RESOLUCIÓN 0034 DE 2017
(enero 10)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por la cual se establece la conformación y funcionamiento de los Comités de Convivencia Laboral en la Defensoría del Pueblo.
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
En ejercicio de sus facultades legales, y en especial las conferidas por el numeral 1 y 25 del artículo 5o del Decreto-Ley 025 de 2014, y,
CONSIDERANDO:
Que en el numeral 1 del artículo 5o del Decreto-Ley 025 de 2014 faculta al Defensor del Pueblo para: "Definir las políticas, impartir los lineamientos, directrices y adoptar los reglamentos y demás mecanismos necesarios para el eficiente y eficaz funcionamiento de la Defensoría del Pueblo".
Que el numeral 25 del artículo 5o del Decreto-Ley 025 de 2014 establece entre otras funciones del Defensor del Pueblo, la de "Crear, organizar y conformar mediante resolución interna y con carácter permanente o transitorio... comités internos para atenderlas necesidades del servicio y el cumplimiento oportuno, eficiente y eficaz de los objetivos, políticas y programas de la Entidad, indicando las actividades que deban cumplir y los responsables de las mismas”.
Que mediante la Ley 1010 del 26 de enero de 2006, se adoptan las medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones de trabajo.
Que el artículo 3o de la Resolución 2646 del 17 de julio de 2008, del Ministerio de la Protección Social, "Por la cual se establecen disposiciones y se definen responsabilidades para la identificación, evaluación, prevención y monitoreo permanente de la exposición a factores de riesgo psicosocial en el trabajo y para la determinación del origen de las patologías causadas por el estrés ocupacional", que en el literal (I) del artículo 3, adopta la definición de acoso laboral conforme lo establece la Ley 1010 de 2006, y a su vez, en el artículo 14, contempla como medida preventiva de acoso laboral el "1.7. Conformar el Comité de Convivencia Laboral y establecer un procedimiento Interno confidencial, conciliatorio y efectivo para prevenir las conductas de acoso laboral'.
Que por Resolución No. 652 del 30 de abril de 2012, expedida por el Ministerio de Trabajo, estableció la conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral en entidades públicas y empresas privadas.
Que posteriormente el Ministerio de Trabajo modificó parcialmente la Resolución 652 de 2012 a través de la Resolución 1356 del 18 de julio de 2012.
Que la Defensoría del Pueblo profirió la Resolución 1695 de 2012, mediante la cual reglamentó el Comité de Convivencia Laboral y creo un único comité de alcance Nacional.
Que acogiendo el artículo 2o de la Resolución 1356 del 18 de julio de 2012, la cual modificó el artículo 4o de la Resolución 652 de 2012, del Ministerio de Trabajo, que permite la creación de Comités de Convivencia Laboral adicionales, la Defensoría del Pueblo considera viable crear 6 comités zonales, con el fin de atender de manera más eficaz, eficiente y efectiva las situaciones de convivencia laboral que se presentan a nivel nacional.
Que la Defensoría del Pueblo cuenta con una planta global v, flexible, distribuida en el Nivel Central y en el Nivel Territorial con 36 Defensorías Regionales.
Que por lo anterior se hace necesario la creación de Comités de Convivencia Laboral zonales y determinar las directrices para su funcionamiento, promoviendo la transparencia y la formación ética de los servidores en un ambiente laboral sano y seguro.
Que, en virtud de las consideraciones expuestas, es procedente adoptar la creación de los Comités de Convivencia Laboral Zonales con sus respectivas funciones y establecer el procedimiento interno para tramitar las quejas presentadas en este sentido.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
COMITÉS DE CONVIVENCIA LABORAL.
ARTÍCULO 1o. CREACIÓN DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL EN EL NIVEL CENTRAL. Crear un Comité de Convivencia Laboral en el nivel central y seis Comités de Convivencia Laboral Zonales que actuarán de manera confidencial, conciliatoria y efectiva, como mediadores en la resolución de conflictos que puedan tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral, al interior del nivel central en la Defensoría del Pueblo.
