RESOLUCIÓN 238 DE 2023
(febrero 17)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por medio de la cual se actualizan y adoptan las Tablas de Retención Documental (TRD) de la Defensoría del Pueblo y se dictan otras disposiciones
EL SECRETARIO GENERAL
En ejercicio de sus facultades legales establecidas en el Decreto Ley 025 de 2014 y en especial de las conferidas por la delegación de funciones del Defensor del Pueblo mediante Resolución No. 1330 de 2020 modificada por la resolución 1362 de 2020 y,
CONSIDERANDO QUE:
El artículo 24 de la Ley 594 del 14 de julio de 2000, Ley General de Archivos, establece la obligatoriedad para las entidades del Estado de elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental.
El artículo 2.8.2.2.2. del Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura, estableció que el resultado del proceso de valoración de documentos de archivo que realicen las entidades públicas o las privadas que cumplen funciones públicas, en cualquiera de las ramas del poder público, se registrará en las Tablas de Retención Documental - TRD o en las Tablas de Valoración Documental TVD. Así mismo, estableció que el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, reglamentará el procedimiento para la elaboración, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental - TRD o en las Tablas de Valoración Documental - TVD.
El artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017, establece que en cada una de las entidades del orden nacional o territorial se debe integrar un “Comité Institucional de Gestión y Desempeño” encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, dentro del cual se incluye la política de Gestión Documental.
La Resolución de 1360 de 2018, creó el Sistema Integrado de Gestión Institucional y el Comité de Gestión Institucional de la Defensoría del Pueblo.
El artículo 3o de la Resolución 924 de 2022, reorganiza el Sistema Integrado de Gestión Institucional, el Comité de Gestión Institucional, el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y se derogan las disposiciones de la Resolución 935 del 11 de julio de 2019, establece la creación del Comité, con el propósito de orientar la implementación, operación, seguimiento y evaluación del Sistema Integrado de Gestión Institucional articulado con cada Subsistema.
El artículo 5o de la Resolución 924 de 2022: Funciones del Comité de Gestión Institucional, numeral 2 establece que: Aprobar el cronograma de actividades de cada Subsistema que conforma el Sistema Integrado de Gestión Institucional y hacer seguimiento, por lo menos cada tres meses, a las acciones y estrategias adoptadas.
Las Tablas de Retención Documental – TRD o Tablas de Valoración Documental – TVD, deberán ser aprobadas por el Comité de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces. Igualmente deben ser evaluadas técnicamente o convalidadas por la instancia respectiva de acuerdo con su competencia y jurisdicción, para que éstas puedan ser implementadas. Seguidamente el Secretario General o quien haga sus veces solicitará la inscripción de los instrumentos archivísticos en el Registro Único de Series Documentales- RUSD del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
El Archivo General de la Nación, mediante Acuerdo No. 004 del 30 ABR 2019 reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales - RUSD de las Tablas de Retención Documental - TRD y Tablas de Valoración Documental - TVD
El Artículo 3o del Acuerdo 004 de 2019, establece los requisitos técnicos generales para la elaboración de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental - TVD.
El Artículo 23 del Acuerdo 004 de 2019. Actualización. Establece que las Tablas de Retención Documental deberán actualizarse y ajustarse en los siguientes casos:
1. Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad.
2. Cuando se creen, supriman grupos internos de trabajo.
3. Cuando se asignen o supriman funciones a la entidad.
4. Cuando se redistribuyan funciones entre las unidades administrativas de la entidad.
5. Cuando la entidad sufra procesos fusión o escisión.
6. Cuando se expidan normas que impacten la producción documental de la entidad.
7. Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos.
8. Cuando se generen nuevas series y subseries documentales.
9. Cuando se generen nuevos tipos documentales.
10. Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración y, por lo tanto, se mediquen los tiempos de retención documental y disposición final de las series y subseries.
El Decreto 025 del 10 de enero de 2014, se modificó la estructura orgánica de la Defensoría del Pueblo y se estableció su organización y funcionamiento, razón por la cual se hizo necesario realizar una actualización de las tablas de retención documental.
En sesión del día 28 de diciembre de 2022 el Comité de Gestión Institucional revisó y aprobó las Tablas de Retención Documental de la Defensoría del Pueblo mediante el acta No. 008 del 28 de diciembre de 2022, presentadas por el Grupo de Gestión Documental de la entidad.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. Actualizar y adoptar las Tablas de Retención Documental -TRD- conforme a la estructura orgánico funcional actual de la Defensoría del Pueblo, la cual está establecida en noventa y cinco (95) TRD aprobadas por el Comité de Gestión Institucional, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de la presente Resolución.
PARÁGRAFO: En caso de que se realice una modificación a la estructura orgánico funcional de la Defensoría del Pueblo, será competencia de Secretaría General a través del Grupo de Gestión Documental, liderar las acciones correspondientes al proceso de actualización y presentación ante el comité de convalidación del Archivo General de la Nación - AGN de las tablas ajustadas.
ARTÍCULO SEGUNDO. Las Tablas de Retención Documental serán de obligatorio cumplimiento por el Despacho del Defensor, Oficinas Asesoras, Despacho del Vice defensor, Direcciones Nacionales, Defensorías Delegadas, Defensorías Regionales, Secretaria General, Subdirecciones y Grupos Internos de Trabajo de la Defensoría del Pueblo.
ARTÍCULO TERCERO. El acompañamiento en el proceso de implementación de las Tablas de Retención Documental adoptadas mediante el presente acto administrativo, será responsabilidad de la Secretaría General a través del Grupo de Gestión Documental.
ARTÍCULO CUARTO. Remitir las Tablas de Retención Documental (TRD) de la Defensoría del Pueblo al Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación (AGN), para lo de su competencia y en los tiempos establecidos por el AGN.
ARTÍCULO QUINTO. El presente acto administrativo será publicado en la página web de la Defensoría del Pueblo.
ARTÍCULO SEXTO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,
Dada en Bogotá D.C.,
ÓSCAR JULIÁN VALENCIA LOAIZA
Secretario General