RESOLUCIÓN 922 DE 2019
(julio 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023>
Por la cual se modifica la Resolución 062 de 2014 “Por la cual se conforman los Grupos Internos de Trabajo en algunas dependencias del área misional de la Defensoría del pueblo y se les asignan funciones", modificada por la Resolución 600 de 2017.
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en los numerales 1 y 25 del artículo 5 del Decreto 025 de 2014 y,
CONSIDERANDO:
Que mediante Resolución 062 del 20 de enero de 2014 se conformaron los grupos internos de trabajo, en algunas dependencias del área Administrativa de la Defensoría del Pueblo, asignándoles funciones, la cual fue modificada por la Resolución No. 600 de 2017, que reubicó el Grupo de Gestión Documental en la Secretaría General.
Que el numeral 25 del artículo 5 el Decreto 025 del 10 de enero de 2014, determinó como facultad del Defensor del Pueblo: “Crear, organizar y conformar mediante resolución interna y con carácter permanente o transitorio grupos internos de trabajo y comités internos para atender las necesidades del servicio y el cumplimiento oportuno, eficiente y eficaz de los objetivos, políticas y programas de la Entidad, indicando las actividades que deban cumplir y los responsables de las mismas.
Que en desarrollo del mandato constitucional la Defensoría del Pueblo tiene la misión de defender, proteger y promulgar los derechos humanos y el derecho internacional humanitario, por ello, para lograr el cabal cumplimiento de las funciones las dependencias de la Defensoría del Pueblo y los grupos internos que la conforman, deben responder a las necesidades del servicio y a los objetivos estratégicos de la Entidad, para el logro de la misión institucional.
Que el artículo 8 del Decreto 2489 de 2006, en relación a la conformación de los grupos internos de trabajo, dispone:
“Cuando de conformidad con el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, los organismos y entidades a quienes se aplica el presente decreto creen grupos internos de trabajo, la integración de los mismos no podrá ser inferior a cuatro (4) empleados, destinados a cumplir las funciones que determine el acto de creación, las cuales estarán relacionadas con el área de la cual dependen jerárquicamente. "(Negrilla fuera de texto)
Que la Defensoría del Pueblo entre los años 2017, 2018 y en lo corrido del año 2019, adelanta un proceso de desarrollo para la implementación del Sistema de Gestión Documental ORFEO, con el fin de mejorar, optimizar y unificar el proceso de atención a nivel nacional.
Que con la implementación del Sistema de Gestión Documental ORFEO se pretende que todas las peticiones se reciban por una ventanilla única, la cual está a cargo de la Secretaria General, a través del Grupo de Gestión Documental, el que tiene entre sus funciones “1. Recibir, clasificar, registrar y tramitar la correspondencia tanto oficial como personal que ingresa a la Defensorio del Pueblo”.
Que mediante Resolución No. 916 del 9 de julio de 2019, se derogó la Resolución 061 de 2014, lo que implicó la supresión del Grupo de Recepción y Análisis Nacional, adscrito a la Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas, entre otros.
Que, en atención a lo anterior, se hace necesario modificar el propósito y las funciones del Grupo de Gestión Documental, con el fin de que exista una ventanilla única, que recepcione y direccione los trámites y solicitudes entrantes a la Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> Modifíquese el artículo 18 de la Resolución No. 062 de 2014, el cual quedará así:
“Artículo 18. Propósito del Grupo de Gestión Documental. El Grupo de Gestión Documental tendrá como propósito la administración del patrimonio documental de la Defensoría del Pueblo, mediante la aplicación de buenas prácticas de gestión documental y archivística de conformidad con la Ley General de Archivos y demás normatividad vigente. Así mismo liderará el diseño, la aplicación y el mantenimiento del programa de gestión documental en su integridad, a través de servicios que faciliten el acceso a los documentos de archivo en condiciones de eficacia.”
ARTÍCULO 2. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> Modifíquese el artículo 19 de la Resolución No. 062 de 2014, el cual quedará así:
“Artículo 19. Funciones del Grupo de Gestión Documental. El Grupo de Gestión Documental, tendrá las siguientes funciones:
1. Definir los lineamientos de gestión documental en concordancia a la normatividad archivística del Archivo General de la Nación del país y las demás que regulen la gestión documental del país, realizando la actualización permanente de los procesos, procedimientos, e instructivos que faciliten la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como electrónico.