PARÁGRAFO. <Parágrafo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 1875 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> En todo caso las quejas por acoso sexual laboral contra servidores de la Defensoría del Pueblo serán tramitadas a través de este Comité.
ARTÍCULO 2o. COMPETENCIA Y CONFORMACIÓN EL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL EN EL NIVEL CENTRAL. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 1875 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> El Comité de Convivencia Laboral en el Nivel Central tendrá a su cargo el conocimiento de todas las quejas presentadas contra los servidores públicos del Nivel Central, esto es, aquellos que conforman las siguientes Dependencias de acuerdo con la estructura orgánica contenida en el artículo 3, del Decreto Ley 025 de 2014:
-Despacho del Defensor
-Despacho del Vicedefensor
-Secretaría General
El Comité de Convivencia Laboral en el nivel Central tramitará las quejas por presunto acoso sexual laboral interpuestas contra los servidores de la Defensoría del Pueblo.
El Comité estará integrado por cuatro (4) miembros permanentes quienes tendrán voz y voto, distribuidos así:
-Dos (2) representantes de la Entidad, con sus respectivos suplentes, designados por el señor Defensor del Pueblo.
-Dos (2) representantes de los servidores, con sus respectivos suplentes, elegidos por votación realizada en el nivel central atrás descritos.
Al Comité de Convivencia Laboral, podrán asistir como invitado el Subdirector de Gestión del Talento Humano o su delegado, quien solamente tendrá voz. En caso de que la queja verse por presuntos hechos de acoso sexual laboral, asistirá como invitado quien funja como Delegada/o para los Derechos de las Mujeres y los Asuntos de Género, quien solamente tendrá voz.
PARÁGRAFO. Los suplentes actuarán solamente en casos de faltas absolutas o temporales de los principales, o por impedimentos y recusaciones, debidamente aceptados por el Comité.
ARTÍCULO 3o. CREACIÓN DE COMITÉS DE CONVIVENCIA LABORAL ZONALES. Créanse seis Comités de Convivencia Laboral Zonales que actuarán de manera confidencial, conciliatoria y efectiva, como mediadores en la resolución de conflictos que puedan tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral, a nivel regional de la Defensoría del Pueblo.
ARTÍCULO 4o. COMPETENCIA Y CONFORMACIÓN DE LOS COMITÉS DE CONVIVENCIA LABORAL ZONALES. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 527 de 2018. El nuevo texto es el siguiente:> <Inciso modificado por el artículo 3 de la Resolución 1875 de 2019. El nuevo texto es el siguiente> Los seis comités de Convivencia Laboral Zonales tendrán a su cargo el conocimiento de todas las quejas presentadas contra los servidores de (a Defensoría del Pueblo a nivel regional, con excepción de los Defensores Regionales y aquellas quejas que versen sobre presunto acoso sexual laboral, de conformidad con lo previsto en el artículo 2 de la presente resolución.
La competencia geográfica de los Comités Zonales será la siguiente:
| Denominación | Competencia Zonal |
| Centro | Boyacá, Bogotá, Cundinamarca, San Andrés y Providencia, Tolima, Hulla y Amazonas |
| Norte | Atlántico, Bolívar, Cesar, Córdoba, Guajira, Magdalena y Sucre |
| Oriente | Santander, Norte de Santander, Arauca, Magdalena Medio y |
| Ocaña | |
| Eje Cafetero | Antioquia, Urabá, Caldas, Risaralda, Quindío y Chocó |
| Sur Occidente | Valle, Cauca, Nariño, Putumayo, Caquetá, Pacífico y Tumaco. |
| Orinoquia | Guainía, Guaviare, Casanare, Meta, Vaupés y Vichada |
Cada comité estará integrado por cuatro (4) miembros permanentes quienes tendrán voz y voto distribuidos así:
Dos (2) representantes de la Entidad, con sus respectivos suplentes, designados por el Defensor Del Pueblo.
