RESOLUCION 387 DE 2020
(marzo 6)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por medio de la cual se reglamenta el manejo y control de automotores y botes.
EL SECRETRARIO GENERAL,
En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en artículo 19 del Decreto-Ley 025 de 2014 y la Resolución No. 030 de 2014,
CONSIDERANDO
Que mediante Resolución 723 de 2001 la Defensoría del Pueblo adoptó el Reglamento relativo al manejo y control de automotores al servicio de la Entidad.
Que los vehículos de propiedad de la Defensoría del Pueblo o al servicio de esta, son para el uso exclusivamente institucional y no para uso particular, por lo que se hace necesario garantizar el uso correcto de los mencionados bienes.
Que es necesario actualizar la reglamentación en cuanto a la conducción de vehículos y operación de vehículos terrestres y fluviales toda vez que existen nuevas situaciones dentro de la administración, que ameritan una actualización en la reglamentación.
Que, en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. PARQUE AUTOMOTOR TERRESTRE Y FLUVIAL. La Defensoría del Pueblo cuenta con un parque automotor destinado para apoyar las actividades propias de su misión institucional, bajo los principios de economía, racionalidad, oportunidad, responsabilidad y austeridad que garanticen la prestación óptima del servicio. El mismo está compuesto por:
1. Camperos y camionetas destinadas al esquema de segundad del Señor Defensor del Pueblo.
2. Automóviles y camionetas asignadas a Secretaría General, Vicedefensoría, y Defensorías Regionales para la operación misional e institucional en el territorio nacional.
3. Botes con motores fuera de borda para operación misional e institucional.
4. Motocicletas adscritas al sistema de seguridad del señor Defensor y a las Regionales para el desarrollo de actividades misionales e institucionales.
ARTÍCULO 2o. AUTOMÓVILES DESTINADOS A ESQUEMAS DE SEGURIDAD DEL DEFENSOR DEL PUEBLO Y OTROS. Son aquellos automóviles y conductores destinados permanentemente al esquema de seguridad del Defensor del Pueblo. Hacen parte de este esquema los vehículos asignados al Despacho y las motos operadas por el personal del esquema de seguridad dispuesto. Sin embargo, la administración, el mantenimiento y la verificación operativa y de seguridad de todos estos vehículos estarán a cargo de la Subdirección Administrativa de la Entidad.
ARTÍCULO 3. AUTOMÓVILES Y CAMIONETAS ASIGNADAS A SECRETARÍA GENERAL, VICEDEFENSORÍA Y DEFENSORÍAS REGIONALES. Son aquellos automóviles y camionetas destinadas al servicio oficial de las siguientes dependencias: Secretaría General, Vice defensoría y Defensorías Regionales, que prestan el apoyo misional e institucional a lo largo del territorio nacional.
ARTÍCULO 4o. ADMINISTRACIÓN DE AUTOMOTORES, BOTES Y MOTOS. La Subdirección Administrativa determinará en el nivel central, según las necesidades de las dependencias, la asignación transitoria o permanente de un vehículo con un conductor para la realización de actividades misionales e institucionales.
A nivel regional, serán los Defensores Regionales quienes vigilarán la conducción y operación de vehículos terrestres y fluviales para que la misma se realice única y exclusivamente por el conductor u operador designado.
PARAGRAFO 1. En cuanto a la conducción de motos, éstas se operarán por personal institucional que cuente con las respectivas licencias y amparos para operación de este tipo de vehículos en el territorio nacional, verificación que está en cabeza del respectivo Director, Delegado y Defensor Regional.
PARAGRAFO 2. Operación de botes y embarcaciones. Los mismos deberán previamente estar debidamente matriculados en las respectivas capitanías de puertos y su operación a nivel fluvial se deberá desarrollar por el piloto respectivo que cuente con las respectivas licencias, amparos y reconocimientos de la autoridad marítima o fluvial.
Cuando los equipos fluviales deban ser operados a nivel marítimo en una distancia no mayor a 20 millas náuticas paralelas a la costa, se autorizará por la autoridad administrativa de la regional a la cual está adscrita la embarcación, la operación por piloto experto en manejo marítimo siempre y cuando el piloto titular de la embarcación haga parte de la misión.
