CIRCULAR 4 2016
(marzo 3)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
| PARA: | Defensor del Pueblo, Vicedefensor del Pueblo, Directores Nacionales, Defensores Delegados, Defensores Regionales, Jefes de Oficina, Subdirectores, Gestores y Responsables de Grupo. |
| DE: | Secretario General |
| ASUNTO: | Directrices - Situaciones Administrativas |
La Secretaria General, con el ánimo de promover y facilitar la gestión que realizan las diferentes dependencias del nivel central, y las defensorías regionales, considera oportuno hacer claridad acerca del trámite relacionado con algunas situaciones administrativas, de la siguiente manera:
De conformidad con el numeral 26 del artículo 5 del Decreto 025 del 2014, una de las funciones del Defensor del Pueblo es: “Nombrar y remover los servidores públicos de la Entidad, así como definir sus situaciones administrativas. ”
Por lo tanto, el Defensor del Pueblo, en su condición de nominador, es el único facultado para decidir todo lo concerniente con: a) los traslados, b) reubicación de cargos, c) encargos, d) comisiones de estudios al exterior, e) comisiones para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción o de periodo, f) suspensiones en el ejercicio de las funciones por orden judicial o sanciones disciplinarias, g) reglamentación de la jornada laboral, h) retiro del servicio por renuncia, pensión de vejez, edad de retiro forzoso, insubsistencia, destitución, vacancia del empleo o supresión del mismo.
En este orden de ideas, y en aplicación de esta facultad se expidieron las Resoluciones 550 de 2014, “Por la cual se reglamentan algunas situaciones administrativas y se dictan otras disposiciones", modificada por la Resolución 1328 de 2015; y la Resolución 1327 de 2015, “Por la cual se reglamenta el trámite de los movimientos de personal y se dictan otras disposiciones”.
Igualmente, es pertinente reiterar que la responsabilidad o vigilancia del cumplimiento del horario corresponde única y exclusivamente al superior inmediato de cada dependencia o del Defensor Regional, según lo establecido en la Resolución No. 1628 de 2015(1). Por lo tanto, estos últimos, deberán llevar un registro de control de horario de todos los servidores a su cargo, para lo cual deberán utilizar los formatos establecidos dentro del proceso de gestión del talento humano, del Sistema de Gestión de Calidad, publicado en listado maestro de documentos de la Entidad.
Es así, que ante los retardos o las ausencias injustificadas se les sugiere adoptar las medidas apropiadas para solucionar dicha situación, tales como requerir a los servidores públicos el cumplimiento del horario laboral, y cuando el incumplimiento sea reiterativo, se deberá poner en conocimiento oportunamente a la Subdirección de Gestión de Talento Humano, con el fin de que se adopten las medidas pertinentes.
De igual forma, cuando un servidor público durante la jornada laboral desempeñe funciones misionales fuera de las instalaciones de la dependencia o regional, o se ausente de su puesto de trabajo, con permiso remunerado debidamente autorizado, se tendrán que diligenciar los formatos aprobados y publicados en listado maestro de documentos, para este fin.
También, es importante enfatizar la responsabilidad del superior jerárquico de velar porque los servidores públicos adscritos a su Dependencia cumplan con las funciones fijadas al cargo para el cual fueron nombrados, debiendo tener en cuenta el Manual Específico de Funciones y Competencias laborales adoptado por la Defensoría del Pueblo, el cual podrá ser consultado en la intranet de la Entidad (Paloma Mensajera), con el fin de evidenciar la responsabilidad, las funciones y competencias de cada uno de los empleos que desempeñan los servidores adscritos a la dependencia o regional, según el caso.
Así mismo, se precisa que las funciones asignadas por su superior inmediato, por necesidades del servicio a los servidores públicos de la dependencia o regional deben tener consonancia con la naturaleza, el nivel jerárquico y el grado del cargo que ostenta el empleado, para no incurrir en una presunta extra limitación de funciones o desnaturalización de las funciones del empleo.