Dos (2) representantes de los servidores con sus respectivos suplentes, elegidos por votación general realizada en cada una de las zonas atrás descrita.
El Comité sólo podrá sesionar con la asistencia de la mitad más uno de sus titulares.
PARÁGRAFO. Los suplentes actuaran solamente en caso de faltas absolutas o temporales de los principales, o por impedimentos y recusaciones, debidamente aceptados por el respectivo Comité.
ARTÍCULO 5o. ELECCIÓN DE LOS REPRESENTANTES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 347 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Los representantes de los trabajadores se elegirán por votación secreta de los servidores de la Entidad, en la que manifiesten su voluntad de forma libre, espontánea y auténtica. Dicha elección se realizará a través de una convocatoria coordinada por la Subdirección de Gestión de Talento Humano de la Defensoría del Pueblo, a instrucción específica de la Secretaria General sobre el procedimiento.
PARÁGRAFO 1. El desarrollo y la logística de las elecciones en el Nivel Central, estará a cargo del Subdirector de Gestión de Talento Humano, y en el Nivel Zonal a cargo de cada Defensor Regional.
PARÁGRAFO 2. Cada Defensor Regional, responderá por el envío oportuno del consolidado total de las votaciones de su Regional; ante la Subdirección de Gestión de Talento Humano de la Entidad, para que ésta su vez comunique las respectivas designaciones, tanto de Principales como de Suplentes.
PARÁGRAFO 3. Los representantes de los servidores público del actual Comité de Convivencia Laboral, finalizarán el período para el cual fueron designados.
PARÁGRAFO 4. <Parágrafo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 1407 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando se hubiere convocado en al menos dos (2) oportunidades a los servidores públicos para la conformación de los Comités de Convivencia Laboral Zonal, y estos no se hubieran podido conformar por falta de planchas habilitadas para efectuar el proceso de elección, el Comité de Convivencia Laboral del Nivel Central asumirá las quejas de acoso laboral que se presenten de competencia de los Comités de Convivencia Laboral Zonal que no se hubieren conformado, hasta cuando finalice el periodo para el cual fueron elegidos.
ARTÍCULO 6o. CUALIDADES E INHABILIDADES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL CENTRAL Y ZONAL. Los representantes del Defensor del Pueblo y de los servidores públicos deben contar con competencias actitudinales y comportamentales, tales como: Respeto, imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de información y ética; así mismo, habilidades de comunicación asertiva, liderazgo y resolución de conflictos.
PARÁGRAFO. No podrán hacer parte del Comité de Convivencia Laboral aquellos servidores públicos a quienes se les haya formulado una queja de acoso laboral o que hayan sido víctimas de acoso laboral, durante los últimos seis (6) meses anteriores a su conformación, o quienes sean representantes de los servidores en otro comité de la Entidad, durante el último año de vigencia.
ARTÍCULO 7o. PERÍODO DE LOS INTEGRANTES DE LOS COMITÉS DE CONVIVENCIA LABORAL A NIVEL CENTRAL Y ZONAL. El periodo en que actuarán los integrantes de los Comités de Convivencia Laboral, tanto en el Nivel Central como en el Nivel Zonal, será de dos (2) años que se contarán a partir de la fecha de la comunicación de su designación, por la Subdirección de Gestión de Talento Humano de la Defensoría del Pueblo.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. <Parágrafo modificado por el artículo 4 de la Resolución 347 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Los representantes de los servidores públicos, elegidos para el actual Comité de Convivencia Laboral, asumirán los asuntos de competencia del Comité del nivel central y de Comités Zonales, por el período para el cual fueron designados inicialmente, esto es hasta el 30 de junio de 2017.
Los representantes del Defensor del Pueblo en el Comité de Convivencia Laboral designados mediante Resolución 035 de 2017, conocerán de los asuntos de competencia tanto del Comité del nivel central, como de los Comités zonales. Sin embargo, una vez el Defensor del Pueblo designe sus representantes en cada Comité zonal, éstos, de manera inmediata, deberán asumir sus competencias.
