RESOLUCIÓN 935 DE 2019
(julio 11)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 924 de 2022>
Por medio de la cual se reorganiza el Sistema Integrado de Gestión Institucional, el Comité de Gestión Institucional de la Defensoría del Pueblo, el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y se derogan las disposiciones que le sean contrarias.
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
En ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas en los artículos 1, 8, 22 y 27 del Decreto 025 de 2014, y
CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política en el Artículo 209 dispone que “la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”. Igualmente, señala que “Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.”
Que la Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones" en su artículo 13 sobre el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno establece “Los organismos y entidades a que se refiere el artículo 5 de la presente Ley, deberán establecer el más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización.”
Que el Decreto 648 de 2017 “Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública” en sus artículos 2.2.21.1.5 y 2.2.21.1.6 señala para “Las entidades que hacen parte del ámbito de aplicación de la Ley 87 de 1993, deberán establecer un Comité Institucional de Coordinación de Control Interno como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno", además define las Funciones de manera taxativa y la periodicidad mínima de sus sesiones.
Que el Decreto 025 de 2014 en su artículo 5 sobre funciones del Defensor del Pueblo, en el numeral 28 señaló “Dirigir la implementación del modelo integrado de gestión institucional”, y para la Oficina de Planeación en el artículo 11 numeral 12 “Diseñar, implementar, mantener y mejorar el Sistema Integrado de Gestión Institucional”.
Que el Decreto 1499 de 2017 en su artículo 2.2.22.1.1. define el Sistema de Gestión “...Creado en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, que integra los Sistemas de Desarrollo Administrativo y de Gestión de la Calidad, es el conjunto de entidades y organismos del Estado, políticas, normas, recursos e información, cuyo objeto es dirigir la gestión pública al mejor desempeño institucional y a la consecución de resultados para la satisfacción de las necesidades y el goce efectivo de los derechos de los ciudadanos, en el marco de la legalidad y la integridad”.
Que el inciso segundo del artículo 2.2.22.3.4 sobre el Ámbito de Aplicación señala “Las entidades y organismos estatales sujetos a régimen especial, de conformidad con lo señalado en el artículo 40 de la Ley 489 de 1998, las Ramas Legislativa y Judicial, la Organización Electoral, los organismos de control y los institutos científicos y tecnológicos, aplicarán la política de control interno prevista en la Ley 87 de 1993; así mismo, les aplicarán las demás políticas de gestión y desempeño institucional en los términos y condiciones en la medida en que les sean aplicables de acuerdo con las normas que las regulan.”
Que el artículo 2.2.22.3.9. establece “Implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en entidades autónomas, con regímenes especiales y en otras ramas del poder público. Las entidades y organismos del Estado sujetos a régimen especial en los términos del artículo 40 de la Ley 489 de 1998, las Ramas Legislativa y Judicial, la Organización Electoral, los organismos de control y los institutos científicos, que decidan adoptar el Modelo, determinarán las instancias que consideren necesarias para su implementación y evaluación".
Que el Modelo Integrado de Planeación y Gestión articula el Sistema de Gestión de Calidad, Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema de Control Interno, y se desarrolla a través de varias Políticas de Gestión y Desempeño Institucional tales como:1. Planeación Institucional 2. Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público 3. Talento humano 4. Integridad 5. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción 6. Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos 7. Servicio al ciudadano 8. Participación ciudadana en la gestión pública 9. Racionalización de trámites 10. Gestión documental 11. Gobierno Digital, antes Gobierno en Línea 12. Seguridad Digital 13. Defensa jurídica 14. Gestión del conocimiento y la innovación 15. Control interno 16. Seguimiento y evaluación del desempeño institucional.