ARTÍCULO 5o. PROCEDIMIENTO DE USO DE LOS VEHÍCULOS. Para el uso de vehículos oficiales en la Defensoría del Pueblo, se tendrán en cuenta los siguientes criterios:
a. Para el caso de automóviles y camionetas destinados al uso del esquema de seguridad del Defensor del Pueblo y su núcleo familiar, se entiende que lo hacen con carácter permanente y exclusivo.
b. Para aquellos vehículos asignados al uso de Secretaría General, Vicedefensoría y Defensorías Regionales, cada superior jerárquico determinará en cada caso particular las necesidades y utilización del vehículo para el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales de la respectiva dependencia, garantizando su utilización en actividades de carácter oficial, aún lo fines de semana y festivos de ser necesario.
ARTÍCULO 6o. PROCEDIMIENTO ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS. Asignados los vehículos por la Secretaría General, la Subdirección de Servicios Administrativos efectuará la entrega de los mismos al conductor responsable desarrollando el respectivo inventarío y plasmando las observaciones en torno al estado y condiciones físicas y mecánicas del mismo.
ARTÍCULO 7o. ADMINISTRACIÓN DE VEHÍCULOS, BOTES Y MOTOS ASIGNADOS. Cada directivo, Defensor Regional, Jefe de Dependencia, a cuya oficina se haya asignado un vehículo, se encargará de administrar el respectivo automotor asignado, respondiendo por la debida utilización del mismo bajo los principios de economía, racionalidad, oportunidad, austeridad, exclusividad y responsabilidad, que garanticen la óptima prestación del servicio. Esto aplica tanto como para vehículos de la Entidad, como para aquellos entregados en comodato o asignación temporal a la Entidad.
ARTÍCULO 8o. CONTROL DE COMBUSTIBLE. Cada directivo, Regional, Jefe de Oficina a cuya dependencia se le haya asignado un vehículo de carácter oficial de propiedad de la Entidad o destinado para el uso de ella, deberá controlar el uso adecuado y el consumo de combustible, a través de los documentos o mecanismos electrónicos destinados para la adquisición y control del combustible.
ARTÍCULO 9o. OBLIGACIONES DE LOS CONDUCTORES. Sin perjuicio de las funciones establecidas en el Manual de funciones de la Entidad, los Servidores Públicos de la Defensoría del Pueblo que ejerzan cargos de conductores u operadores (vehículos, motos y botes), o a quienes se les haya destinado automotor para el cumplimiento de sus funciones, lo harán bajo el cumplimiento de las siguientes obligaciones:
a. Mantener actualizadas las licencias de conducción acorde con las exigencias establecidas por las autoridades competentes, y portarla siempre consigo, al igual que sus documentos de identificación personal y los del vehículo.
b. Verificar que en los documentos del vehículo o moto se encuentre la respectiva tarjeta de propiedad, el SOAT y la revisión tecno mecánica, todos estos vigentes.
c. Para el caso de botes verificar que los permisos de navegabilidad y maniobra otorgados por las capitanías de puerto y o DIMAR se encuentren vigentes.
d. Cumplir con los reglamentos y disposiciones impartidos por las autoridades públicas en torno a la conducción y parqueo de los automotores, así como el acatamiento de las señales de tránsito.
e. Velar para que los automotores de la Entidad cumplan con las normales características de funcionamiento, presentación, aseo y confiabilidad.
f. Mantener en horas laborales una adecuada presentación personal, y ofrecer a los usuarios en general, un trato cortés y respetuoso.
g. En caso de siniestro o accidente de tránsito con el automotor, motocicleta o marítimo o fluvial con bote de propiedad de la Defensoría del Pueblo, acatar los requisitos o instrucciones entregadas por las autoridades públicas y compañías aseguradoras, e informar verbalmente a la mayor brevedad de tiempo posible a sus superiores y por escrito posteriormente a la Subdirección Administrativa dando cuenta detallada del percance.
h. Informar a la Subdirección de Servicios Administrativos, de manera oportuna acerca de los imperfectos mecánicos o de conservación del automotor, motocicleta o bote con el fin de obtener la orientación o indicaciones necesarias para garantizar el óptimo funcionamiento, de los bienes y en desarrollo de los mantenimientos preventivos y correctivos necesarios.
i. Utilizar responsablemente y con sentido de ahorro y pulcritud el combustible, lubricantes y demás elementos aun los de protección, asignados exclusivamente para el uso de los bienes.
j. Responder de forma inmediata por las infracciones de tránsito que se presentaren en la operación del Vehículo o Moto, a efecto de mantener indemne a la Entidad, ante conductas del resorte exclusivo del operador del automotor.