ARTÍCULO 8o. ORGANIZACIÓN INTERNA DE LOS COMITÉS DE CONVIVENCIA LABORAL. <Artículo modificado por el artículo 5 de la Resolución 347 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Cada Comité de Convivencia Laboral designará por mutuo acuerdo un Presidente y un Secretario.
PARÁGRAFO. La coordinación técnica de los comités de convivencia laboral de la Defensoría del Pueblo, será ejercida por el Subdirector de Gestión de Talento humano.
ARTÍCULO 9o. CANAL ÚNICO DE RECEPCIÓN DE QUEJAS. <Artículo modificado por el artículo 6 de la Resolución 347 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Las quejas por presuntos hechos constitutivos de acoso laboral, así como las pruebas que las soportan, deberán ser presentadas a través de un canal único de recepción de quejas, el cual será la dirección de correo electrónico comite.convivencia.laboral@defensoria.gov.co la cual será administrada por la Secretaría del Comité de Convivencia Laboral del Nivel Central.
Adicionalmente cada secretaría deberá presentar ante la Coordinación Técnica a cargo de la Subdirección de Gestión del Talento Humano, los informes trimestrales de su gestión.
FUNCIONES DE LOS COMITÉS DE CONVIVENCIA LABORAL.
ARTÍCULO 10. FUNCIONES. Las funciones de los Comités de Convivencia Laboral Nivel Central y Zonales creados en esta Resolución serán las siguientes:
1. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan.
2. Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral al interior de la entidad.
3.Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron lugar a la queja, con el fin de verificar si los hechos o conductas puestos en su conocimiento, constituyen o no acoso laboral y establecer la viabilidad o no de reuniones conciliatorias.
4. Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes involucradas promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de las controversias.
5. Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los campos el principio de la confidencialidad.
6. Hacer un seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado.
7. Remitir la queja a la Procuraduría General de la Nación, en aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes o no se cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista.
8. Presentar a la administración, a través de la Secretaría General, las recomendaciones para el desarrollo de las medidas preventivas y correctivas de acoso laboral, así como el informe anual de resultados de la gestión del Comité de Convivencia Laboral y los informes requeridos por los organismos de control.
9. Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el Comité de Convivencia Laboral a las dependencias de gestión del recurso humano y salud ocupacional.
10. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité, que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la administración de la entidad.
ARTÍCULO 11. FUNCIONES EXCLUSIVAS DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL DEL NIVEL CENTRAL. Adicional a las funciones contempladas en el artículo anterior, el Comité de Convivencia Laboral del Nivel Central tendrá las siguientes:
1. Definir los lineamientos y procedimientos para el trámite y atención de las quejas de acoso laboral a nivel nacional.
2. Verificar y hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos y planes de acción planteados por los Comité de Convivencia Laborales Zonales frente a cada una de las quejas tramitadas por el Comité.
3. Presentar a consideración del Defensor del Pueblo las modificaciones que consideren necesarias a la Política de Convivencia Laboral.
4. Presentar a 31 de diciembre de cada año al Defensor del Pueblo, el informe de gestión de los planes de acción de Convivencia Laboral de la Entidad desarrollados durante la vigencia.
5. Cuando los miembros del Comité de Convivencia Laboral del Nivel Central así lo determinen, por la relevancia del asunto a atender, podrán solicitar al Secretario General concepto favorable para asumir el conocimiento de una queja presentada ante un Comité de Convivencia Laboral Zonal.
ARTÍCULO 12. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL PARA EL NIVEL CENTRAL Y NIVEL ZONAL. El Presidente del Comité de Convivencia Laboral tendrá las siguientes funciones:
1. Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias.
2. Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz, siendo un facilitador en las reuniones.
3. Tramitar ante la administración, las recomendaciones aprobadas en el Comité.
4. Gestionar ante la administración de la entidad, a través de la Secretaria General, los recursos requeridos para el funcionamiento del Comité.