Es así como, en aras de cumplir con las disposiciones del Decreto 025 de 2014, la Defensoría del Pueblo debe crear y desarrollar el Sistema Integrado de Gestión Institucional, utilizando como marco de referencia el Modelo Integrado de Planeación y Gestión en lo que le sea aplicable y bajo coordinación de la instancia que considere necesaria para su implementación y evaluación; por otro lado ajustar la regulación interna sobre el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno conforme las nuevas necesidades y realidades de la entidad.
Que mediante Resolución No. 604 de 2013 se reorganizó el Comité de Coordinación de Control Interno MECI-CALIDAD de la Defensoría del Pueblo.
Que mediante Resolución No. 1360 de 2018, se creó el Sistema Integrado de Gestión Institucional y el Comité de Gestión Institucional de la Defensoría del Pueblo.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL.
ARTÍCULO PRIMERO. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 924 de 2022> Establézcase el Sistema Integrado de Gestión Institucional, el cual fue creado como el conjunto de disposiciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y eficiente aumentando la calidad de los servicios, el cual se compone de los siguientes sub sistemas:
1. Sub Sistema de Gestión de Calidad-MECI: desarrolla la política de:
CALIDAD-MECI
2. Sub Sistema Gestión Documental.
3. Sub Sistema Gestión Ambiental.
4. Sub Sistema de Tecnología Información y Comunicaciones y Seguridad de la Información: desarrolla la política de:
Gobierno Digital
Seguridad Digital
Gestión del conocimiento y la innovación
5. Sub Sistema del Servicio al Ciudadano: desarrolla la política de:
Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción
Participación ciudadana
Racionalización de trámites
6. Sub Sistema Integrado de Planeación: desarrolla la política de:
Planeación institucional
Gestión presupuestal y Eficiencia del gasto
7. Sub Sistema de Talento Humano: desarrolla la política de:
Seguridad y Salud en el Trabajo
Integridad
PARÁGRAFO: El Manual del Sistema Integrado de Gestión Institucional define la política integrada, las políticas de cada sub sistema, los objetivos y el alcance, los cuales se desarrollarán de manera articulada con los líderes de los sub sistemas y hará parte integrante del presente acto administrativo.
ARTÍCULO SEGUNDO. RESPONSABILIDADES. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 924 de 2022> El Responsable del Sistema Integrado de Gestión Institucional es la Alta Dirección y los roles para su implementación son los siguientes:
PARÁGRAFO PRIMERO: Responsable del seguimiento al cumplimiento de los elementos que lo conforman y la asignación de recursos necesarios para su funcionamiento será el Secretario General.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Responsable de coordinar el diseño, implementación, mantenimiento y mejora será la Oficina de Planeación quien cumplirán los siguientes roles y responsabilidades:
1. Formular, orientar, dirigir y coordinar cada una de las etapas de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Institucional atendiendo las normas aplicables a cada Sub Sistema.
2. Asegurar que se formulen y mantengan los procesos y procedimientos necesarios para la implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
3. Apoyar a los líderes de los Sub Sistemas en articulación con los responsables de cada área o proceso, cuando así lo requiera el desarrollo de las Políticas.
4. Informar al Comité de Gestión Institucional sobre la planificación y avances del diseño, desarrollo, implementación mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Institucional
5. Desarrollar estrategias de cambio cultural enfocados a la percepción, actitud, y comportamiento de los servidores públicos de la entidad.
6. Acompañar a la Secretaría General frente a organismos externos en los asuntos relativos al Sistema Integrado de Gestión Institucional.
PARÁGRAFO TERCERO: Responsables de apoyar el diseño, implementación, mantenimiento y mejora serán los servidores de la Oficina de Planeación, quienes cumplirán las siguientes responsabilidades:
1. Levantar y llevar las memorias de reunión del proceso de planeación, desarrollo, implementación, mejoramiento y sostenibilidad de los Sub Sistemas correspondientes.
2. Apoyar a los líderes de los Sub Sistemas en la coordinación de las áreas involucradas en lo relacionado con lo de su competencia.
