RESOLUCIÓN 604 DE 2013
(abril 25)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 935 de 2019>
Por medio del cual se organiza el Comité de Coordinación de Control Interno MECI - CALIDAD de la Defensoría del Pueblo
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas en el artículo 9 de la Ley 24 de 1992, y
CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política, en su artículo 209 señala que la administración pública tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señala la ley y que su función administrativa se desarrollará con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Que el artículo 269 de la Constitución, determina que las autoridades correspondientes en las Entidades Públicas están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno.
Que el numeral 12 del artículo 9 de la Ley 24 de 1992 establece que el Defensor del Pueblo tendrá las siguientes atribuciones: “...Expedirlos actos administrativos que se requieran para el funcionamiento de la entidad..."
Que la Resolución interna 552 del 17 de abril de 2013, le asignó funciones pro tempore de Defensor del Pueblo al Secretario General.
Que el literal b) del artículo 3 de la Ley 87 de 1993 dispone que corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno el cual debe implementarse teniendo en cuenta la naturaleza, estructura y misión de la organización;
Que el artículo 6 de la Ley 87 de 1993, determina que “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos".
Que el artículo 13 de la Ley 87 de 1993 establece que “Los organismos y entidades a que se refiere el artículo 5 de la presente Ley, deberán establecer el más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización.”
Que el artículo 2 del Decreto 1599 de 2005 determina que el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas a que hace referencia el artículo 5 de la Ley 87 de 1993, será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva entidad.
Que la Ley 872 de 2003, en su el artículo primero creó “el Sistema de Gestión de la Calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente"; y en el parágrafo del artículo 2 estableció que: "La máxima autoridad de cada entidad pública tendrá la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestión de la Calidad que se establezca de acuerdo con lo dispuesto en la presente ley. El incumplimiento de esta disposición será causal de mala conducta."
Que el parágrafo del artículo 3 de la Ley 872 de 2003, establece que el Sistema de Gestión Calidad podrá integrarse al Sistema de Control Interno.
Que el Decreto 4110 de 2004, reglamentario de la Ley 872 de 2003, adoptó la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP 1000:2004, donde define generalidades, requisitos mínimos exigidos para establecer, documentar, implementar, y dar mantenimiento al sistema de gestión de calidad en los organismos, entidades y agentes obligados de conformidad con el artículo 2 de dicha Ley.
Que la Circular 03 del 27 de septiembre de 2005, emitida por el Concejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las entidades del orden nacional y territorial, señala que "... el Comité de Coordinación de Control Interno puede asumir las veces del Comité de Calidad, que comúnmente se conforma al interior de la Entidad para implementar el Sistema de Gestión de la Calidad...”.
Que, en el literal C, del artículo quinto, de la Resolución número 602 de 2013, "Por medio de la cual se ajusta la reglamentación del Sistema de Control Interno en la Defensoría del Pueblo, de conformidad con la legislación vigente y se asignan responsabilidades", se señalaron las responsabilidades del Comité de Coordinación de Control Interno; y mediante el artículo sexto se derogó la Resolución 998 de 2005.
Que la Resolución número 603 de 2013, "Por medio de la cual se adopta de forma articulada el Modelo Estándar de Control Interno- MECI 1000:2005 y el Sistema de Gestión de Calidad NTCGP: 1000:2009" en el Subtítulo III, artículos 27 al 31 estableció los roles y responsabilidades para la alta dirección, representante de la dirección, Comité de Coordinación de Control Interno, de los servidores públicos y de la Oficina de Control Interno.
Que la Resolución 1202 de 2008, en su artículo 5 determinó que “el Comité de Coordinación de Control Interno tendrá a su cargo la dirección y seguimiento del proceso de implementación del Sistema de Gestión de Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno MECI"
Que se hace necesario unificar la normatividad relacionada con el Comité de Coordinación de Control Interno y establecer una instancia del más alto nivel, con el propósito de definir, Impulsar, adoptar y poner en marcha estrategias para la implementación de los Sistemas de Control Interno y el de Gestión de la Calidad,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO: CREACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 935 de 2019> Créase el Comité de Coordinación de Control Interno MECI - CALIDAD de la Defensoría del Pueblo, como órgano de coordinación y asesoría, el cual estará bajo la directriz del Defensor del Pueblo.