5. Agotar el procedimiento para el trámite dé las Comisiones de Servicio, aprobadas en el Comité.
6. Las demás actividades inherentes a las funciones antes señaladas^
ARTÍCULO 13. FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL PARA EL NIVEL CENTRAL Y ZONAL. El Secretario del Comité de Convivencia Laboral, tendrá las siguientes funciones:
1. Recibir y dar trámite a las quejas remitidas por el Canal Único de Recepción de Quejas de que trata el artículo 9 de la presente Resolución, en las que se describan las situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan.
2. Enviar por medio físico o electrónico a los miembros del Comité, la convocatoria realizada por el Presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando fecha, hora y lugar de la reunión.
3. Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma.
4. Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de establecer compromisos de convivencia.
5. Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la información.
6. Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del Comité.
7. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a las diferentes dependencias de la entidad.
8. Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas.
9. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité, que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento a los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la Subdirección de Gestión del Talento Humano de la Entidad y al Comité de Convivencia Laboral del Nivel Central.
10. Las demás actividades inherentes a las funciones antes señaladas.
ARTÍCULO 14. REUNIONES. <Artículo modificado por el artículo 4 de la Resolución 1875 de 2019. El nuevo texto es el siguiente> Los Comités de Convivencia Laboral del Nivel Central y Zonal se reunirán ordinariamente cada tres (3) meses, previa convocatoria de la Presidencia del Comité y extraordinariamente se reunirá cuando se presenten casos que requieran de su inmediata intervención, previa convocatoria de cualquiera de sus integrantes.
En todo caso, cuando la queja verse sobre un presunto acoso sexual laboral, el Presidente del Comité de Convivencia Laboral para el Nivel Central, convocará a reunión extraordinaria en un tiempo no mayor a cinco (5) días hábiles contados a partir de la recepción de la queja.
PARÁGRAFO. En las reuniones ordinarias y en las extraordinarias, los Comités de Convivencia Laboral sesionarán con la mitad más uno de sus integrantes.
ARTÍCULO 15. RECURSOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL. <Artículo modificado por el artículo 7 de la Resolución 347 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> La Defensoría del Pueblo garantizará un espacio físico para las reuniones y demás actividades de los Comités de Convivencia Laboral (zonales y central), así como para el manejo reservado de la documentación y realizará actividades de capacitación para los miembros de los Comités sobre resolución de conflictos, comunicación asertiva y otros temas considerados prioritarios para el funcionamiento del mismo.
PROCEDIMIENTO PARA TRÁMITES INTERNOS EN LOS COMITÉS DE CONVIVENCIA LABORAL DE NIVEL CENTRAL Y ZONAL.
ARTÍCULO 16. PROCEDIMIENTO INTERNO. <Artículo modificado por el artículo 8 de la Resolución 347 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> El procedimiento interno para el trámite de quejas relacionadas con posibles conductas constitutivas de acoso laboral será el siguiente:
1. <Numeral modificado por el artículo 5 de la Resolución 1875 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Los servidores de la Defensoría del Pueblo que se consideren afectados por conductas que puedan constituir acoso laboral, presentarán queja por escrito, la cual deberá cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 17 de la presente resolución, a través del canal único establecido por la entidad para tal efecto, queja que deberá ser remitida ante el Comité según corresponda.
En caso de que la queja verse sobre un presunto acoso sexual laboral, los servidores de la Defensoría del Pueblo que conozcan del mismo, deberán presentar la queja correspondiente.
2. El Secretario del Comité de Convivencia Laboral verificará el contenido de la queja y la identidad de quien la suscribe, e informará a los miembros del Comité, para que se estudie el caso en la siguiente sesión o previa convocatoria extraordinaria si a ello hubiere lugar.
3. Una vez analizada la queja por el Comité, se fijará fecha y hora para escuchar a las partes involucradas de manera individual, sobré los hechos que dieron lugar a la queja, y posteriormente establecer la viabilidad de reuniones conciliatorias.