3. Velar por el cumplimiento de los requisitos del Sistema Integrado de Gestión Institucional y la normatividad relacionada con los Sub Sistemas.
4. Brindar asesoría y capacitar a las áreas involucradas en cada Sub Sistema.
5. Las demás que el Jefe de la Oficina de Planeación y el Comité de Gestión Institucional determinen.
PARÁGRAFO CUARTO: Responsables de liderar los sub sistemas:
| 1. Sub Sistema de Gestión de Calidad-MECI | Oficina de Planeación |
| 2. Sub Sistema Gestión Documental | Secretaria General/Grupo Gestión Documental |
| 3. Sub Sistema Gestión Ambiental | Subdirección Administrativa |
| 4. Sub Sistema de TIC y Seguridad de la Información | Secretaria General/Grupo de Sistemas |
| 5. Sub Sistema del Servicio al Ciudadano | Secretaria General |
| 6. Sub Sistema Integrado de Planeación | Oficina de Planeación |
| 7. Sub Sistema de Talento Humano | Subdirección del Talento Humano |
COMITÉ DE GESTIÓN INSTITUCIONAL.
ARTÍCULO TERCERO. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 924 de 2022> Establézcase el Comité de Gestión Institucional de la Defensoría del Pueblo, el cual fue creado con el propósito de orientar la implementación, operación, seguimiento y evaluación del Sistema Integrado de Gestión Institucional, articulando los esfuerzos de cada Sub Sistema.
ARTÍCULO CUARTO. CONFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 924 de 2022> El Comité de Gestión Institucional de la Defensoría del Pueblo estará conformado por:
1. El Defensor del Pueblo, quien lo presidirá
2. El Vicedefensor del Pueblo
3. El Secretario General
4. El Director Nacional de Promoción y Divulgación de Derechos Humanos
5. El Director Nacional de Atención y Trámite de Quejas
6. El Defensor Delegado para los Asuntos Constitucionales
7. El Subdirector de Talento Humano
8. El Subdirector de Servicios Administrativos
9. El Subdirector de Financiera
10. El Jefe de la Oficina Jurídica
11. El Jefe de la Oficina de Planeación, quien será el Secretario Técnico
12. El Jefe de la Oficina de Comunicaciones o el Web Master de la entidad
13. El Profesional Especializado responsable del Grupo de Sistemas
14. El Profesional Especializado responsable del Grupo de Gestión Documental
PARÁGRAFO: En caso de ausencia de Defensor del Pueblo, el Vicedefensor presidirá y si resultare imposible la asistencia de los anteriores, será el Secretario General el encargado de presidir el Comité.
ARTÍCULO QUINTO. ASISTENCIA. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 924 de 2022> La asistencia al Comité de Gestión Institucional es obligatoria e indelegable, sus miembros son permanentes y por ende no podrán delegar su participación en dicho Comité, salvo el Defensor del Pueblo y el Vicedefensor del Pueblo.
PARÁGRAFO PRIMERO: El Jefe de la Oficina de Control Interno asistirá como invitado permanente al Comité de Gestión Institucional con voz, pero sin voto.
PARÁGRAFO SEGUNDO: A las sesiones del Comité de Gestión Institucional podrán asistir los profesionales involucrados en la gestión de los Sub Sistemas y las Políticas de acuerdo con la agenda establecida.
PARÁGRAFO TERCERO: Cuando la sesión del comité se convoque para asuntos del Sub Sistema Gestión Ambiental asistirá como miembro con voz y voto la Defensoría Delegada para Derechos Colectivos y del Ambiente.
PARAGRAFO CUARTO: Cuando la sesión del comité se convoque para asuntos del Sub Sistema de Planeación sobre la Política de Gestión presupuestal y Eficiencia del gasto asistirán con voz y voto los responsables de los Grupos de Presupuesto, Grupo de Contabilidad, Grupo de Tesorería.
