RESOLUCIÓN 924 DE 2022
(julio 21)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por medio de la cual se reorganiza el Sistema Integrado de Gestión Institucional, el Comité de Gestión Institucional de la Defensoría del Pueblo, el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y se derogan las disposiciones de la Resolución 935 del 11 de julio de 2019.
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
En ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas en los numerales 22 y 28 del artículo 5 del Decreto 025 de 2014, y
CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política en el Artículo 209 dispone que “la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”. Igualmente, señala que “Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.”
Que la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones” en su artículo 13, en relación con el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, establece: “Los organismos y entidades a que se refiere el artículo 5 de la presente Ley, deberán establecer al más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización.”
Que el Decreto 025 de 2014, en su artículo 5 consagró las funciones del Defensor del Pueblo, disponiendo en el Numeral 28 la siguiente atribución “Dirigir la implementación del modelo integrado de gestión institucional.”
Que la misma codificación contempló las funciones a cargo de la Oficina de Planeación en el artículo 11, entre las que se encuentra “Diseñar, implementar, mantener y mejorar el Sistema Integrado de Gestión Institucional”.(1)
Que el Decreto 1083 de 2015, modificado por el Decreto 1499 de 2017, definió el Sistema de Gestión en su artículo 2.2.22.1.1. “...Creado en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, que integra los Sistemas de Desarrollo Administrativo y de Gestión de la Calidad, es el conjunto de entidades y organismos del Estado, políticas, normas, recursos e información, cuyo objeto es dirigir la gestión pública al mejor desempeño institucional y a la consecución de resultados para la satisfacción de las necesidades y el goce efectivo de los derechos de los ciudadanos, en el marco de la legalidad y la integridad”.
Que el citado decreto en el inciso segundo del artículo 2.2.22.3.4 sobre el ámbito de aplicación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión señala “Las entidades y organismos estatales sujetos a régimen especial, de conformidad con lo señalado en el artículo 40 de la Ley 489 de 1998, las Ramas Legislativa y Judicial, la Organización Electoral, los organismos de control y los institutos científicos y tecnológicos, aplicarán la política de control interno prevista en la Ley 87 de 1993; así mismo, les aplicarán las demás políticas de gestión y desempeño institucional en los términos y condiciones en la medida en que les sean aplicables de acuerdo con las normas que las regulan.”
Que asimismo el Artículo 2.2.22.3.9. ibidem establece “Implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en entidades autónomas, con regímenes especiales y en otras ramas del poder público. Las entidades y organismos del Estado sujetos a régimen especial en los términos del artículo 40 de la Ley 489 de 1998, las Ramas Legislativa y Judicial, la Organización Electoral, los organismos de control y los institutos científicos, que decidan adoptar el Modelo, determinarán las instancias que consideren necesarias para su implementación y evaluación”.
Que el Modelo Integrado de Planeación y Gestión articula el Sistema de Gestión de Calidad, Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema de Control Interno, y se desarrolla a través de varias Políticas de Gestión y Desempeño Institucional tales como:1. Planeación Institucional 2. Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público 3. Talento humano 4. Integridad 5. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción 6. Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos 7. Servicio al ciudadano 8. Participación ciudadana en la gestión pública 9. Racionalización de trámites 10. Gestión documental 11. Gobierno Digital, antes Gobierno en Línea 12. Seguridad Digital 13. Defensa jurídica 14. Gestión del conocimiento y la innovación 15. Control interno 16. Seguimiento y evaluación del desempeño institucional.
Que es así como, en aras de cumplir con las disposiciones antes enunciadas y el Decreto 025 de 2014, la Defensoría del Pueblo debe crear y desarrollar el Sistema Integrado de Gestión Institucional, utilizando como marco de referencia el Modelo Integrado de Planeación y Gestión en lo que le sea aplicable y bajo coordinación de la instancia que considere necesaria para su implementación y evaluación; por otro lado ajustar la regulación interna sobre el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno conforme las nuevas necesidades y realidades de la entidad.
Que mediante Resolución 604 de 2013, se creó el Comité de Coordinación de Control Interno MECI-CALIDAD de la Defensoría del Pueblo.
Que mediante Resolución 935 del 11 de julio de 2019, se reorganizó el Sistema Integrado de Gestión Institucional, el comité de Gestión Institucional de la Defensoría del Pueblo, el Comité institucional de Coordinación de Control Interno y de dictaron otras disposiciones.
Que en consideración al proceso de certificación de la Norma ISO 450001-2018 Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, y en cumplimiento al Decreto 1072 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo”, se hace necesario reorganizar el Sistema Integrado de Gestión Institucional, el Comité de Gestión Institucional de la Defensoría del Pueblo, el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, cumpliendo con la implementación y certificación de la Norma ISO 450001 de 2018.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL.
