará “in situ” en las instalaciones de la Institución donataria, salvo indicación en contrario de la Administración,
11. Deber de informar. La institución beneficiada con la donación, deberá comunicar al donante en un plazo no mayor de treinta días naturales, contados a partir del acto de entrega de la donación, un detalle del beneficio o destino final de los bienes donados. En caso de no cumplir con esta disposición, será excluido para futuras donaciones.
ARTÍCULO SÉPTIMO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 735 de 2015> La presente Resolución deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.
CÚMPLASE
29 SET.
GLORIA ELSA RAMÍREZ VANEGAS
Secretaria General con asignación de funciones de Defensor del Pueblo