Memorando 20210914 de 2021 DP

MEMORANDO 09-14 DE 2021

(Septiembre 14)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<Esta norma no incluye análisis de vigencia>

DEFENSORÍA DEL PUEBLO

Bogotá, D.C.

Respetado doctor Vives:

Como es de su conocimiento, dentro de las funciones de la Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas, está el Seguimiento al Proceso de Atención de las Peticiones, el cual se realiza a través de la herramienta de Control Gestión, que es, el conjunto de actividades que esta Dirección Nacional aplica como líder del Subproceso de Atención y Trámite de Quejas, Solicitudes y Asesorías, con el fin de asegurar los criterios y lineamientos de las peticiones que están encaminadas a la consecución del cumplimiento de la misión institucional.

En virtud de lo anterior, y teniendo en cuenta los hallazgos que de manera reiterada se han encontrado en la Defensoría Regional, Defensoría Delegada u Oficina de Asuntos Internacionales, se solicita que, a partir del día siguiente al recibo del presente memorando, se sigan sin reparo, las indicaciones que se señalan a continuación:

1. El Defensor(a) Regional, Defensor(a) Delegado(a) o Jefe de Oficina de Asuntos Internacionales, debe requerir a los profesionales a su cargo, el cumplimiento riguroso de las diferentes directrices impartidas por el Defensor del Pueblo, entre ellas: Resolución 1488 de 2018; Resolución 898 de 2017, Resolución 772 de 2020 y Circular 006/2021, que se adjuntan, las cuales refieren la obligatoriedad del registro de información en los sistemas de información. Así mismo, la Resolución No. 396 de 2003, que contiene el Instructivo General de Atención.

2. Se insta al Defensor(a) Regional, Defensor(a) Delegado(a) o Jefe de Oficina de Asuntos Internacionales, para que en el evento de que un profesional con responsabilidad funcional en ATQ y/o trámite de peticiones, sea trasladado a otra dependencia o renuncie a la entidad, solicite la entrega de cada uno de los expedientes a su cargo, incluyendo las gestiones realizadas, y que estas estén debidamente registradas en el SIVWATQ. Hasta tanto esa entrega no ocurra con el lleno de los requisitos, no puede el Defensor Regional, Defensor Delegado o Jefe de Oficina, expedir el paz y salvo de la dependencia y el Profesional sigue siendo responsable del trámite y gestión de las peticiones asignadas hasta que eso suceda. Por otra parte, si las peticiones están en seguimiento y no son objeto de cierre ante la novedad del funcionario, se deberá realizar la reasignación inmediata de las mismas entre los demás servidores públicos adscritos, para garantizar la continuación de la prestación del servicio en favor del usuario.

3. El Defensor(a) Regional, Defensor(a) Delegado(a) o Jefe de Oficina de Asuntos Internacionales, debe verificar que todas las peticiones misionales que sean allegadas a través del Sistema ORFEO sean ingresadas en el Sistema Misional VisionWeb/ATQ. Esta verificación es posible hacerla, exigiendo que, en cada oficio que se proyecte como gestión debe indicarse en el asunto y/o referencia el número asignado de expediente que arroja el SIVWATQ. En caso de que el oficio de gestión proyectado por el profesional, no contenga esta información, se entenderá improcedente, hasta tanto no se cumpla con el registro.

4. Para efectos de apoyar al Defensor(a) Regional, Defensor(a) Delegado(a) o Jefe de Oficina de Asuntos Internacionales, en la labor, de realizar el control permanente de la gestión de los servidores públicos a su cargo, ésta Dirección, pone a disposición de la tarea, el asesor de enlace para su dependencia, que para el caso es la doctora EDNA CAROLINA OBANDO BRAVO, y se realice el control de manera conjunta, a través de la modalidad virtual, dentro de los diez (10) días del mes siguiente al mes que se monitorea. Esta labor, se hará escogiendo de manera aleatoria de las peticiones en curso registradas en el Sistema de Información Visión-Web/ATQ, y teniendo en cuenta la identificación del derecho y calificación de la conducta violatoria.

Dado lo anterior, y para efectos de dimensionar la situación que debe regular en la Regional, Delegada u Oficina de Asuntos Internacionales, presento a continuación el reporte de seguimiento que se obtuvo de la gestión de las peticiones atendidas, tramitadas y registradas en el Sistema de Información Misional VISIONWEB/RUP/ATQ de la dependencia a su cargo, del periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de agosto de 2021, con las respectivas observaciones:

-Sobre el cierre de asesorías: Se identifican una (1) asesoría en seguimiento, contrariando las indicaciones, en el sentido de que las asesorías, se registran y cierran en el mismo evento. Para el caso, se reitera el cierre de las mismas, y como último plazo se señala el 18 de septiembre de 2021.

Fuente SIVWATQ. Sistema de Información Visión Web ATQ. Corte a 31 de agosto de 2021.

-Peticiones pendientes de cierre: Al revisar el ítem de Peticiones en gestión, se encuentran 1 en trámite, que data de 2020, como lo muestra el siguiente cuadro:

Fuente SIVWATQ. Sistema de Información Visión Web ATQ. Corte a 31 de agosto de 2021.

En tal virtud, solicito respetuosamente para que se priorice el cierre de esta antes del día 30 de septiembre de 2021.

-Registro de “Acuses de recibo”: Respecto del registro de la gestión “acuse de recibo” que debe realizarse en el SIVWATQ, se revisó la gestión comprendida entre el 1 de enero y 31 de agosto de 2021, por parte de los asesores a cargo y se evidencia:

Fuente SIVWATQ. Sistema de Información Visión Web ATQ. Corte a 31 de agosto de 2021.

Se observa con preocupación, que, en la dependencia a su cargo, en el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de agosto de 2021, recibió 200 peticiones (118 quejas y 82 solicitudes), de las cuales solo se han registrado 5 “ACUSE DE RECIBO AL PETICIONARIO”. Es necesario registrar en el sistema de información Visión Web-ATQ, los 195 acuses de recibo faltantes, antes del 30 de septiembre de 2021.

De antemano agradezco su atención, cualquier inquietud cuenta con la disposición de la suscrita y el equipo de la Dirección Nacional.

Cordialmente,

DIANA ARGARITA SILVA LONDOÑO

Directora Nacional Atención y Tramite de Quejas