PARAGRAFO QUINTO: Cuando la sesión del comité se convoque para asuntos del Sub Sistema de Calidad sobre asuntos de destinación de bienes, asistirán con voz y voto los responsables de los Grupos de Contabilidad, Bienes y Servicios, por lo tanto, sumarán para el quorum deliberatorio y decisorio.
ARTÍCULO SEXTO. QUORUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 924 de 2022> El Comité deliberará con la asistencia de la mitad más uno de sus miembros y las decisiones se tomarán por mayoría simple de votos.
PARÁGRAFO: Las inasistencias a las sesiones deberán ser justificadas por escrito, ante el secretario técnico del Comité dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la sesión. La inasistencia reiterada mayor a 3 veces sin justificación será informada a la Oficina de Control Interno Disciplinario por el Secretario Técnico del Comité.
ARTÍCULO SÉPTIMO. SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 924 de 2022> La Secretaria Técnica será ejercida por la Oficina de Planeación, como coordinador del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
ARTÍCULO OCTAVO. SESIONES DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 924 de 2022> El Comité de Gestión Institucional sesionará de manera:
Ordinaria: Cada tres (3) meses previa convocatoria de la Secretaria Técnica que ejercerá la Oficina de Planeación.
Extraordinaria: Cuando las necesidades lo ameriten, por solicitud del presidente del Comité, algún integrante del mismo o de uno de los líderes de los Sub Sistemas. La Secretaría Técnica convocará a sesión extraordinaria, por lo menos con cinco (5) días hábiles de anticipación.
Virtual: Excepcionalmente por motivos de necesidades del servicio que impida la asistencia de la mayoría simple de los miembros del comité, y sea inminente realizar la sesión programada a solicitud del Presidente o Secretario Técnico, podrán deliberar, votar y decidir en conferencia virtual, utilizando los medios electrónicos idóneos y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios.
ARTÍCULO NOVENO. ACTAS DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 924 de 2022> De cada sesión del Comité de Gestión Institucional, la Secretaría Técnica levantará acta de reunión comité, dentro de los siguientes ocho (8) días hábiles, a partir de su celebración.
PARÁGRAFO: Las actas se numerarán consecutivamente cada año y serán aprobadas y suscritas por el presidente y secretario del Comité y llevarán anexo el listado de asistencia. El archivo y custodia de las mismas estará a cargo de la Oficina de Planeación en ejercicio de su rol de coordinador del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
çARTÍCULO DÉCIMO. FUNCIONES DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 924 de 2022> Las funciones del Comité de Gestión Institucional son:
1. Definir las políticas y estrategias necesarias para el diseño, desarrollo, comunicación, implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
2. Aprobar el cronograma de actividades de cada Sub Sistema que conforma el Sistema Integrado de Gestión Institucional y hacer seguimiento, por lo menos cada tres meses, a las acciones y estrategias adoptadas.
3. Promover la coordinación armónica entre los Sub Sistemas del Sistema Integrado de Gestión Institucional.
4. Adelantar y promover acciones permanentes de autodiagnóstico para facilitar la valoración interna de la gestión.
5. Evaluar el estado y avance del Sistema Integrado de Gestión Institucional con base en las entradas de la Revisión por la Dirección.
6. Analizar los informes de auditorías realizadas al Sistema Integrado de Gestión Institucional por organismos de control externos e internos y tomar las acciones que corresponda para formular plan de mejora.
7. Las demás responsabilidades asociadas al rol gerencial en el Sistema Integrado de Gestión Institucional.
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. FUNCIONES SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 924 de 2022> Las funciones de la secretaría técnica son:
1. Preparar el orden del día de las sesiones del Comité, teniendo en cuenta los temas sugeridos por los líderes de los Sub Sistemas o miembros del Comité.
2. Elaborar las actas de las sesiones del Comité.
3. Mantener actualizado el archivo del Comité.
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. FUNCIONES DE LOS SUB SISTEMAS. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 924 de 2022>
1. Presentar para aprobación del Comité las Políticas y Objetivos necesarios para el desarrollo de cada Sub Sistema, de acuerdo con la normatividad vigente.