ARTÍCULO SEGUNDO: INTEGRACIÓN DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO MECI-CALIDAD DE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 935 de 2019. Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 1084 de 2014 El nuevo texto es el siguiente:> El Comité de Coordinación de Control Interno MECI-CALIDAD de la Defensoría del Pueblo, estará integrado por los siguientes funcionarios:
1. El Defensor del Pueblo o su delegado;
2. El Vicedefensor del Pueblo o su delegado.
3. El Secretario General;
4. El Director Nacional de Promoción y Divulgación;
5. El Director Nacional de Atención y Trámite de Quejas;
6. El Director Nacional de Recursos y Acciones Judiciales;
7. El Director Nacional de Defensoría Pública;
8. El Defensor Delegado para los Asuntos Constitucionales y Legales;
9. El Defensor Regional de Bogotá;
10. El Subdirector de Gestión del Talento Humano;
11. El Jefe de la Oficina de Planeación; y,
12. El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien no tendrá derecho a voto.
PARÁGRAFO 1. El Defensor y Vicedefensor del Pueblo pueden delegar su asistencia a las sesiones del Comité de Coordinación de Control Interno MECI - CALIDAD mediante comunicación dirigida al Secretario Técnico.
Los demás integrantes no podrán delegar su asistencia salvo causa justificada.
PARÁGRAFO 2. Podrán ser invitados los servidores públicos de la Defensoría del Pueblo que el Comité de Coordinación de Control Interno MECI - CALIDAD considere pertinentes según el tema a tratar.
ARTÍCULO TERCERO: CONVOCATORIA Y SESIONES. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 935 de 2019> El Comité de Coordinación de Control Interno MECI - CALIDAD, sesionará en forma ordinaria cada dos (2) meses, y en forma extraordinaria cuando el Defensor del Pueblo o por lo menos tres (3) de sus miembros lo convoquen por intermedio de la secretaría técnica del Comité; previa comunicación con no menos de dos (2) días de anticipación.
PARÁGRAFO: Las inasistencias a las reuniones del Comité de Coordinación de Control Interno deberán ser justificadas por escrito, ante el secretario técnico del Comité dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la inasistencia.
La inasistencia sin justificación a los Comités será considerada causal de mala conducta (1).
ARTÍCULO CUARTO: SECRETARIO TÉCNICO. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 935 de 2019> El secretario técnico del Comité de Coordinación de Control Interno MECI - CALIDAD, será el Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendrá las siguientes funciones:
1. Preparar el orden del día de las sesiones del Comité, teniendo en cuenta los temas sugeridos por los integrantes del Comité y convocar a las reuniones.
2. Elaborar las actas de las sesiones del Comité.
3. Dar lectura del acta anterior en la siguiente reunión para su respectiva aprobación y firma por los miembros del Comité.
4. Mantener actualizado el archivo del Comité.
ARTÍCULO QUINTO: FUNCIONES: <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 935 de 2019> corresponden al Comité de Coordinación de Control Interno MECI - CALIDAD las siguientes funciones:
a. Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno MECI - CALIDAD, de conformidad con las normas vigentes y las características propias de la entidad;
b. Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos de la entidad, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios;
c. Asesorar al Defensor del Pueblo en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos;
d. Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas;
e. Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias de la entidad;
f. Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias de la entidad;
g. Coordinar con las dependencias de la entidad el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades;
h. Presentar a consideración del Defensor del Pueblo propuestas de modificación a las normas sobre control interno y de gestión de calidad vigentes;
i. Apoyar al Defensor del Pueblo en los procesos de toma de decisiones relacionados con el Sistema de Control Interno MECI - CALIDAD;
j. Determinar los lineamientos, la Política y los Objetivos del el Sistema de Control Interno MECI - CALIDAD;
k. Analizar y aprobar las propuestas de mejoramiento continúo presentadas por el represente de la dirección para la implementación del Sistema de Control Interno MECI y del Sistema de Gestión de Calidad.
l. Aprobar el plan anual de auditoría interna, en el cual se involucran auditorías de gestión y auditorías al Sistema de Gestión de Calidad.
m. Cumplir sus funciones en concordancia con las normas vigentes aplicables a su gestión;
n. Expedir su propio reglamento; y,
o. Las demás que le sean asignadas por el Defensor del Pueblo, relacionadas con el Sistema de Control Interno MECI - CALIDAD.
ARTÍCULO SEXTO: QUÓRUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 935 de 2019> Para que las sesiones del Comité sean válidas, debe asistir la mitad más uno de sus miembros. Las decisiones del Comité se aprueban por la mayoría de votos de los miembros asistentes.
ARTÍCULO SÉPTIMO: VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 19 de la Resolución 935 de 2019> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga el artículo 5 de la Resolución 1202 de 2008.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D. C., el 25 de abril de 2013
ALFONSO CAJIA CABRERA
Secretario General con funciones de Defensor del Pueblo
<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>
1. Artículo 8, Decreto 1826 de 1994.