2. Diseñar y desarrollar proyectos tendientes a innovar y mejorar la gestión documental, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos.
3. Determinar las necesidades presupuéstales que se requieren para el desarrollo de las actividades del proceso de Gestión Documental
4. Elaborar, coordinar e implementar el programa de gestión documental y sus programas específicos con el Plan de Acción Anual.
5. Realizar la actualización de los instrumentos archivísticos de acuerdo con las normas establecidas por el Archivo General de la Nación, normatividad vigente y recomendaciones del Comité Integrado de Gestión Institucional.
6. Brindar asesoría y capacitación a las dependencias de la entidad en la implementación del proceso de gestión documental, lineamientos internos y el uso y funcionamiento del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), en la Entidad
7. Administrar la ventanilla única de correspondencia del nivel central, y orientar las de las Defensorías Regionales de acuerdo con la normatividad y los procedimientos establecidos, velando por la eficiente prestación del servicio.
8. Recibir, analizar y direccionar a las dependencias internas, entidades gubernamentales o particulares, la correspondencia que se reciba en la Sede Centro por escrito, vía correo electrónico, página web y redes sociales.
9. Recibir, registrar, radicar y distribuir en el nivel central las comunicaciones oficiales recibidas por los diferentes canales de atención.
10. Coordinar las actividades de administración de la correspondencia y la prestación de los servicios de envíos de objetos postales y de transporte de carga.
11. Responder las consultas de los usuarios internos y externos, respecto a la gestión y el trámite de las comunicaciones oficiales envidadas o recibidas por el Grupo de Gestión Documental.
12. Presentar al Grupo de Sistemas los requerimientos funcionales que, en materia tecnológica, la entidad necesite para la optimización de la gestión documental, de conformidad con las disposiciones del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nación.
13. Coordinar acciones con el Grupo de Sistema, para cumplir con los elementos esenciales de autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación de los documentos electrónicos, garantizando que mantengan su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida.
14. Recibir, clasificar, organizar y sistematizar los documentos y expedientes que remitan las diferentes dependencias del nivel central para el archivo de gestión centralizado.
15. Resolver las consultas del archivo de gestión de conformidad con los requerimientos realizados por los usuarios internos y externos. (Cuando iniciemos este modelo de operación lo incluimos en el procedimiento e instructivo, aquí no)
16. Proteger la integridad y confidencialidad de la información en documentos físicos y electrónicos que se encuentran bajo su custodia, responsabilidad y administración.
17. Coordinar la realización de las transferencias documentales primarias y secundarias de archivos físicos y electrónicos, de conformidad con el cronograma anual de transferencias y los procedimientos establecidos.
18. Resolver las consultas del archivo central de conformidad con los requerimientos de los usuarios internos y externos.
19. Aplicar la disposición final de los documentos físicos y electrónicos de conformidad a lo establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), atendiendo las normas establecidas por el Archivo General de la Nación y recomendaciones del Comité Integrado de Gestión Institucional.
20. Realizar seguimiento al cumplimiento de los lineamientos establecidos en los procedimientos del proceso de gestión documental de la entidad y la implementación de los instrumentos archivísticos.
21. Responder las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias en los términos de ley.
22. Vigilar la actualización del contenido de la página web de gestión documental.
23. Realizar seguimiento a los riesgos de gestión y corrupción establecidos en el Subsistema de Gestión Documental.
24. Actualizar la información normativa, doctrinal y jurisprudencial que resulte necesaria para el cumplimiento de la función archivística en la Entidad.
25. Implementar y gestionar los mecanismos de firma electrónica para usuarios autorizados en la Defensoría del Pueblo.
ARTÍCULO 3. <Resolución derogada por el artículo 30 de la Resolución 167 de 2023> El presente Acto Administrativo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., el 09 de julio de 2019
CARLOS ALFONSO NEGRET MOSQUERA
Defensor del Pueblo