ARTÍCULO 10. PROHIBICIONES. No está permitido a los conductores de vehículos, botes y motos:
a. Usar el vehículo, bote o moto para actividades que no sean oficiales.
b. Hacer intercambio o préstamo del automotor a personas que no hacen parte de le Entidad o a funcionarios que no están autorizados por esta.
c. Conducir el vehículo en estado de embriaguez o alteración física y síquica por el consumo de drogas o sustancias estupefacientes.
d. Cambiar, modificar o alterar los sistemas de identificación del automotor, bote o moto, sus documentos o características.
e. Guardar o estacionar el vehículo en sitio diferente al autorizado por la Subdirección Administrativa o el Defensor Regional, según corresponda.
f. Usar documentos, insignias o brazaletes, calcomanías o distintivos que no corresponden a los entregados oficialmente para la identificación del conductor o automotor. Igualmente adicionar elementos no convencionales al vehículo, o adicionar sistemas de luces no propias del automotor.
g. Está prohibido el transporte de toda clase de armas, y elementos que causen daño a los bienes y a sus ocupantes. Lo anterior no aplica a los esquemas de seguridad del Defensor del Pueblo y su núcleo familiar.
ARTÍCULO 11. MANTENIMIENTO Y REPARACIONES. Todo mantenimiento preventivo o por reparación, cambio de repuestos mecánicos y de la carrocería y pintura de los automotores estarán a cargo de la Subdirección de Servicios Administrativos, quien realizará los procedimientos legales que correspondan para ello.
ARTÍCULO 12. CONTROL DE VEHÍCULOS. La Subdirección de Servicios Administrativos diligenciará y actualizará periódicamente el control de vehículos de la Entidad, su kilometraje, consumo de combustible e insumos, reparaciones, póliza de seguros y demás documentos legales que se requieran, y llevará un registro de las demás novedades y observaciones que surjan de la revisión.
PARAGRAFO: Los Defensores Regionales verificarán el estado de multas y contravenciones que pudieron causarse en la operación de los mismos, y velaran por el pago oportuno de la contravención, o agotarán los trámites necesarios para el levantamiento de la misma cuando exista justa causa y demostrable en favor de la Entidad, en caso contrario verificarán el pago de la contravención en virtud del numeral j del Artículo 9o de la presente.
ARTÍCULO 13. INDICACIONES EN CASO DE ACCIDENTES Y PERCANCES. Compete a la Subdirección Administrativa brindar el auxilio, asesoría e indicaciones a los conductores de la Defensoría del Pueblo, en caso de accidentes, hurto del vehículo, lesiones personales, daños o imperfectos de la máquina y bajo su coordinación seguir el curso de los acontecimientos, informar oportunamente a las Compañías de Seguro que amparan los bienes de la Entidad de informar oportunamente a Secretaría General.
ARTÍCULO 14. REGISTRO DE PARQUE AUTOMOTOR. La Subdirección Administrativa velará por el adecuado cubrimiento de las pólizas de seguros sobre todos los vehículos que conforman el parque automotor y fluvial de la Defensoría del Pueblo y de aquellos que han sido cedidos a título de comodato a la misma, y que, conlleven entre otras obligaciones las de adecuado mantenimiento técnico, pago de impuestos y aseguramiento permanente. Así mismo velará porque se cumpla oportunamente la declaración y pago de impuestos de rodamiento de todos los vehículos que conforman el parque automotor de la Entidad.
ARTÍCULO 15. SOLICITUD DE AUTOMOTORES, BOTES Y MOTOS. Toda solicitud de vehículos, botes y motos en destinación provisional al servicio de la entidad dirigida a las autoridades competentes, recibo o entrega de los mismos, se hará por el conducto de la Secretaría General o por el servidor encargado para dicho trámite, y será la Subdirección Administrativa quien proyectará todos los trámites que se requieran.