2. Presentar para aprobación del Comité el cronograma de actividades para cada vigencia.
Cumplir con las políticas y objetivos que corresponda en coordinación con las áreas involucradas.
COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 924 de 2022> Establézcase el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, el cual fue creado con el de propósito evaluar el estado del Sistema de Control Interno de la Defensoría del Pueblo.
ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. CONFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 924 de 2022> El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Defensoría del Pueblo estará conformado por:
1. El Defensor del Pueblo, quien lo presidirá
2. El Secretario General
3. El Director Nacional de Promoción y Divulgación de Derechos Humanos
4. El Director Nacional de Atención y Trámite de Quejas
5. El Director Nacional de Defensoría Pública
6. El Defensor Delegado para los Asuntos Constitucionales
7. El Subdirector de Talento Humano
8. El Defensor del Pueblo Regional Bogotá
9. El Jefe de la Oficina de Planeación
PARÁGRAFO PRIMERO: El jefe de control interno o quien haga sus veces, participará con voz, pero sin voto en el mismo y ejercerá la secretaría técnica.
PARÁGRAFO SEGUNDO: En caso de ausencia de Defensor del Pueblo, el Vicedefensor presidirá y si resultare imposible la asistencia de los anteriores, será el Secretario General el encargado de presidir el Comité.
PARÁGRAFO TERCERO: Las inasistencias a las reuniones del Comité de Coordinación de Control Interno deberán justificarse por escrito ante el secretario técnico tres (3) días hábiles siguientes a la inasistencia. La inasistencia sin justificación a los Comités será considerada causal de mala conducta.
ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. FUNCIONES DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 924 de 2022> Las funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Defensoría del Pueblo son:
1. Evaluar el estado del Sistema de Control Interno de acuerdo con las características propias de la entidad y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el jefe de control interno o quien haga sus veces, organismos de control y las recomendaciones del equipo SIGI.
2. Aprobar el Plan Anual de Auditoría de la entidad presentado por el jefe de control interno o quien haga sus veces, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos de la administración.
3. Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del auditor, así como verificar su cumplimiento.
4. Revisar la información contenida en los estados financieros de la entidad y hacer las< recomendaciones a que haya lugar.
5. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna.
6. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría.
7. Someter a aprobación del representante legal la política de administración del riesgo y hacer seguimiento, en especial a la prevención y detección de fraude y mala conducta.
8. Las demás asignadas por el Representante Legal de la entidad.
ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. SESIONES DEL COMITÉ. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 924 de 2022> El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno sesionará de manera:
Ordinaria: Cada tres (3) meses previa convocatoria de la Secretaria Técnica que ejercerá la Oficina de Control Interno.
Extraordinaria: Cuando las necesidades lo ameriten, por solicitud del presidente del Comité, de algún integrante del mismo convocará a sesión extraordinaria, por lo menos con cinco (5) días hábiles de anticipación.
ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO. QUORUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 924 de 2022> El Comité deliberará con la asistencia de la mitad más uno de sus miembros y las decisiones se tomarán por mayoría simple de votos.
ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO. FUNCIONES SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 924 de 2022> Las funciones de la secretaría técnica son:
1. Preparar el orden del día de las sesiones del Comité.
2. Elaborar las actas de las sesiones del Comité.
3. Mantener actualizado el archivo del Comité.
ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación, y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución 604, 605, 606 de 2013, la Resolución 1084 de 2014, Resolución 371 de 2017, Resolución 1875 de 2016, Resolución 477 de 2017, Resolución 903 de 2014, Resolución 1270 de 2013, Resolución 761 de 2015, Resolución 1360 de 2018.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., el 11 de julio de 2019
CARLOS ALFONSO NEGRET MOSQUERA
DEFENSOR DEL PUEBLO
