RESOLUCIÓN 723 DE 2001
(septiembre 27)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 387 de 2020>
Por la cual se adopta un nuevo Reglamento relativo al Manejo y Control de Automotores al servicio del Organismo
El DEFENSOR DEL PUEBLO (E)
en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 9 numerales 16 y 18 de la Ley 24 de 1992, artículo 15 del Decreto 2445 de 2000 y
CONSIDERANDO:
Que resulta necesario actualizar la reglamentación para la asignación de los automotores propiedad de la Defensoría del Pueblo así como de todos aquellos que le han sido destinados para el uso de la entidad, y garantizar la reducción de los costos y gastos de inversión y mantenimiento de los mismos.
Que es necesario adoptar sistemas de control para el uso correcto de los vehículos a cargo de los Servidores del Organismo,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. PARQUE AUTOMOTOR.- <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 387 de 2020> La Defensoría del Pueblo cuenta con un parque automotor destinado a apoyar las actividades propias de sus funciones, bajo los principios de economía, racionalidad, oportunidad y responsabilidad que garanticen la óptima prestación del servicio. Del parque automotor se distinguen los siguientes grupos o subgrupos:
a. - Automóviles destinados a esquemas de seguridad del Defensor del Pueblo.
b. - Automóviles asignados a Secretaría General, Direcciones Nacionales, Delegadas, Regionales y Seccionales.
c. - Automóviles pertenecientes al Grupo Automotor de la entidad.
ARTÍCULO 2o. AUTOMÓVILES DESTINADOS A ESQUEMAS DE SEGURIDAD DEL DEFENSOR DEL PUEBLO Y OTROS. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 387 de 2020> Son aquellos automóviles y conductores destinados permanentemente al esquema de seguridad del Defensor del Pueblo. Será el Secretario General quien tendrá a su cargo la creación y modificación y reforma de los grupos de automotores y conductores destinados para la seguridad del Señor Defensor del Pueblo, y demás directivos o funcionarios a quienes por la naturaleza de sus funciones o por especiales circunstancias, sean objeto de asignación de esquemas de seguridad con uso de automotores. Sin embargo, la administración cotidiana de vehículos y conductores destinados a estos esquemas de seguridad estará en cabeza del Subdirector de Servicios Administrativos.
ARTÍCULO 3o. - AUTOMÓVILES ASIGNADOS A SECRETARÍA GENERAL, DIRECCIONES NACIONALES, DELEGADAS, REGIONALES, SECCIONALES Y VEEDURÍA.- <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 387 de 2020> Son aquellos automóviles y conductores destinados al servicio oficial de las siguientes dependencias: Secretaría General, Direcciones Nacionales, Defensorías Delegadas, Defensorías Regionales y Seccionales y Veeduría. Compete al Secretario General asignar en este grupo, vehículos y conductores con destino a cada una de las dependencias mencionadas.
ARTÍCULO 4o. AUTOMÓVILES PERTENECIENTES AL GRUPO AUTOMOTOR.- <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 387 de 2020> Serán vehículos y conductores asignados a este grupo todos aquellos que no pertenezcan a los grupos a que se refieren los artículos 2o, 3o y 6o de la presente resolución.
El Subdirector de Servicios Administrativos determinará en el nivel central, según las necesidades, a cuáles dependencias o servidores públicos podrán asignarse transitoriamente los vehículos que conforman el grupo automotor, para especiales misiones o diligencias.
A nivel regional serán los defensores regionales o los profesionales encargados de las seccionales, quienes determinarán a que otros funcionarios podrán asignarse en forma transitoria y para especiales diligencias o misiones, los vehículos asignados a la respectiva regional o seccional, contando con la autorización de desplazamiento, cuando la misión implique desplazarse fuera de la sede de la respectiva regional o seccional.