ARTÍCULO 16. GUARDA DE AUTOMOTORES, BOTES Y MOTOS DURANTE LOS FINES DE SEMANA. Los automotores que prestan su servicio para el nivel central, incluidas las Regionales Bogotá y Cundinamarca, durante los fines de semana, los festivos, o cuando el funcionario a quien ha sido destinado no requiera desplazarse, la persona responsable de su conducción debe mantenerlos dentro de la sede central de la Defensoría del Pueblo.
PARAGRAFO 1. Los vehículos asignados a las Defensorías Regionales, al finalizar el servicio diario o semanal, en el caso de que las respectivas sedes cuenten con parqueadero, deben permanecer en la misma con las seguridades del caso. En caso contrario, es responsabilidad del Defensor Regional adoptar todas las medidas necesarias para proteger la integridad del mencionado automotor.
PARAGRAFO 2. En el caso de los botes cando estos no se encontraren en actividades misionales o funcionales deberán permanecer en los sitios destinados para su guarda y custodia.
PARÁGRAFO 3. Se exceptúan de la presente disposición, los vehículos asignados al esquema de seguridad del Señor Defensor del Pueblo.
ARTÍCULO 18. RESPONSABILIDAD DE CONDUCCIÓN. Los únicos funcionarios autorizados en la Entidad para conducir vehículos son los conductores grado 06, los conductores mecánicos grado 08. Así mismo, los únicos funcionarios autorizados para conducción de botes por vía fluvial o marítima son los conductores que han sido designados por la Entidad para ello y cuentan con la documentación exigida por la Ley. El cumplimiento de este mandado será de exclusiva responsabilidad del funcionario a quien se haya destinado el vehículo.
PARÁGRAFO 1. En caso de que por estrictas necesidades del servicio se requiera que el vehículo sea operado por funcionarios distintos a los atrás mencionados, el funcionario a quien se haya destinado el vehículo deberá informar por escrito a la Secretaría General explicando la razón de la excepción y requerirá para su utilización la autorización previa y escrita de la Secretaría General.
Esta condición no tiene excepción alguna, pues la operación de vehículos prima en cabeza de los responsables.
PARAGRAFO 2. <Parágrafo modificado por el artículo 1 de la Resolución 436 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando la operación de un vehículo automotor (vehículo o moto) deba realizarse por un Investigador o Técnico del Sistema Nacional de Defensoría Pública, esto es: Técnico en Criminalística, Grado 15, Profesional Especializado en Investigación, Grado 17 y Profesional Especializado en Criminalística, Grado 18, por la no asignación de conductor al Vehículo Oficial, la misma se autorizará por escrito en cabeza del Defensor Regional garantizando:
1. Quien operará el vehículo deberá tener su licencia de conducción vigente.
2. Se verificará la no existencia de multas o infracciones previas al vehículo.
3. Se verificará que al final o con posterioridad de la comisión no existan infracciones o contravenciones
4. En caso de existir una contravención o comparendo producto de una comisión, y la misma se registra con posterioridad a la operación, será responsabilidad de quen operó el pago de La misma.
5. Previo a la operación se verificará la existencia y vigencia del SOAT y de la Revisión técnicomecanica, por quien operará el vehículo, la falta de una de ellas o la expiración de cualquiera, imposibilita la operación, hasta tanto no se restablezcan las condiciones de vigencia.
6. Previa a la realización de la comisión como al término de la misma el Defensor Regional, o el profesional administrativo encargado de la administración de bienes institucionales, realizará una revisión física del automotor, si se presentaren daños, solicitará un informe de la causa, y trasladará dicho informe soportado a la Subdirección Administrativa.
ARTÍCULO 19. PROHIBICIONES. Está absolutamente prohibido la conducción de vehículos, botes y motos por personal distinto al mencionado en este acto administrativo, al igual que por contratistas o particulares. De igual forma, los vehículos, botes y motos, no pueden ser abordados por personas distintas a los servidores públicos, y contratistas, independientemente de la fuente de los recursos de financiación para su operación.
PARAGRAFO: Cuando se transporte en los Vehículos y Botes personal Civil, en desarrollo de la misión institucional, se velará por la integridad del mismo, y tanto este como el personal institucional no se someterá a riesgo alguno previsible.
ARTÍCULO 20. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución, rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias en especial las Resoluciones 723 de 2001 y 840 de 2008.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., el 06 de marzo de 2020
JUAN MANUEL QUIÑONES PINZÓN
Secretario General