4. Si es viable, se fijará fecha y hora para llevar a cabo la reunión de carácter conciliatorio, de lo cual se notificará a las partes involucradas, creando un espacio de diálogo entre éstas, promoviendo compromisos mutuos, con acciones encaminadas a superar las situaciones manifestadas, así como a restablecer la convivencia y las buenas relaciones, y esta se desarrollará en el siguiente orden:
a) El Secretario del Comité hará una breve explicación de los motivos por los cuales se ha convocado la diligencia, de la queja presentada y de las partes intervinientes.
b) Se concederá la palabra al quejoso para que exponga los motivos de su queja o las diferencias que pretende conciliar.
c) Se concederá la palabra a la otra parte o partes intervinientes, en los mismos términos del literal anterior.
d) Una vez escuchadas las partes de determinará si los hechos constituyen una conducta de acoso laboral.
e) Si los hechos no constituyen una conducta de acoso laboral, se elaborará un acuerdo de compromiso mutuo tendiente a aclarar las diferencias suscitadas, para lo cual se instará a las partes para que propongan soluciones y concilien sus diferencias de una forma respetuosa, amigable, dentro de preceptos de dignidad y justicia, de lo actuado en la reunión conciliatoria se levantará un acta, dejando constancia expresa de los puntos en los que hubo o no acuerdo, la cual debe ser firmada por los integrantes del Comité de Convivencia y por las partes intervinientes, haciendo entrega de copia de la misma a la parte que lo solicite.
f) En caso de no existir ánimo conciliatorio, y/o el quejoso insista en que la queja constituye una conducta de acoso laboral, el Comité de Convivencia Laboral procederá, a través de la Secretaría, a dar traslado de la queja a la Procuraduría General de la Nación, dejando constancia que se agotó el procedimiento conciliatorio previamente.
g) El Comité de Convivencia Laboral propondrá fórmulas de acuerdo conciliatorio y sugerencias entre las partes, estableciendo medidas de prevención, manejo y solución, que se orienten a superar la situación de acoso laboral.
h) De todo lo actuado se dejará constancia en un acta, la cual debe ser firmada por los integrantes del Comité de Convivencia.
i) Las actas reposarán en los archivos de la Secretaría del Comité, con carácter de reserva y solo será puesta a disposición de sus integrantes, de las partes intervinientes o de autoridad competente.
j) Si alguna de las partes intervinientes no asiste a la citación, el Comité fijará nueva fecha que no podrá ser superior a tres (3) días hábiles siguientes, previa justificación de la no asistencia. Si no se presenta a la segunda; citación, o no justifica su inasistencia, se dejará constancia en acta suscrita por la parte presente y por los miembros del Comité. En tratándose del quejoso la parte renuente a asistir, se entenderá desistida la queja. Si por el contrario la renuencia a asistir es la parte denunciada se entenderá que no existe voluntad conciliatoria y el Comité procederá de conformidad con el numeral 5 del presente artículo.
k) En los casos en los que el Comité de Convivencia Laboral considere que se constituyó probable falta disciplinaria, debe dar traslado al competente disciplinario de la entidad a fin de adelantar las actuaciones pertinentes.
l) Toda actuación que se produzca dentro del procedimiento aquí señalado se mantendrán en reserva y confidencialidad.
PARÁGRAFO. El Comité de Convivencia Laboral del Nivel Central podrá avocar, de manera oficiosa o a solicitud de parte, previo Concepto de Favorabilidad de la Secretaria General el conocimiento de cualquier caso que considere pertinente y que sea de competencia del Nivel Zonal.
PARÁGRAFO 1. <Parágrafo adicionado por el artículo 8 de la Resolución 347 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:>El Comité de Convivencia Laboral del Nivel Central podrá avocar de manera oficiosa, o a solicitud de parte, previo concepto de favorabilidad del mismo Comité, el conocimiento de cualquier caso que considere pertinente y que sea de competencia del nivel zonal.
En dicha circunstancia el Comité de Convivencia Laboral del Nivel Central, podrá convocar a uno de los representantes de los Servidores Públicos de los Comités Zonales, a efectos de garantizar el principio de inmediatez respecto de las pruebas y presuntos hechos constitutivos de acoso laboral que son denunciados en la respectiva región.