ARTÍCULO 5o. PROCEDIMIENTO DE USO DE VEHÍCULOS OFICIALES.- <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 387 de 2020> Para el uso de vehículos oficiales en la Defensoría del Pueblo, se tendrán en cuentan los siguientes criterios:
a.- Para el caso de automóviles y conductores destinados al uso del esquema de seguridad del Defensor del Pueblo y de su familia, se entiende que los hacen con carácter permanente y exclusivo.
b- Para aquellos vehículos asignados al uso de la Secretaría General, las Direcciones Nacionales, Defensorías Delegadas, Defensorías Regionales y Seccionales y Veeduría, cada superior jerárquico de dependencia a la cual se haya asignado vehículo automotor y conductor, determinará en cada caso particular las necesidades y utilización del vehículo para el cumplimiento de los objetivos y metas de la respectiva dependencia.
c.- En el caso de los vehículos y conductores asignados al Grupo automotor, se entiende que éstos serán utilizados para suplir necesidades que tengan relación directa con las necesidades de desplazamiento y transporte de la entidad y de los servidores públicos que por razones justificadas lo requieran. En este orden de ideas, en los casos en que por circunstancias especiales y relevantes, algún servidor público deba utilizar un vehículo oficial, así lo comunicará a la Subdirección de Servicios Administrativos en el nivel central, con la finalidad de que el Subdirector de Servicios Administrativos evalúe necesidad y viabilidad de la solicitud. De no resultar factible la asignación de un 'vehículo del grupo automotor, el Subdirector Administrativo de común acuerdo con directivos u otros funcionarios que tengan asignados o a su cargo vehículos oficiales, destinará alguno de los vehículos asignados a estas dependencias, para la especifica misión o diligencia que se deba adelantar con aquellas dependencias que no los tengan asignados. PARÁGRAFO.- Queda claro que los servidores públicos a los que se les asignen vehículos en forma definitiva o transitoria, así como los responsables de su manejo, estarán sujetos a las normas vigentes sobre administración de bienes.
ARTÍCULO 6o. VEHÍCULOS ASIGNADOS A LA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.- <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 387 de 2020> Las dependencias de Correspondencia y Almacén de la Defensoría del Pueblo contarán con dotación de automotores, para el transporte y remisión de mensajería, así como transporte de muebles, elementos y enseres de propiedad del Organismo, y compete a ¡a Subdirección de Servicios Administrativos la asignación y distribución de sus conductores y de dichos automotores.
ARTÍCULO 7o. PROCEDIMIENTO ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS. - <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 387 de 2020> Asignados los vehículos, la Subdirección de Servicios Administrativos efectuará la entrega de los mismos, una vez levantada acta la que contendrá entre otros datos, el inventario y observaciones en torno ai estado y condiciones físicas y mecánicas de los mismos, la que aprobada se firmará por quien efectúa la entrega por parte del conductor y a quien se destinó su servicio.
ARTÍCULO 8o. ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS DEL GRUPO AUTOMOTOR.- <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 387 de 2020> Para todos aquellos casos que tengan relación con automóviles pertenecientes al Grupo automotor, cualquier cambio en torno a la asignación de vehículos así como el desplazamiento de los mismos, fuera de la sede, en atención a necesidades del servicio o imprevistos de fuerza mayor, requieren previa autorización de la Subdirección de Servicios Administrativos.
ARTÍCULO 9o.- ADMINISTRACIÓN DE VEHÍCULOS ASIGNADOS.- <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 387 de 2020> Cada directivo, regional o seccional, jefe de dependencia o servidor público, a cuya dependencia se haya asignado vehículos, se encargará de administrar el respectivo automotor asignado, respondiendo por la debida utilización del mismo bajo los principios de economía, racionalidad, oportunidad y responsabilidad, que garanticen la óptima prestación del servicio. Esto aplica tanto para vehículos propios de la entidad como para aquellos entregados en comodato o asignación temporal a la entidad.
Así mismo, cada directivo, regional o jefe de dependencia, fungirá como superior jerárquico del conductor asignado a la misma, procediendo a la evaluación y calificación periódica, así como a otorgar ios permisos y demás prerrogativas propias de un superior jerárquico.
PARÁGRAFO.- Las planillas de “Control de horas Extras” a diligenciar mensualmente por los conductores al servicio del Organismo, contendrán en detalle el registro de fecha y horario en que tal servicio así se cumplió, para efectos de reconocer únicamente las relaciones certificadas por el respectivo superior.
ARTÍCULO 10.- CONTROL DE COMBUSTIBLE.- <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 387 de 2020> Cada superior jerárquico a cuya dependencia se haya asignado un vehículo de carácter oficial propio de la entidad o destinado al uso de ella, deberá controlar el adecuado uso de ¡os vales, tiquetes o documentos para adquisición de gasolina, lubricantes y similares entregados para tal fin por parte de la Subdirección de Servicios Administrativos, dependencia que en todo caso llevará un control paralelo a través de los funcionarios que se encargue de coordinar el transporte de la entidad.