ARTÍCULO PRIMERO. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL. Establézcase el Sistema Integrado de Gestión Institucional, el cual fue creado como el conjunto de disposiciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y eficiente aumentando la calidad de los servicios, el cual se compone de los siguientes sub sistemas:
1. Subsistema de Gestión de Calidad-MECI; desarrolla la política de:
- CALIDAD-MECI
2. Subsistema Gestión Documental
3. Subsistema Gestión Ambiental
4. Subsistema de Tecnología Información y Comunicaciones y Seguridad de la Información; desarrolla la política de:
- Gobierno Digital
- Seguridad Digital
- Gestión del conocimiento y la innovación
5. Subsistema del Servicio al Ciudadano; desarrolla la política de:
- Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción
- Participación ciudadana
- Racionalización de trámites
6. Subsistema Integrado de Planeación; desarrolla la política de:
- Planeación Institucional
- Gestión presupuestal y Eficiencia del gasto
- Integridad
7. Subsistema de Seguridad y Salud en Trabajo; desarrolla la política de:
Seguridad y Salud en el Trabajo
PARÁGRAFO: <Parágrafo derogado por el artículo 4 de la Resolución 1332 de 2022>
ARTÍCULO SEGUNDO. RESPONSABILIDADES. El responsable del Sistema Integrado de Gestión Institucional es la Alta Dirección y los roles para su implementación son los siguientes:
1. Responsable del seguimiento al cumplimiento de los elementos que lo conforman y la asignación de recursos necesarios para su funcionamiento será el Secretario General.
2. Responsable de coordinar el diseño, implementación, mantenimiento y mejora será la Oficina de Planeación quien cumplirá los siguientes roles y responsabilidades:
2.1. Formular, orientar, dirigir y coordinar cada una de las etapas de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Institucional atendiendo las normas aplicables a cada Subsistema.
2.2. Asegurar que se formulen y mantengan los procesos y procedimientos necesarios para la implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
2.3. Apoyar a los líderes de los Subsistemas en articulación con los responsables de cada área o proceso, cuando así lo requiera el desarrollo de las Políticas.
2.4. Informar al Comité de Gestión Institucional sobre la planificación y avances del diseño, desarrollo, implementación mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
2.5. Desarrollar estrategias de cambio cultural enfocados a la percepción, actitud, y comportamiento de los servidores públicos de la entidad.
2.6. Acompañar a la Secretaría General frente a organismos externos en los asuntos relativos al Sistema Integrado de Gestión Institucional.
3. Responsables de apoyar el diseño, implementación, mantenimiento y mejora serán los servidores de la Oficina de Planeación, quienes cumplirán las siguientes responsabilidades:
3.1. Levantar y llevar las memorias de reunión del proceso de planeación, desarrollo, implementación, mejoramiento y sostenibilidad de los Subsistemas correspondientes.
3.2. Apoyar a los líderes de los Subsistemas en la coordinación de las áreas involucradas en lo relacionado con lo de su competencia.
3.3. Velar por el cumplimiento de los requisitos del Sistema Integrado de Gestión Institucional y la normatividad relacionada con los Subsistemas.
3.4. Brindar asesoría y capacitar a las áreas involucradas en cada Subsistema.
3.5. Las demás que el jefe de la Oficina de Planeación y el Comité de Gestión Institucional determinen.
4. Responsables de liderar los subsistemas:
4.1. Subsistema de Gestión de Calidad-MECI: Oficina de Planeación
4.2. Subsistema Gestión Documental: Secretaria General/Grupo Gestión Documental
4.3. Subsistema Gestión Ambiental: Subdirección Administrativa
4.4. Subsistema de TIC y Seguridad de la Información: Secretaria General/Grupo de Sistemas
4.5. Subsistema del Servicio al Ciudadano: Secretaria General
4.6. Subsistema Integrado de Planeación: Oficina de Planeación
4.7. Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo: Subdirección de Gestión del Talento Humano.
COMITÉ DE GESTIÓN INSTITUCIONAL.
ARTÍCULO TERCERO. Creación del Comité. Créase el Comité de Gestión Institucional de la Defensoría del Pueblo que tendrá como propósito orientar la implementación, operación, seguimiento y evaluación del Sistema Integrado de Gestión Institucional, articulando los esfuerzos de cada Subsistema.