PARÁGRAFO 2. <Parágrafo adicionado por el artículo 9 de la Resolución 347 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> De la queja presentada por la presunta comisión de una conducta de acoso laboral se remitirá copia simple al implicado con anotación de reserva, quien deberá garantizar la confidencialidad de la misma.
PARÁGRAFO 3o. <Parágrafo adicionado por el artículo 6 de la Resolución 1875 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> En los casos en que la queja verse sobre un presunto acoso sexual laboral, el Secretario/a del Comité de Convivencia Laboral del Nivel Central verificará el contenido de la queja y la identidad de quien la suscribe, e informará a los miembros del Comité, quienes examinarán de manera confidencial los casos específicos que puedan ser tipificados como conductas o circunstancias constitutivas de acoso sexual laboral al interior de la entidad, con el fin de establecer la viabilidad o no de reuniones conciliatorias.
La viabilidad de la conciliación únicamente es procedente cuando la conducta no configure una presunta situación de acoso sexual, sino otras formas de acoso laboral, y por expresa decisión de quien acude a esta instancia.
El Comité de Convivencia Laboral del Nivel Central deberá remitirla a las autoridades respectivas para su conocimiento y fines pertinentes.
ARTÍCULO 17. REQUISITOS DE LA QUEJA. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Resolución 347 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> La presentación de la queja deberá cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:
1. Nombre (s) de la (s) persona (s) que suscribe la queja, número de cédula, cargo, dirección electrónica laboral y personal, dirección de residencia, número de teléfono celular.
2. Nombre y cargo del servidor público contra quien se suscribe la queja
3. Relación detallada, clara y numerada de los hechos presuntamente constitutivos de acoso laboral.
4. Documentos y pruebas que soportan los hechos.
ARTÍCULO 18. INADMISIÓN DE LA QUEJA. Los Comités de Convivencia Laboral del Nivel Central y Zonal, se abstendrán de admitir las quejas que:
- Se formulen sobre hechos que se hayan presentado con más de seis meses de antelación a su presentación.
- No sean competencia del Comité de Convivencia laboral, para lo cual se aplicará el principio de reconducción al competente.
- No cumplan con los requisitos establecidos en el artículo 17 del presente acto administrativo.
ARTÍCULO 19. ARCHIVO. Si después de evaluada la queja puesta a consideración del Comité de Convivencia Laboral correspondiente, se establece que no se trata de una conducta de acoso laboral, éste deberá archivarla, dejando la correspondiente constancia e informando por escrito al quejoso.
ARTÍCULO 20. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. <Artículo modificado por el artículo 11 de la Resolución 347 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Para garantizar la imparcialidad y objetividad en las decisiones de los miembros de los Comités de Convivencia Laboral, serán causales de impedimentos y recusaciones, además de las establecidas en el artículo 141 del CGP y el artículo 130 del CPACA, las siguientes:
1. Cuando la queja por acoso laboral sea interpuesta por uno de los miembros del Comité de Convivencia Laboral correspondiente.
2. Cuando la queja por acoso laboral sea interpuesta en contra de algunos miembros del Comité de Convivencia Laboral respectivo.
3. Cuando la queja por acoso sea interpuesta en contra del superior jerárquico de alguno de los miembros del Comité de Convivencia Laboral correspondiente.
ARTÍCULO 21. TRÁMITE DE IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES. Los miembros del Comité de Convivencia Laboral en quienes incurra alguna de las causales establecidas en el artículo anterior, deberán declararse impedidos para participar en las sesiones correspondientes, tan pronto adviertan la existencia de ella, situación que pondrán en conocimiento de los demás miembros del Comité de convivencia laboral, con indicación de la causal invocada y de los hechos en que se fundamenta, y el Comité realizará el siguiente procedimiento:
1. El Comité decidirá en la misma sesión si acepta la inhabilidad o incompatibilidad.
2. Si el impedido acepta, entrará a reemplazarlo el respectivo suplente.
3. Si se presenta impedimento para el principal y para el suplente de uno de los representantes del nominador, el Defensor del Pueblo procederá a designar temporalmente y para el caso específico a otro servidor, a través de comunicación suscrita por la Secretaria General de la Entidad.