CAPÍTULO III.
ARTÍCULO 11. OBLIGACIONES DE LOS CONDUCTORES.- <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 387 de 2020> Sin perjuicio de las funciones establecidas en el manual de funciones de la entidad, los Servidores Públicos de la Defensoría del Pueblo que ejerzan cargos de conductores, quienes celebren contratos para tal fin con la entidad o a quienes se les haya destinado automotor para el cumplimiento de sus funciones, lo harán bajo el cumplimiento de las siguientes obligaciones:
a. - Mantener actualizadas las licencias de conducción acorde con las exigencias establecidas por las Autoridades competentes, y portarla siempre consigo, al igual que sus documentos de identificación personal y los del vehículo.
b. Cumplir con los reglamentos y disposiciones impartidas por las Autoridades Públicas en torno a la conducción y parqueo de los automotores, así como el acatamiento de las señales de tránsito.
c. Velar para que los automotores del Organismo cumplan con las normales características de funcionamiento, presentación, aseo y comodidad.
d. - Mantener en horas laborales una adecuada presentación personal, y ofrecer a los usuarios públicos en general, un trato cortés y respetuoso.
e. - En caso de siniestro o accidente de tránsito con el automotor propiedad de la Defensoría del Pueblo, acatar los requisitos e instrucciones impartidas por las autoridades públicas y compañías aseguradoras, e informar verbalmente a la mayor brevedad de tiempo posible a sus superiores y por escrito posteriormente a la Subdirección de Servicios Administrativos dando cuenta detallada del percance.
f. - Informar a través de la Subdirección de Servicios Administrativos, de manera oportuna, acerca de los imperfectos mecánicos o de conservación del automotor, a miras de obtener la orientación o indicaciones necesarias para el óptimo funcionamiento y mantenimiento del mismo.
g. - Utilizar responsablemente y con sentido de ahorro y pulcritud el combustible, lubricantes y demás elementos asignados exclusivamente para el uso del automotor asignado a la respectiva dependencia.
ARTÍCULO 12- PROHIBICIONES.- <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 387 de 2020> No está permitido a los Servidores Públicos de la Defensoría del Pueblo que tengan a su cargo la conducción o administración de los vehículos de la entidad:
a. - Conducir vehículos del Organismos sin estar autorizados para ello.
b. - Usar el vehículo para actividades que no sean oficiales, tales como familiares, diversión, proselitismo, publicidad, instrucción mecánicas y enseñanza de conducción.
c. - Hacer intercambio o préstamo del automotor a personal ajena de las autorizadas.
d. - Suministrar combustible, repuestos, herramientas o elementos del automotor a personas no vinculadas con el Organismo, o no autorizadas para ello.
e. - Conducir el vehículo en estado de embriaguez o alteración física y síquica por el consumo de drogas o sustancias estupefacientes.
f. - Cambiar, modificar o alterar ios sistemas de identificación del automotor, sus documentos o características a menos que ello obedezca a un trámite de la entidad encaminado a un objetivo autorizado en debida forma por la administración.
g. - Guardar o estacionar el vehículo en diferente sitio al autorizado por la Subdirección de Servicios Administrativos o superior jerárquico.
h. - Usar documentos, insignias, brazaletes, calcamonías o distintivos que no corresponden a los entregados oficialmente para identificación del servidor público o automotor.
ARTÍCULO 13. MANTENIMIENTO Y REPARACIONES. - <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 387 de 2020> Todo mantenimiento preventivo o por reparación, cambio de repuestos mecánicos y de la carrocería y pintura de ¡os automotores estarán a cargo de la Subdirección de Servicios Administrativos, quien evaluará la oportunidad, costos y persona o taller responsable para ello.
ARTÍCULO 14. CONTROL DE VEHÍCULOS. - <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 387 de 2020> La Subdirección de Servicios Administrativo diligenciará y actualizará periódicamente el control de los vehículos del organismo, kilometraje, consumo de combustible e insumos, reparaciones, póliza de seguros y registrando las demás novedades y observaciones que amerite a surja de la revisión.