ARTÍCULO CUARTO. Conformación. El Comité de Gestión Institucional de la Defensoría del Pueblo estará conformado por:
1. El Defensor del Pueblo, quien lo presidirá.
2. El Vice defensor del Pueblo.
3. El Secretario General.
4. El Director Nacional de Promoción y Divulgación de Derechos Humanos.
5. El Director Nacional de Atención y Trámite de Quejas.
6. El Defensor Delegado para los Asuntos Constitucionales.
7. El Subdirector de Gestión del Talento Humano.
8. El Subdirector de Servicios Administrativos.
9. El Subdirector de Financiera.
10. El Jefe de la Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional o el Web Master de la entidad.
11. El Profesional Especializado Coordinador del Grupo de Tecnologías y la información.
12. El Profesional Especializado Coordinador del Grupo de Gestión Documental.
13. El Jefe de la Oficina Jurídica.
14. El Jefe de la Oficina de Planeación, quien será el Secretario Técnico.
PARÁGRAFO: En caso de ausencia de Defensor del Pueblo, el Vicedefensor del Pueblo presidirá el comité y si resultare imposible la asistencia de los anteriores, será el Secretario General el encargado de presidirlo.
ARTICULO QUINTO. FUNCIONES DEL COMITÉ. Las funciones del Comité de Gestión Institucional son:
1. Definir las políticas y estrategias necesarias para el diseño, desarrollo, comunicación, implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
2. Aprobar el cronograma de actividades de cada Sub Sistema que conforma el Sistema Integrado de Gestión Institucional y hacer seguimiento, por lo menos cada tres meses, a las acciones y estrategias adoptadas.
3. Promover la coordinación armónica entre los Sub Sistemas del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
4. Adelantar y promover acciones permanentes de autodiagnóstico para facilitar la valoración interna de la gestión.
5. Evaluar el estado y avance del Sistema Integrado de Gestión Institucional con base en las entradas de la Revisión por la Dirección.
6. Analizar los informes de auditorías realizadas al Sistema Integrado de Gestión Institucional por organismos de control externos e internos y tomar las acciones que corresponda para formular plan de mejora.
7. Las demás responsabilidades asociadas al rol gerencial en el Sistema Integrado de Gestión Institucional.
ARTICULO SEXTO. SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ. La secretaría técnica será ejercida por la Oficina de Planeación, como coordinador del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
ARTÍCULO SÉPTIMO. FUNCIONES SECRETARÍA TÉCNICA. Las funciones de la secretaría técnica son:
1. Preparar el orden del día de las sesiones del Comité, teniendo en cuenta los temas sugeridos por los líderes de los Sub Sistemas o miembros del Comité.
2. Elaborar las actas de las sesiones del Comité.
3. Mantener actualizado el archivo del Comité.
ARTICULO OCTAVO. SESIONES DEL COMITÉ. El Comité de Gestión Institucional sesionará de la siguiente manera:
Ordinaria: Cada tres (3) meses previa convocatoria de la Secretaría Técnica que ejercerá la Oficina de Planeación.
Extraordinaria: Cuando las necesidades lo ameriten, por solicitud del presidente del Comité, algún integrante del mismo o de uno de los líderes de los Sub Sistemas. La Secretaría Técnica, convocará a sesión extraordinaria, por lo menos con cinco (5) días hábiles de anticipación.
Virtual: Excepcionalmente por motivos de necesidades del servicio que impida la asistencia de la mayoría simple de los miembros del comité, y sea inminente realizar la sesión programada, a solicitud del Presidente o Secretario Técnico, podrán deliberar, votar y decidir en conferencia virtual, utilizando los medios electrónicos idóneos y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios.
ARTÍCULO NOVENO. ASISTENCIA A LAS SESIONES. La asistencia al Comité de Gestión Institucional es obligatoria e indelegable, sus miembros son permanentes y por ende no podrán delegar su participación en dicho comité, salvo el Defensor del Pueblo y el Vicedefensor del Pueblo. Para la asistencia al Comité, con el fin de tratar asuntos de los diferentes subsistemas se tendrán en cuenta los siguientes presupuestos:
5.1. A las sesiones del Comité de Gestión Institucional podrán asistir los profesionales involucrados en la gestión de los Subsistemas y las Políticas de acuerdo con la agenda establecida.
5.2. Cuando la sesión del comité se convoque para asuntos del Subsistema Gestión Ambiental asistirá como miembro con voz y voto la Defensoría Delegada para Derechos Colectivos y del Ambiente.
5.3. Cuando la sesión del comité se convoque para asuntos del Subsistema de Planeación sobre la Política de Gestión presupuestal y Eficiencia del gasto asistirán con voz y voto los responsables de los Grupos de Presupuesto, Grupo de Contabilidad, Grupo de Tesorería.
5.4. Cuando la sesión del comité se convoque para asuntos del Subsistema de Calidad sobre asuntos de destinación de bienes, asistirán con voz y voto los responsables de los Grupos de Contabilidad, Bienes y servicios, por lo tanto, sumaran para el quorum deliberatorio y decisorio.