4. Si se presenta impedimento para el principal y para el suplente del uno de los representantes de los servidores en el Comité de Convivencia Laboral, el funcionario postulado a la elección que siga en votación, participará en la sesión en la cual se deba debatir el caso que originó el impedimento, siempre y cuando no se encuentre incurso en la inhabilidad de que trata el artículo 6o de la presente Resolución.
MECANISMOS DE PREVENCIÓN.
ARTÍCULO 22. PROMOCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LOS MECANISMOS DE PREVENCIÓN. La responsabilidad de promover e implantar mecanismos de prevención de conductas constitutivas de acoso laboral estará en cabeza de la Subdirección de Gestión del Talento Humano, dirigidas a recuperar y mejorar, la salud física, mental y social de los servidores públicos de la Defensoría del Pueblo, para protegerlos de los riesgos de su ocupación; diseñar promover e implementar los mecanismos de prevención de conductas de acoso laboral que establecen en la presente Resolución.
ARTÍCULO 23. MECANISMOS DE PREVENCIÓN. Los mecanismos de prevención de acoso laboral, previstos por la Defensoría del Pueblo, constituyen actividades tendientes a generar una conciencia colectiva, conveniente que promueva el trabajo, en condiciones dignas y justas, la armonía de quienes comparten la vida laboral empresarial, y el buen ambiente en la empresa, que proteja la intimidad, la honra, la salud mental y la libertad de las personas en el trabajo
En desarrollo del propósito que refiere el presente artículo, se prevén los siguientes mecanismos:
1. Conformación de los Comités de Convivencia Laboral.
2. Elaboración y estructuración del procedimiento interno para la valoración de conductas de acoso laboral.
3. Plan de bienestar Social.
4. Diagnóstico de clima organizacional.
5. Programa de Riesgo Psicosocial.
6. Planes de formación y capacitación (Inducción y reinducción).
DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 24. COMPETENCIA. <Artículo adicionado por el artículo 13 de la Resolución 347 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> La competencia para conocer de la falta disciplinaria por acoso laboral corresponde al Ministerio Público o a las Salas Jurisdiccional Disciplinaria de los Consejos Superior y Seccionales de la Judicatura, conforme a las competencias que señala la ley, de acuerdo a lo consagrado en el artículo 12 de la Ley 1010 de 2006.
ARTÍCULO 25. TEMERIDAD DE LA QUEJA DE ACOSO LABORAL. <Artículo adicionado por el artículo 13 de la Resolución 347 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Conforme al artículo 14 de la Ley 1010 de 2006, cuando, a juicio del Ministerio Público o del juez laboral competente, la queja de acoso laboral carezca de todo fundamento fáctico o razonable, se impondrá a quien la formuló una sanción de multa entre medio y tres salarios mínimos legales mensuales.
Igual sanción se impondrá a quien formule más de una denuncia o queja de acoso laboral con base en los mismos hechos.
ARTÍCULO 26. CADUCIDAD. <Artículo adicionado por el artículo 13 de la Resolución 347 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Las acciones derivadas del acoso laboral caducarán seis (6) meses después de la fecha en que hayan ocurrido las conductas a que hace referencia esta ley, de acuerdo a lo consagrado en el artículo 18 de la Ley 1010 de 2006.
ARTÍCULO 27. ARCHIVO. <Artículo adicionado por el artículo 13 de la Resolución 347 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> El archivo de los comités de convivencia laboral, tanto del nivel central, como zonales, deberá cumplir con las normas que sobre la materia expida el Archivo General de la Nación.
ARTÍCULO 28. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 1695 de 2012 y todas aquellas normas que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., el 10 de enero de 2017
CARLOS ALFONSO NEGRET MOSQUERA
Defensor del Pueblo