Al respecto, es oportuno tener en cuenta los siguientes deberes de todo servidor público, consagrados en los numerales 1, 7 y 11 respectivamente, del artículo 34 de la Ley 734 de 2002:
“Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, (....) los reglamentos y los manuales de funciones, (...) y las ordenes emitidas por funcionario competente”
“Cumplir las disposiciones que sus superiores jerárquicos adopten en ejercicio de sus atribuciones, siempre que no sean contrarias a la Constitución Nacional y a las leyes vigentes”
“Dedicar la totalidad del tiempo reglamentario de trabajo al desempeño de las funciones encomendadas... ”
De otra parte, mediante la Resolución No. 030 de 2014, el Defensor del Pueblo delegó en el cargo de Secretario General la función de “Autorizar las resoluciones de vacaciones, licencias y demás novedades de los funcionarios de la Defensoría del Pueblo”, por lo que el suscrito es competente para autorizar las siguientes situaciones administrativas:
1. Disfrute de vacaciones.
2. Aplazamiento de vacaciones.
3. Interrupción de vacaciones.
4. Licencia no remunerada.
5. Comisión de servicios.
6. Encargos sin derecho a percibir diferencia salarial, cuando el cargo se encuentra en vacancia temporal.
Para lo anterior, es fundamental que los servidores públicos a su cargo, cumplan con los términos y requisitos señalados en la Resolución 550 de 2014 y aquellas que la modifiquen, con el fin de hacer más expeditos los trámites administrativos de las situaciones que regula dicho acto administrativo, especialmente, con relación a los tiempos de antelación para la presentación de solicitudes y así evitar el rechazo o devolución de las mismas.
Por otro lado, se recuerda que la calidad de servidor público se adquiere con la suscripción del acta de posesión, momento en el cual se genera la relación legal y reglamentaria, de lo contrario, bajo ninguna circunstancia una persona puede empezar a laborar en la Entidad, incluso si tiene resolución de nombramiento.
En consecuencia, los superiores inmediatos deben establecer los mecanismos necesarios para que no se presenten estas circunstancias, y de llegarse a dar, deberán ponerlo en conocimiento inmediatamente de la Subdirección de Gestión de Talento Humano, con el fin de adelantar las acciones correspondientes.
Lo anterior con base en artículo 14 de la Resolución No. 065 de 2014(2), que establece como una de las funciones comunes para el nivel directivo, la de “Informar y reportar a la Subdirección de Gestión del Talento Humano las novedades, faltas, situaciones administrativas y en general todo asunto relacionado con la administración de personal de los servidores públicos a su cargo, con el fin de encauzar y procedimiento administrativo o legal a seguir”.
De la misma manera, es importante advertir que cuando un servidor solicite alguna situación administrativa que implique la separación temporal o definitiva del empleo, como por ejemplo; permiso, vacaciones, licencia no remunerada o renuncia, éste no podrá separarse de sus funciones, hasta cuando se le haya comunicado el acto administrativo que autorice la respectiva situación administrativa y hubiese presentado el acta de entrega o estado del cargo, so pena de incurrir en una presunta falta administrativa y/o disciplinaria según el caso.
Del mismo modo, en relación con las renuncias, éstas deberán ser presentadas ante el señor Defensor del Pueblo como mínimo 8 días de anticipación, indicando la fecha a partir de la cual se hará efectiva, y el cargo del cual es titular en el evento de encontrarse encargado(3).
Finalmente, respecto a las personas o empresas que desarrollan actividades en la Entidad mediante un contrato de prestación de servicios, se precisa que las mismas no podrán iniciar con la ejecución de los objetos de su contrato, hasta cuando éste no se encuentre debidamente perfeccionado, es decir, con acta de inicio y no falte ninguno de los requisitos indispensable para el inicio del contrato, debiendo impedir la prestación del servicio contratado hasta cuando se supere esta situación, y en caso de presentarse habrá de informarse inmediatamente al Grupo de Contratación de la Secretaría General.
Cordialmente,
FELIPE VARGAS RODRÍGUEZ
Secretario General.
<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>
1. Por la cual se establece el horario de la jornada laboral.
2. Por la cual se adopta el Manual de Funciones por Competencias Laborales, Requisitos y Equivalencias de los empleos de Planta de Personal de la Defensoría del Pueblo.
3. Artículo 123 del Decreto 1660 de 1978.