PARÁGRAFO. El Jefe de la Oficina de Control Interno asistirá como invitado permanente al Comité de Gestión Institucional con voz, pero sin voto.
ARTÍCULO DÉCIMO. QUORUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. El Comité deliberará con la asistencia de la mitad más uno de sus miembros y las decisiones se tomarán por mayoría simple de votos.
PARAGRAFO: Las inasistencias a las sesiones deberán ser justificadas por escrito, ante el secretario técnico del Comité dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la inasistencia. La inasistencia reiterada mayor a 3 veces sin justificación será informada a la Oficia de Control Interno Disciplinario por el secretario técnico del Comité.
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. ACTAS DE COMITÉ. De cada sesión del Comité de Gestión Institucional, la Secretaría Técnica levantará acta de reunión del comité, dentro de los siguientes 8 días hábiles, a partir de su celebración.
PARÁGRAFO: Las actas se numerarán consecutivamente cada año y serán aprobadas y suscritas por el presidente y secretario del Comité y llevarán anexo el listado de asistencia. El archivo y custodia de estas estará a cargo de la Oficina de Planeación en ejercicio de su rol de coordinador del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. FUNCIONES DE LOS SUBSISTEMAS.
1. Presentar para aprobación del Comité las Políticas y Objetivos necesarios para el desarrollo de cada Subsistema, de acuerdo con la normatividad vigente.
2. Presentar para aprobación del Comité el cronograma de actividades para cada vigencia.
3. Cumplir con las políticas y objetivos que corresponda en coordinación con las áreas involucradas.
COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. Establézcase el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, el cual fue creado con el propósito evaluar el estado del Sistema de Control Interno de la Defensoría del Pueblo.
ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. CONFORMACIÓN. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Defensoría del Pueblo estará conformado por:
1. El Defensor del Pueblo, quien lo presidirá.
2. El Secretario General.
3. El Director Nacional de Promoción y Divulgación de Derechos Humanos.
4. El Director Nacional de Atención y Trámite de Quejas.
5. El Director Nacional de Defensoría Pública.
6. El Defensor Delegado para los Asuntos Constitucionales.
7. El Subdirector de Gestión del Talento Humano.
8. El Defensor del Pueblo Regional Bogotá.
9. El Jefe de la Oficina de Planeación.
PARÁGRAFO PRIMERO: El jefe de la oficina de Control Interno o quien haga sus veces, participará con voz, pero sin voto en el mismo y ejercerá la secretaría técnica.
PARÁGRAFO SEGUNDO: En caso de ausencia de Defensor del Pueblo, será el Secretario General el encargado de presidir el Comité.
PARÁGRAFO TERCERO: Las inasistencias a las reuniones del Comité de Coordinación de Control Interno deberán justificarse por escrito ante el secretario técnico dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la inasistencia. La inasistencia sin justificación a los Comités será comunicada a la Oficina de Control Interno Disciplinario.
ARTÍCULO DECIMO QUINTO. FUNCIONES DEL COMITÉ. Las funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Defensoría del Pueblo son:
1. Evaluar el estado del Sistema de Control Interno de acuerdo con las características propias de la entidad y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el jefe de control interno o quien haga sus veces, organismos de control y las recomendaciones del equipo SIGI.
2. Aprobar el Plan Anual de Auditoría de la entidad presentado por el jefe de control interno o quien haga sus veces, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos de la administración.
3. Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del auditor, así como verificar su cumplimiento.
4. Revisar la información contenida en los estados financieros de la entidad y hacer las recomendaciones a que haya lugar.
5. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna.
6. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría.
7. Someter a aprobación del representante legal la política de administración del riesgo y hacer seguimiento, en especial a la prevención y detección de fraude y mala conducta.
8. Las demás asignadas por el Representante Legal de la entidad.
ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. SESIONES DEL COMITÉ. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno sesionará de manera:
Ordinaria: Cada tres (3) meses previa convocatoria de la Secretaría Técnica, que ejercerá la Oficina de Control Interno.
Extraordinaria: Cuando las necesidades lo ameriten, por solicitud del presidente del Comité; o por algún integrante del mismo se convocará a sesión extraordinaria por lo menos con cinco (5) días hábiles de anticipación.
ARTÍCULO DÉCIMO SEPTIMO. QUÓRUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. El Comité deliberara con la asistencia de la mitad más uno de los miembros y las decisiones se tomarán por mayoría simple de votos.
ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. Las funciones de la secretaría técnica son:
1. Preparar el orden del día de las sesiones del Comité.
2. Elaborar las actas de las sesiones del Comité.
3. Mantener actualizado el archivo del Comité.
ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en su totalidad la Resolución 935 de 2019 y las demás disposiciones que le sean contrarias.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., el 21 de julio de 2022
CARLOS CAMARGO ASSIS
Defensor Del Pueblo