ARTÍCULO 15. INDICACIONES EN CASOS DE ACCIDENTES Y PERCANCES-. <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 387 de 2020> Compete a la Subdirección de Servicios Administrativos brindar el auxilio, asesoría e indicaciones a los Servidores de la defensoría del Pueblo, en caso de accidentes, hurto del vehículo, lesiones personales, daños o imperfectos de la máquina y bajo su coordinación seguir el curso de los acontecimientos, informar oportunamente a las Compañías de Seguro que amparan los bienes de la entidad e informar oportunamente a Secretaría General.
ARTÍCULO 16. REGISTRO DE PARQUE AUTOMOTOR.- <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 387 de 2020> La Subdirección de Servicios Administrativos velará por el adecuado cubrimiento de pólizas de seguros sobre todos los vehículos que conforman el parque automotor de la entidad y de aquellos que han sido cedidos a título de comodato a la misma, y que, conlleven entre otras obligaciones las de adecuado mantenimiento técnico, pago de impuestos y aseguramiento permanente. Así mismo velará porque se cumpla oportunamente la declaración y pago de los impuestos de rodamiento de todos los vehículos que conforman el parque automotor de la entidad.
PARÁGRAFO.- La Subdirección de Servicios Administrativos, llevará un registro de control de cada vehículo propio y en comodato que servirá de punto de control y para tomar determinaciones en torno al parque automotor de la entidad.
ARTÍCULO 17.- GASTOS.- <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 387 de 2020> Siempre que sea posible y exista provisión de fondos se reconocerá y ordenará cancelar los gastos ai servidor que sufragó durante su desplazamiento valores correspondientes a peajes, combustible, lubricantes, repuestos servicios de grúa, parqueadero, y demás imprevistos, debidamente justificados y en observancia de las disposiciones proferidas sobre el particular.
ARTÍCULO 18. SOLICITUD DE AUTOMOTORES.- <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 387 de 2020> Toda solicitud de automotores en destinación provisional al servicio del Organismo dirigida a las autoridades competentes, recibo o entrega de los mismos, se hará por el conducto de la Secretaría General o por el servidor encargado para el conducto, y será la Subdirección de Servicios Administrativos quien proyectará todos los trámites que se requieran.
ARTÍCULO 19. GUARDA DE AUTOMOTORES.- <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 387 de 2020> Los automotores asignados en Bogotá, durante los fines de semana, festivos o cumplimiento de comisiones por el servidor a quien le ha sido destinado, serán guardados y parqueados por el respectivo conductor dentro del edificio de la sede única (calle 55 10 46) de esta ciudad.
Para el caso de ios automotores asignados a las regionales y seccionales, una vez culminado el servicio diario o semanal, según sea el caso, deberán permanecer en las respectivas sedes, siempre que éstas cuenten con garajes y seguridades habilitadas para el efecto. En caso contrario, los Defensores Regionales o Profesionales encargados de Seccionales o Servidores con vehículos asignados, deberán adoptar las medidas tendientes a brindar al automotor asignado, las condiciones de seguridad adecuadas.
ARTÍCULO 20. PERÍODOS DE VACACIONES, LICENCIAS Y PERMISOS.- <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 387 de 2020> Durante el periodo de vacaciones, licencias, permisos, comisiones o incapacidad por enfermedad, concedidas a los Servidores relacionados en el Artículo Segundo del presente acto, el conductor y vehículo asignado será puesto al servicio de la Dependencia o persona del Organismo que determine la Subdirección de Servicios Administrativos con el visto bueno de la Secretaría General. Para el caso de conductores y vehículos en la misma situación pertenecientes al grupo automotor y a grupos o esquemas de seguridad, serán puestos al servicio que indique la Subdirección de Servicios Administrativos.
ARTÍCULO 21. REMATE DE AUTOMOTORES SOBRANTES.- <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 387 de 2020> Con el fin de dar aplicación al inciso 2o del artículo 14, del Decreto número 26 de 1998, el Subdirector Administrativo evaluará las necesidades de la entidad para proceder al remate de los automotores sobrantes.
ARTÍCULO 22. VIGENCIA.- <Resolución derogada por el artículo 20 de la Resolución 387 de 2020> La presente Resolución, rige a partir de la fecha de su expedición y deroga expresamente la Resolución 1738 del 22 de octubre de 1993 y la Resolución 114 del 9 de febrero de 1998.
Dada en Bogotá D.C., a los 27 SET. 2001
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
JUAN CARLOS BOTERO OSPINA
Defensor del Pueblo (E)